Pazaryeri Satıcısının E-Fatura ve Ön Muhasebe Rehberi

1. E-fatura ve e-arşiv: kim, ne zaman zorunlu?

İnternetten satış yapıyorsanız büyük ihtimalle e-belge düzenine geçmek zorundasınız. Kaba özet: e-ticaret yapan mükellefler için ciro eşikleri klasik ticarete göre çok daha düşüktür ve pazaryerinde satış yapanların önemli bölümü e-arşiv fatura kapsamına girer. Karşınızdaki firma e-fatura mükellefiyse ona e-fatura, değilse (ör. nihai tüketici) e-arşiv kesersiniz — doğru tip seçimi entegratörünüz ve yazılımınız tarafından otomatik yapılmalıdır.

Pratikte en sık yapılan hata: pazaryeri satışlarının "pazaryeri zaten belge kesiyordur" sanılması. Hayır — malın satıcısı sizsiniz, faturayı siz kesersiniz. Pazaryeri size yalnızca komisyon faturası keser.

2. Entegratör seçimi: neye dikkat etmeli?

GİB'e doğrudan bağlanmak yerine hemen herkes bir özel entegratör (Kolaybi, İzibiz, e-Logo, Uyumsoft vb.) kullanır. Seçerken bakılacaklar: kontör fiyatı, API erişimi (yazılımınız otomatik kesebilsin), gelen fatura kutusu, arşivleme süresi ve destek hızı. İyi bir ön muhasebe yazılımı entegratörünüzden bağımsızdır: entegratör değiştirdiğinizde paneliniz, verileriniz ve alışkanlıklarınız aynı kalmalıdır.

3. Pazaryeri satışının muhasebesi: komisyon, kargo, iade

Pazaryerinden hesabınıza geçen tutar, satış tutarınız değildir. Doğru kurgu üç kalemi ayrıştırır: satış bedeli (faturaya esas tutar), komisyon + hizmet kesintileri (pazaryerinin size kestiği faturalarla giderleşir) ve kargo. Örneğin bazı pazaryerlerinde faturaya esas tutar sipariş toplamı değil, satıcıya görünen "faturalanacak tutar"dır — indirimleri kimin (satıcı mı platform mu) üstlendiğine göre değişir.

İadelerde iki ayrı olay vardır: siparişin iadesi (stok geri girer) ve faturanın durumu. Faturası kesilmiş bir satış iade geldiyse iade faturası/iptal süreci işletilmeli, cari bakiyesi ve stok birlikte düzeltilmelidir. Bunu elle Excel'de takip etmek, ay sonunda mutabakat tutmayan ilk yerdir.

4. Ön muhasebenin dört ayağı: cari, stok, kasa-banka, fatura

Cari: kime borçlusunuz, kimden alacaklısınız — müşteri ve tedarikçi bazında. Stok: hangi üründen kaç adet var, kritik seviyenin altına düşen var mı, satılan malın maliyeti ne. Kasa-banka: paranın gerçek hareketi; tahsilatlar faturalarla eşleşmeli. Fatura: kesilen ve gelen tüm belgeler tek yerde. Bu dördü birbirine bağlı çalıştığında "bu ay gerçekten kâr ettik mi?" sorusunun cevabı tek ekranda görünür.

5. Gerçek kârlılık: ciro değil, kalan para

Kârlılık = satış bedeli − ürün maliyeti − komisyon − kargo − iade/ceza kesintileri − reklam. Pazaryeri panelleri size ciroyu gösterir; gerçek kârı görmek için tüm kesintilerin sipariş bazında ürünle eşleşmesi gerekir. Zararına satılan ürünü ay sonunda değil, satış anında yakalamak mümkündür — yeter ki veri tek merkezde aksın.

6. En sık yapılan 5 hata

• Pazaryeri satışlarına fatura kesmemek ya da geç kesmek (cezalı duruma düşülür).
• İade gelen siparişin faturasını ve stok kaydını düzeltmemek.
• Komisyon faturalarını gider olarak işlememek (kâr olduğundan yüksek görünür).
• Stok sayımını yılda bire bırakmak — kayıp/fire ancak sayımda ortaya çıkar.
• Cari bakiyeleri takip etmeyip vadesi geçen alacakları haftalar sonra fark etmek.

7. Başlangıç kontrol listesi

• E-belge mükellefiyet durumunuzu mali müşavirinizle netleştirin.
• Bir özel entegratörle sözleşme yapın, kontör yükleyin.
• Pazaryeri hesaplarınızı ön muhasebe yazılımınıza bağlayın — siparişler otomatik aksın.
• Ürün kartlarınızı barkod/stok koduyla eşleştirin, açılış stoklarını girin.
• Fatura kesimini otomatiğe bağlayın; iade ve iptallerde düzeltme akışını test edin.
• Haftada bir: kasa-banka mutabakatı, kritik stok ve vadesi gelen tahsilat kontrolü.