Ön Muhasebe Programı

Ön muhasebe, işletmenin günlük ticari hayatının kaydıdır. Bir mal sattınız, fatura kestiniz, müşteriden para aldınız, tedarikçiye ödeme yaptınız, depodan ürün çıktı, çek verdiniz — bunların hepsi ön muhasebe kaydıdır. Resmî muhasebe ise bu kayıtların üzerine kurulan yasal katmandır: yevmiye defteri, mizan, beyannameler. Bu ikinci katman mali müşavirinizin sorumluluğundadır.

Bu ayrımı bilmek önemlidir, çünkü ön muhasebe programından beklentinizi belirler. Bir ön muhasebe programı size beyanname vermez; ama beyannameyi verecek kişinin ihtiyaç duyduğu düzenli, eksiksiz ve tutarlı veriyi üretir. Kayıtlarınız ne kadar düzenliyse müşavirinizin işi o kadar kolay, sizin ödediğiniz bedel ve yaşadığınız hata riski o kadar düşük olur.

Excel başlangıçta yeterli görünür. Ayda otuz sipariş varken tek bir tabloda her şeyi izleyebilirsiniz. Sorun, hacim arttığında değil, kanal sayısı arttığında başlar. İki pazaryeri ve bir kendi siteniz olduğunda üç ayrı rapor formatı, üç ayrı komisyon yapısı ve üç ayrı iade akışı doğar. Bunları tek tabloda birleştirmek, her ay tekrarlanan ve her tekrarında hata riski taşıyan bir işe dönüşür.

İkinci sorun, Excel'in kayıtlar arasında ilişki kurmamasıdır. Bir satırı sildiğinizde stok geri gelmez, cari bakiye düzelmez, kesilen fatura iptal olmaz. Oysa gerçek hayatta bu üçü birbirine bağlıdır. Bir iade geldiğinde stoğun artması, carinin alacaklanması ve faturanın düzeltilmesi gerekir; Excel bunu sizin hatırlamanıza bırakır.

Üçüncüsü ise en sinsisidir: Excel'de yanlış rakam da doğru görünür. Formül bozulduğunda uyarı almazsınız, tablo yine bir sayı üretir. İşletme sahibi bu sayıya bakarak fiyat belirler, stok alır, bazen kâr ettiğini sanarak zarar eder. Kayıtların birbirini denetlediği bir sistemde ise tutarsızlık kendini belli eder.

Klasik bir işletmede satış sayısı azdır ve her satış elle kaydedilebilir. E-ticarette ise günde yüzlerce sipariş, birden fazla kanaldan, farklı tutar mantıklarıyla gelir. Her pazaryeri komisyonunu farklı hesaplar, indirimi farklı gösterir, kargo bedelini farklı yansıtır. Bu yüzden e-ticaret için tasarlanmamış bir ön muhasebe programında, veri girişi tek başına tam zamanlı bir işe dönüşür.

TicariHub bu noktada klasik ön muhasebe programlarından ayrılır: kayıtları siz beslemezsiniz, kanallar besler. Sipariş geldiğinde cari hesap oluşur veya güncellenir, stok düşer, tutar kanalın kendi mantığına göre doğru hesaplanır, fatura kesilir ve pazaryerine geri yüklenir. Sizin işiniz kayıt tutmak değil, çıkan raporu okumak olur.

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki para ilişkisinin zaman içindeki kaydıdır. Müşteriye mal sattığınızda borçlanır, para ödediğinde borcu azalır. Tedarikçiden mal aldığınızda siz borçlanırsınız. Bakiye, bu hareketlerin o ana kadarki net sonucudur.

Uygulamada en çok karıştırılan nokta, bakiyenin ne zaman oluştuğudur. Bir pazaryeri siparişinde müşteri parayı pazaryerine öder; para size hakediş döneminde gelir. Bu yüzden cari bakiyeyi doğru okumak için satışın, tahsilatın ve pazaryeri hakedişinin ayrı ayrı izlenmesi gerekir. TicariHub bu üçünü ayrı kalemler olarak tutar; böylece 'ciro yüksek ama kasa boş' durumunun sebebini görürsünüz.

Cari ekstre, müşterinize veya mali müşavirinize gösterdiğiniz bir belgedir. Bu yüzden ekstrede yalnız rakam değil, karşı tarafın kimlik ve iletişim bilgileri de eksiksiz olmalıdır. Panelde eksik kalan cari bilgileri, o müşterinin geçmiş siparişlerinden otomatik tamamlanır; dolu olan bir bilgi hiçbir zaman üzerine yazılmaz.

Ay sonu, ön muhasebenin sınava girdiği andır. Müşaviriniz genellikle şunları ister: dönemde kesilen satış faturalarının listesi, gelen alış faturaları, tahsilat ve ödeme dökümü, dönem sonu cari bakiyeleri ve stok durumu. Bu belgeleri her ay elle hazırlamak birkaç gün sürebilir.

TicariHub'da bu çıktıların tamamı hazırdır. Satış ve alış listelerini dönem seçerek dışa aktarır, cari ekstreleri tek tek ya da toplu alır, LUCA uyumlu muhasebe fişi olarak da indirebilirsiniz. Böylece müşavirinizle aranızdaki alışveriş, dosya göndermekten ibaret hale gelir.

Kapanış öncesi yapılacak kontrol listesi kısadır ama önemlidir: faturasız kalmış sipariş var mı, kasa ve banka bakiyeleri gerçek hesaplarınızla uyuşuyor mu, iade edilmiş ama faturası düzeltilmemiş satış var mı, stok sayımı ile sistem stoğu arasında fark var mı. Panel bu soruların her biri için ayrı bir liste üretir.