Trendyol E-Fatura Entegrasyonu

Bir Trendyol siparişi panele düştüğünde yalnız sipariş numarası ve tutar alınmaz. Sipariş kalemleri, alıcı bilgisi, fatura adresi ile teslimat adresi ayrı ayrı, kargo firması ve takip numarası, sipariş durumu ve varsa iptal/iade bilgisi birlikte alınır. Bu alanların tamamı fatura kesilirken kullanılır; biri eksikse belge ya yanlış çıkar ya hiç kesilemez.

Sipariş durumları tek yönlü ilerleyecek şekilde korunur. Yani kargoya verilmiş bir sipariş, sonradan gelen eksik veriyle tekrar 'yeni sipariş' durumuna düşmez. Bu ayrıntı küçük görünür ama önemlidir: durum geri giderse faturalanmış bir sipariş yeniden faturalanmaya aday hale gelir.

Sipariş çekme aralığı sizin seçtiğiniz gün sayısına göre çalışır. İlk bağlantıda geniş bir aralık seçip geçmişi içeri almak, cari bakiyelerinizin ve kâr raporlarınızın baştan doğru oluşması için önerilir.

Trendyol siparişlerinde gördüğünüz takip numarası her zaman kargo şubesinin sorguladığı numara değildir. Kanal kendi içinde bir gönderi numarası üretir; kargo firmasının sisteminde ise gönderiye ait ayrı bir numara bulunur. Müşteri 'kargom nerede' diye sorduğunda yanlış numarayı verirseniz sorgu sonuç döndürmez.

TicariHub bu iki numarayı birbirine karıştırmaz. Kanalın bildirdiği numara olduğu gibi korunur; kargo firmasının sisteminde geçerli olan numara ise ayrı bir alanda tutulur ve boşsa doldurulur, doluysa üzerine yazılmaz. Böylece hem kanal tarafındaki kayıt bozulmaz hem de müşteriye gerçekten sorgulanabilen numarayı verirsiniz.

Teslim durumu takibinde de benzer bir titizlik gerekir. Kargo firmalarının durum metinleri Türkçe karakter içerdiği için basit metin karşılaştırmaları sessizce yanlış sonuç üretebilir; bu yüzden durum eşlemesi harf dönüşümüne değil, tanımlı durum kodlarına dayanır.

Trendyol'da müşteriler ürün sayfası üzerinden soru sorar ve bu soruların önemli bir kısmı aslında fatura talebidir: 'faturamı gönderir misiniz', 'faturada firma unvanım yazsın' gibi. Bu sorular kanal panelinde ayrı bir ekranda durduğu için çoğu satıcıda gözden kaçar.

TicariHub bu soruları panele indirir ve mümkün olduğunda ilgili siparişle eşleştirir. Eşleştirme, soru metnindeki sipariş numarası veya ürün bilgisi üzerinden kurulur. Soru bir siparişe bağlandığında, o siparişin faturası kesilmiş mi kesilmemiş mi aynı ekranda görünür; yanıt vermeden önce belgenin durumunu kontrol etmiş olursunuz.

Sorular belirli bir gün aralığında düzenli olarak yeniden taranır. Böylece cevaplanmış görünüp sonradan yeniden açılan ya da ilk çekimde atlanan sorular tekrar listeye girer; cevapsız soru birikmesi önlenir.

Sipariş ve fatura tek yönlü bir akıştır: kanaldan size gelir. Stok ve fiyat ise ters yöndedir, sizden kanala gider. Bu yön, yanlış yapıldığında en pahalı hataların çıktığı yerdir; tek bir hatalı toplu gönderim yüzlerce üründe yanlış fiyat yayınlayabilir.

Bu yüzden geri yazma işlemleri varsayılan olarak kapalıdır ve önce eşleştirmenin doğruluğunu görmeniz beklenir. Ürünler kanal tarafında barkod veya stok kodu üzerinden bağlanır; birebir tutmayan eşleşmeler otomatik bağlanmaz, onayınıza sunulur. Varyant farkları korunur, farklı ölçü veya hacimdeki ürünler aynı kaleme bağlanmaz.

Fiyat gönderiminde kural motoru kullanılır: maliyet, komisyon ve hedef kâr marjı üzerinden kural tanımlarsınız ve kuralı tüm kataloğa uygularsınız. Tek tek fiyat yazmak yerine kuralı değiştirirsiniz; hangi ürünlerin etkileneceğini göndermeden önce listede görürsünüz.

Pazaryeri satışında iade oranı kaçınılmazdır ve iadenin muhasebe tarafı çoğu zaman eksik kalır. Ürün geri gelir, para iade edilir, ama fatura ve cari kayıt olduğu gibi durur. Bu, ay sonunda cirosunu olduğundan yüksek gösteren bir tabloya yol açar.

TicariHub iadeyi hem belge hem cari hem stok tarafında ele alır. İade faturası düzenlendiğinde müşteri carisi alacaklandırılır ve ürün stoğa geri girer; faturası iptal edilmemiş iadeler için de cari düzeltmesi yapılır. İptal edilen siparişin faturası varsa bu durum ayrıca işaretlenir, iptal akışı uygulama içinden yürütülür.

Ayrıca düzenli bir fatura sağlığı taraması vardır: faturasız kalmış siparişler, gönderimde takılmış belgeler ve durumu tutarsız kayıtlar liste halinde önünüze gelir. Böylece iade-iptal karmaşasında açıkta kalan bir belge fark edilmeden kalmaz.