E-Ticaret Muhasebe Programı

E-ticarette en sık yapılan değerlendirme hatası, ciroya bakıp iyi gittiğini düşünmektir. Oysa pazaryeri satışında müşterinin ödediği tutarla sizin elinize geçen tutar arasında ciddi fark vardır. Arada komisyon, hizmet bedelleri, kargo, kupon ve kampanya katkıları, iade maliyetleri ve bazen kur farkı bulunur.

Bu kalemler tek tek küçük göründüğü için toplamda ne kadar ettiği fark edilmez. Yüzde onluk bir komisyon, yüzde beşlik bir kampanya katkısı ve sipariş başına sabit bir kargo bedeli bir araya geldiğinde, yüzde yirmi brüt kârla çalıştığını sanan bir satıcı fiilen zarar ediyor olabilir.

Doğru soru 'ne kadar sattım' değil, 'bu satıştan bana ne kaldı' sorusudur. Bu soruyu ürün ve kanal bazında sorabildiğinizde, hangi ürünü hangi kanalda satmanın mantıklı olduğunu da görürsünüz.

Pazaryerlerinde para akışı doğrudan değildir. Müşteri ödemeyi pazaryerine yapar, pazaryeri kendi kesintilerini düşer ve kalanı belirli bir vadede size aktarır. Bu yüzden bir siparişin muhasebesi üç ayrı olaydan oluşur: satışın gerçekleşmesi, kesintilerin belirlenmesi ve hakedişin hesabınıza geçmesi.

TicariHub bu üç olayı ayrı ayrı izler. Satış, cari hesabınıza ve kâr raporuna işlenir; kesintiler net tutar hesabına girer; hakediş ödemesi banka hesabınıza tahsilat olarak kaydedilir. Bu ayrım sayesinde 'satış yaptım ama para gelmedi' durumunun normal bir vade meselesi mi yoksa gerçek bir sorun mu olduğunu ayırt edebilirsiniz.

İade, e-ticaretin kaçınılmaz bir parçasıdır ve muhasebede en sık atlanan kalemdir. Bir iade geldiğinde üç şeyin birden düzelmesi gerekir: ürün stoğa geri girmeli, müşterinin carisi alacaklanmalı ve kesilmiş fatura iptal edilmeli ya da iade faturası düzenlenmelidir.

Bu üçünden biri eksik kalırsa tablolar sessizce bozulur. Stok geri girmezse elinizde olan ürünü yok sanırsınız; cari düzelmezse müşteriye olmayan bir borç yazarsınız; fatura düzeltilmezse satmadığınız bir mal için vergi ödersiniz.

Sistemde iade tespit edildiğinde bu üç etki birlikte ele alınır. Faturası iptal edilmemiş iadeler de ayrıca müşteri carisine yansıtılır; böylece iade edilen tutar müşterinin bakiyesinde alacak olarak görünür ve mutabakat sırasında açıkta kalmaz.

Yurt dışına satış yapan işletmelerde sipariş, kendi para biriminde gelir. Bu siparişi TL raporlarına katmak için bir kur kullanmak gerekir ve hangi kurun kullanıldığı sonucu doğrudan değiştirir.

TicariHub, dövizli siparişleri siparişin kendi para biriminde saklar ve TL raporlarında TCMB kuruyla değerler. Belge de siparişin para biriminde düzenlenir, kur bilgisi belgeye yazılır. Kuru bulunamayan bir kalem, yanlış bir toplam üretmemek için rapora hiç dahil edilmez; eksik göstermek, yanlış göstermekten iyidir.

Net kâr raporu, satış tutarından ürün maliyetini, komisyonu, kargoyu, kesintileri ve iadeleri düştükten sonra kalan tutarı gösterir. Raporun değeri, toplam rakamdan çok kırılımlarındadır.

Ürün kırılımına baktığınızda çoğu işletme şunu görür: satışların büyük kısmı az sayıda üründen gelir ve bazı ürünler hiç kâr bırakmaz, hatta zarar ettirir. Kanal kırılımında ise aynı ürünün farklı kanallarda çok farklı kâr bıraktığı ortaya çıkar; çünkü komisyon oranları ve kampanya yapıları farklıdır.

Bu iki kırılımı düzenli okumak, fiyat ve kanal kararlarınızı tahmine değil veriye dayandırmanızı sağlar. Zararına satılan ürünler için ayrıca uyarı da tanımlayabilirsiniz; belirlediğiniz eşiğin altında kâr bırakan satışlar size bildirilir.

Ön muhasebeniz ne kadar düzenli olursa, resmî muhasebe süreciniz o kadar sorunsuz ilerler. Müşavirinizin ihtiyaç duyduğu dönemsel satış ve alış listeleri, cari ekstreler ve muhasebe fişleri panelden dışa aktarılabilir.

Muhasebe fişleri yaygın kullanılan bir formatta üretilir; satış ve alış tarafı için ayrı fiş düzenleri hazırdır. Böylece müşavirinizin her ay elle veri girmesi gerekmez, aktarım dosya paylaşımına iner.