Otomatik Fatura Kesme Programı

Birincisi: tutar doğru mu? Faturaya esas tutarın kanalın bildirdiği rakamla birebir tuttuğunu görmeden otomasyon açmak, hatayı ölçekleyerek tekrarlamak demektir. Birkaç siparişte elle kontrol yapmak bu riski büyük ölçüde kaldırır.

İkincisi: alıcı bilgisi eksiksiz mi? Belge üzerindeki unvan, vergi dairesi ve adres yanlışsa belge geçersiz sayılabilir ve iptal edilip yeniden kesilmesi gerekir. Bu yüzden bilgi kaynağı belirli bir öncelik sırasıyla seçilir: siparişin kendi fatura bilgisi varsa o, yoksa cari karttaki kayıtlı bilgi, o da yoksa teslimat bilgisi.

Üçüncüsü: hangi anda kesilmeli? Sipariş oluşur oluşmaz kesilen belge, iptal olasılığı yüksek olduğu için iptal-yeniden kesim döngüsü yaratabilir. Kargoya verilme anı çoğu işletme için daha güvenli bir eşiktir. Doğru cevap işletmenize göre değişir; bu yüzden kesim anı kural olarak seçilebilir bırakılmıştır.

Otomatik kesimde en korkutucu senaryo aynı sipariş için iki belge oluşmasıdır. Bu genellikle teknik bir zamanlama sorunundan doğar: belge gönderilir, karşı taraftan yanıt gecikir, sistem başarısız sayıp yeniden dener ve iki kayıt oluşur. Sonuç, iptal edilecek bir belge ve muhasebede düzeltme işidir.

Bu senaryo belgenin tekil numarasının her denemede yeniden üretilmemesiyle engellenir. Aynı sipariş için yapılan tekrar denemeler aynı numarayı taşır; dolayısıyla karşı tarafta ikinci bir belge oluşmaz. Entegratör 'bu belge zaten var' yanıtı verdiğinde bu bir hata değil, başarılı kesim olarak yorumlanır ve sipariş faturalanmış sayılır.

Ayrıca aynı firmanın belgeleri sıraya alınarak işlenir. Böylece iki işlem aynı anda aynı sipariş için kesim başlatamaz ve numara sayacı da bozulmaz.

Kural motoru bilinçli olarak sade tutulmuştur, çünkü anlaşılmayan bir kural açılmayan bir kuraldır. Temelde iki şeyi seçersiniz: hangi kanaldaki siparişler ve hangi sipariş durumundayken faturalansın.

Bunun üstüne güvenlik kuralları eklidir ve bunlar kapatılamaz: geçersiz kimlik numarası olan sipariş faturalanmaz, zaten faturalanmış sipariş tekrar faturalanmaz, alıcı bilgisi eksik olan sipariş için belge kesilmez. Bu kurallar sizin tanımınızın önünde çalışır.

Geçmişe dönük faturalama ayrı bir işlemdir ve otomasyona dahil değildir. Faturasız siparişleriniz liste halinde gösterilir, siz seçip onaylarsınız. Bu ayrım bilinçlidir: geçmişe dönük toplu bir kesim, kural açılır açılmaz kendiliğinden yüzlerce belge üretmemelidir.

Fatura, tek başına duran bir PDF değildir; kesildiği anda birden fazla kaydı hareketlendirir. Müşteri carisi borçlanır, satılan ürün stoktan düşer, satış tutarı ciro raporlarına girer ve kâr hesabında maliyetle karşılaştırılır.

Dövizli siparişlerde belge siparişin kendi para biriminde düzenlenir ve belgeye kur bilgisi de yazılır. Raporlarda ise tutarlar merkez bankası kuruyla TL'ye çevrilerek toplanır. Kuru bulunamayan bir kalem, yanlış bir toplam üretmemek için toplama hiç katılmaz; eksik göstermek, yanlış göstermekten iyidir.

İade ve iptal durumunda etki tersine işler: satış iadesinde müşteri carisi alacaklanır ve ürün stoğa geri girer, alış iadesinde tedarikçi carisi ve stok ters yönde hareket eder. Böylece iadeden sonra da hesaplar tutar.

Otomasyon, ilgilenmeyi bırakmak anlamına gelmez; ilgilenmeyi günlük bir kontrol listesine indirmek anlamına gelir. Pratikte bakılması gereken üç şey vardır: kesilmemiş sipariş var mı, takılı belge var mı, tutarında sapma olan belge var mı.

Bunun için günlük bir özet raporu ve entegrasyon hata özeti e-posta olarak gönderilebilir. Hata özeti, sorunsuz geçen günde de gönderilir; çünkü 'mail gelmedi' ile 'sorun yok' aynı şey değildir ve sessizlik güvenilir bir sinyal değildir.

Bunun üstüne isteğe bağlı uyarılar tanımlanabilir: vade yaklaşan alacak, kritik stok seviyesi, zararına satış, geciken gönderi, cevapsız müşteri sorusu gibi. Uyarıların tamamı kapalı gelir; hangisini istediğinize siz karar verirsiniz.