Hepsiburada Fatura Otomasyonu
Hepsiburada siparişlerinize kendi entegratör hesabınızdan e-Fatura ve e-Arşiv kesin, fatura siparişe iletilsin, sipariş durumu eşit kalsın.
01Kapsam
Neler sunar?
- 01Satır bazında doğru tutarHepsiburada'nın tutar yapısına göre faturaya esas rakam satır satır hesaplanır; yanlış tutarlı fatura kesilmez.
- 02Tek tıkla veya kurallı kesimSiparişleri seçip toplu fatura kesebilir ya da kurala bağlayıp otomatiğe alabilirsiniz.
- 03Sipariş durumu senkronuPaketlenen, kargolanan ve teslim edilen siparişler gerçek durumlarıyla panele yansır.
- 04Stok senkronuKanallarınız ortak stok havuzundan beslenir; stok gönderimi açıkken Hepsiburada'da satılan ürün diğer kanallarda da düşer.
- 05Geçmiş sipariş aktarımıMağazanızı bağladığınızda geçmiş siparişleriniz de içeri alınır; cari ve raporlar eksiksiz olur.
- 06Fatura sağlığı denetimiFaturasız, takılı veya mükerrer belgeler sağlık taramasıyla tespit edilir; hiçbir sipariş açıkta kalmaz.
Hepsiburada'da fatura süreci kendine özgüdür: sipariş tutarları satır bazında hesaplanır, durum akışı paketleme üzerinden ilerler ve her siparişin belgesi zamanında kesilmelidir. TicariHub, Hepsiburada'nın bu yapısına göre kalibre edilmiş bir otomasyon sunar.
Siparişleriniz Hepsiburada'dan tam veriyle çekilir; faturaya esas tutar satır bazında doğru hesaplanır — kampanya ve indirimli satışlarda şişkin tutar faturalama riski yaşamazsınız. Belge, kendi entegratör hesabınızdan firma unvanınızla kesilir.
Otomatik stok gönderimini açarsanız Hepsiburada'daki satış diğer kanallarınızın stoğunu düşürür, diğer kanallardaki satış da Hepsiburada stoğunuzu günceller; stok gönderilen mağazalarınız tek stoktan beslenir.
Adım adım kurulum
Hepsiburada satıcı bilgilerinizi girin
Satıcı kimliğiniz ve API erişim bilgilerinizle bağlantıyı kurarsınız. Kurulum sihirbazı hangi bilgiyi satıcı panelinin neresinden alacağınızı adım adım anlatır.
Geçmiş siparişleri içeri alın
Bağlantı kurulduğunda geçmiş siparişleriniz seçtiğiniz aralığa göre aktarılır. Kalem bazında veri alındığı için cari ve kâr raporlarınız baştan doğru oluşur.
Entegratör hesabınızı tanımlayın
Belgeyi kesecek olan sizin kendi entegratör hesabınızdır. Bilgileri şifreli saklanır; seri ve numara sayacınızı da bu adımda belirlersiniz.
Tek siparişle kontrol kesimi yapın
İlk belgeyi tek siparişle kesip tutarın, KDV satırlarının ve alıcı bilgisinin doğruluğunu kontrol edersiniz. Kampanyalı bir siparişle denemek, tutar hesabını görmek açısından daha öğreticidir.
Sipariş durumu ve kargo akışını doğrulayın
Paketlenen ve kargoya verilen siparişlerin panelde doğru durumla göründüğünü, takip numarasının siparişe işlendiğini görürsünüz.
Kuralı açıp otomasyona geçin
Hangi durumdaki siparişlerin otomatik faturalanacağını seçersiniz. Kural siz açana kadar çalışmaz.
Hepsiburada'da fatura tutarı neden satır bazında hesaplanmalı?
Pazaryerlerinin tutar raporlaması birbirinden farklıdır ve bu fark fatura kesen bir işletme için doğrudan para demektir. Hepsiburada siparişlerinde sipariş başlığındaki toplam tutar, bazı kampanya ve indirim senaryolarında kalem tutarlarının toplamıyla örtüşmez; başlıktaki rakam olduğundan yüksek görünebilir.
Bu farkı görmeden başlık tutarı üzerinden fatura kesmek, müşteriye ödediğinden fazlasını gösteren bir belge düzenlemek anlamına gelir. Sonuç, müşteri itirazı, iptal ve yeniden kesim yükü, kötü senaryoda ise beyan edilen matrahın gerçek satıştan sapmasıdır.
TicariHub bu kanalda kalem tutarlarını otorite kabul eder ve faturaya esas tutarı satır satır hesaplar. Bu davranış varsayımla değil, gerçek siparişler üzerinde karşılaştırma yapılarak yerleşmiştir ve kanal bazında ayrı ayrı tanımlıdır.
Şemanın tamamını görmek için yana kaydırın.
Sipariş listelerinin sınırları ve eksik kalan siparişler
Hepsiburada tarafında sipariş verisi tek bir listeden gelmez. Paketlenmemiş siparişler ayrı, kargolanmış ve teslim edilmiş siparişler ayrı yerlerden alınır ve bu listelerin döndürdüğü alanlar aynı zenginlikte değildir. Bazı listeler yalnız özet bilgi verir; sipariş numarası gibi kritik bir alan bile eksik gelebilir.
