Hepsiburada Fatura Otomasyonu

Pazaryerlerinin tutar raporlaması birbirinden farklıdır ve bu fark fatura kesen bir işletme için doğrudan para demektir. Hepsiburada siparişlerinde sipariş başlığındaki toplam tutar, bazı kampanya ve indirim senaryolarında kalem tutarlarının toplamıyla örtüşmez; başlıktaki rakam olduğundan yüksek görünebilir.

Bu farkı görmeden başlık tutarı üzerinden fatura kesmek, müşteriye ödediğinden fazlasını gösteren bir belge düzenlemek anlamına gelir. Sonuç, müşteri itirazı, iptal ve yeniden kesim yükü, kötü senaryoda ise beyan edilen matrahın gerçek satıştan sapmasıdır.

TicariHub bu kanalda kalem tutarlarını otorite kabul eder ve faturaya esas tutarı satır satır hesaplar. Bu davranış varsayımla değil, gerçek siparişler üzerinde karşılaştırma yapılarak yerleşmiştir ve kanal bazında ayrı ayrı tanımlıdır.

Hepsiburada tarafında sipariş verisi tek bir listeden gelmez. Paketlenmemiş siparişler ayrı, kargolanmış ve teslim edilmiş siparişler ayrı yerlerden alınır ve bu listelerin döndürdüğü alanlar aynı zenginlikte değildir. Bazı listeler yalnız özet bilgi verir; sipariş numarası gibi kritik bir alan bile eksik gelebilir.

Bu yapıyı bilmeyen bir entegrasyon, siparişi 'çekti' sanır ama elinde faturalanamayacak kadar eksik bir kayıt olur. TicariHub eksik gelen kayıtları detay ucundan yeniden tazeler; sipariş numarası ve kalem bilgisi tamamlanır. Böylece özet listeden gelen siparişler de faturalanabilir hale gelir.

Listelerin sayfa başına döndürdüğü kayıt sayısında da sınır vardır. Sayfalama doğru kurulmazsa geniş bir tarih aralığı seçseniz bile yalnız ilk sayfa içeri girer ve geri kalan siparişler sessizce eksik kalır. Bu sınır dikkate alınarak sayfalama yapılır; çekilen sipariş sayısı raporlanır.

Pazaryeri siparişlerindeki alıcı adı, adresi ve iletişim bilgisi kişisel veridir ve süresiz saklanmaz. Saklama süresi dolan kayıtlarda bu alanlar maskelenir; ekranda gerçek bilgi yerine maskelenmiş bir değer görünür.

Burada dikkat edilmesi gereken kritik bir kural vardır: maskeleme yalnız faturalanmış veya iptal edilmiş siparişlere uygulanır. Faturasız bir sipariş maskelenirse artık faturalanamaz hale gelir, çünkü belgeye yazılacak alıcı bilgisi kalmaz. Bu ayrım açıkça tanımlıdır.

Maskeleme yüzünden faturalanamaz hale gelmiş eski bir kayıt varsa, sipariş kanaldan yeniden çekilerek bilgiler tazelenebilir. Yani veri kaybı kalıcı bir çıkmaz değildir; kurtarma yolu vardır.

Belge kesilince iş bitmez. Belgenin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı, kanala iletilip iletilmediği ve muhasebe tarafında doğru işlenip işlenmediği ayrı ayrı takip edilmesi gereken konulardır.

TicariHub belgeyi kestikten sonra durumunu izler. Gönderimde takılan belgeler için ayrı bir kurtarma mekanizması vardır: belirli bir süredir gönderim durumunda bekleyen kayıtlar taranır, belgenin gerçekten oluştuğuna dair kanıt varsa durum düzeltilir, yoksa gönderim yeniden denenir. Aynı sipariş için ikinci bir belge oluşmaz, çünkü belge numarası tekrar denemelerde korunur.

Kesilen fatura aynı zamanda cari ve stok tarafını da hareketlendirir: müşteri carisi borçlanır, satılan ürün stoktan düşer. Böylece fatura kesimi ayrı, muhasebe ayrı bir iş olmaktan çıkar; tek işlemle her iki taraf da güncellenir.