Bu yapıyı bilmeyen bir entegrasyon, siparişi 'çekti' sanır ama elinde faturalanamayacak kadar eksik bir kayıt olur. TicariHub eksik gelen kayıtları detay ucundan yeniden tazeler; sipariş numarası ve kalem bilgisi tamamlanır. Böylece özet listeden gelen siparişler de faturalanabilir hale gelir.
Listelerin sayfa başına döndürdüğü kayıt sayısında da sınır vardır. Sayfalama doğru kurulmazsa geniş bir tarih aralığı seçseniz bile yalnız ilk sayfa içeri girer ve geri kalan siparişler sessizce eksik kalır. Bu sınır dikkate alınarak sayfalama yapılır; çekilen sipariş sayısı raporlanır.
Kişisel verilerin maskelenmesi ve faturasız siparişler
Pazaryeri siparişlerindeki alıcı adı, adresi ve iletişim bilgisi kişisel veridir ve süresiz saklanmaz. Saklama süresi dolan kayıtlarda bu alanlar maskelenir; ekranda gerçek bilgi yerine maskelenmiş bir değer görünür.
Burada dikkat edilmesi gereken kritik bir kural vardır: maskeleme yalnız faturalanmış veya iptal edilmiş siparişlere uygulanır. Faturasız bir sipariş maskelenirse artık faturalanamaz hale gelir, çünkü belgeye yazılacak alıcı bilgisi kalmaz. Bu ayrım açıkça tanımlıdır.
Maskeleme yüzünden faturalanamaz hale gelmiş eski bir kayıt varsa, sipariş kanaldan yeniden çekilerek bilgiler tazelenebilir. Yani veri kaybı kalıcı bir çıkmaz değildir; kurtarma yolu vardır.
Fatura kesildikten sonra ne oluyor?
Belge kesilince iş bitmez. Belgenin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı, kanala iletilip iletilmediği ve muhasebe tarafında doğru işlenip işlenmediği ayrı ayrı takip edilmesi gereken konulardır.
TicariHub belgeyi kestikten sonra durumunu izler. Gönderimde takılan belgeler için ayrı bir kurtarma mekanizması vardır: belirli bir süredir gönderim durumunda bekleyen kayıtlar taranır, belgenin gerçekten oluştuğuna dair kanıt varsa durum düzeltilir, yoksa gönderim yeniden denenir. Aynı sipariş için ikinci bir belge oluşmaz, çünkü belge numarası tekrar denemelerde korunur.
Kesilen fatura aynı zamanda cari ve stok tarafını da hareketlendirir: müşteri carisi borçlanır, satılan ürün stoktan düşer. Böylece fatura kesimi ayrı, muhasebe ayrı bir iş olmaktan çıkar; tek işlemle her iki taraf da güncellenir.
Fatura kesilmeden önce kontrol edilen alanlar
| Alan | Nereden gelir | Eksikse ne olur |
|---|---|---|
| Alıcı unvanı / adı | Siparişin fatura bilgisi, yoksa cari kart | Belge kesilmez, uyarı verilir |
| Vergi/kimlik numarası | Sipariş veya cari kart | Geçersizse reddedilir, sahte numara kabul edilmez |
| Fatura adresi | Sipariş fatura adresi > cari > teslimat | Öncelik sırasıyla otomatik doldurulur |
| Faturaya esas tutar | Sipariş kalemleri (satır bazında) | Başlık toplamı değil kalem toplamı esas alınır |
| Belge tipi (e-fatura/e-arşiv) | Mükellef sorgusu | Sorgu sonucuna göre otomatik seçilir |
Sık sorulan sorular
Hepsiburada siparişlerinde fatura tutarı neden özel hesap ister?
Hepsiburada'da sipariş toplamı bazı durumlarda kampanya öncesi tutarı gösterir. TicariHub faturaya esas tutarı satır bazında hesaplar; böylece olması gerekenden yüksek tutarlı fatura kesme riski ortadan kalkar.
Faturayı TicariHub mu kesiyor?
Belge sizin kendi entegratör hesabınız (Uyumsoft, İzibiz, Kolaybi vb.) üzerinden, sizin firma bilgilerinizle kesilir. TicariHub süreci yönetir; aracı kurum değildir.
Fatura kesimini otomatiğe alabilir miyim?
Evet. Kurallı otomasyonla belirli durumdaki siparişler otomatik faturalanır. Otomasyon varsayılan olarak kapalıdır; açmak sizin kararınızdır.
Bağlantı için ne gerekiyor?
Hepsiburada satıcı hesabınızın API bilgileri yeterli. Kurulum sihirbazı adım adım yönlendirir.
Ücretsiz deneme var mı?
Evet. İstediğiniz modülü 14 gün kredi kartı gerekmeden ücretsiz deneyebilirsiniz; e-Fatura / e-Arşiv her denemede dahildir.
Hepsiburada Fatura Otomasyonu için TicariHub’ı 14 gün ücretsiz deneyin
Denemede istediğiniz modülü seçersiniz; e-Fatura / e-Arşiv her denemede dahil. Kredi kartı gerekmez.