Gizlilik Politikası

Bu Gizlilik Politikası, İşletme tarafından işletilen TicariHub platformunun (“Platform”) kullanımı sırasında elde edilen kişisel ve ticari verilerin işlenmesine ilişkin esasları düzenler. Platformu kullanarak bu politikada açıklanan uygulamaları kabul etmiş olursunuz. Kişisel verilerin işlenmesine dair ayrıntılı bilgilendirme için KVKK Aydınlatma Metni’ni de inceleyebilirsiniz.

Platformu kullanırken aşağıdaki bilgileri toplarız:

• Hesap bilgileri: ad, soyad, e-posta, telefon ve firma bilgileri (unvan, vergi/T.C. kimlik numarası, vergi dairesi).
• Operasyonel veriler: hizmet kapsamında girdiğiniz veya entegrasyonlardan aktarılan sipariş, fatura, ürün, stok ve müşteri kayıtları. Siparişler, satıcının kendi müşterilerine ait kişisel verileri (ad, iletişim ve adres bilgileri) içerebilir; bu veriler siparişin gönderilmesi ve faturanın kesilmesi için gereklidir.
• Teknik veriler: IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi, oturum kayıtları, giriş geçmişi (başarılı girişlerde yaklaşık konumla) ve güvenlik logları.

Toplanan veriler; hizmeti sunmak, hesabınızı yönetmek, pazaryeri ve e-fatura entegrasyonlarını çalıştırmak, güvenliği sağlamak, destek vermek ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek için kullanılır. Verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satmayız veya kiralamayız.

Oturumunuzu sürdürmek ve tercihlerinizi hatırlamak için zorunlu çerezler kullanırız. “Beni hatırla” tercihiniz, oturum bilgilerinizin tarayıcınızda saklanma süresini belirler. Tarayıcı ayarlarınızdan çerezleri yönetebilirsiniz; ancak zorunlu çerezlerin kapatılması hizmetin düzgün çalışmasını engelleyebilir. Tanıtım sayfalarımızda, yalnızca çerez bandında “Kabul Et” derseniz, tıklama ve anonim ekran hareketi analizi ile Google Ads reklam ölçümü çerezleri de kullanılır; ayrıntılar Çerez Politikası’ndadır.

Platform; Trendyol, Hepsiburada, N11, Amazon gibi pazaryerleri, Uyumsoft, Logo İşbaşı gibi e-fatura entegratörleri, kargo firmaları ve ön muhasebe yazılımlarıyla, sizin bağladığınız hesaplar üzerinden çalışır. Bağladığınız her servisle yalnızca o entegrasyonun çalışması için gereken verileri paylaşırız. Verilerin aktarıldığı tüm taraflar ve aktarım amaçları KVKK Aydınlatma Metni’nin 5. bölümünde listelenmiştir. Bu üçüncü taraf hizmetlerin kendi gizlilik politikaları geçerli olup, sorumluluk ilgili sağlayıcıya aittir.

Verilerinizi korumak için aktarım sırasında SSL/TLS şifrelemesi, parolaların geri döndürülemez biçimde özetlenmesi, erişim kontrolü, oturum güvenliği ve düzenli yedekleme dâhil teknik ve idari önlemler uygularız. Uyguladığımız önlemlerin ayrıntılarını Güvenlik sayfamızda bulabilirsiniz. Hiçbir sistem mutlak güvenlik sağlayamasa da riskleri en aza indirmek için sürekli çalışırız.

Verileriniz, hizmetin sunulduğu süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri kadar saklanır. Hesabınızı kapattığınızda, yasal saklama yükümlülüğü bulunmayan verileriniz makul süre içinde silinir veya anonim hâle getirilir.

Amazon dışındaki satış kanallarından gelen siparişlerde, alıcının sipariş kaydındaki kişisel verileri (ad, e-posta, telefon, teslimat ve fatura adresi; bireysel alıcıda fatura adı) günlük çalışan bir işle silinir: sipariş faturalandıktan, iptal ya da iade edildikten sonra ve sipariş tarihinin üzerinden en az 30 gün geçtiğinde. Faturası henüz kesilmemiş sipariş, faturası kesilebilsin diye silinmez. Siparişlerden oluşan cari (müşteri) kartları ve faturalar bu işin kapsamında değildir; satıcının ticari kayıtları olarak yukarıdaki genel kurala tabidir. Amazon siparişlerine 9. bölümdeki daha sıkı kural uygulanır.

Kişisel verilerinize erişme, düzeltme, silme ve KVKK m.11 kapsamındaki diğer haklarınızı kullanmak için — adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz. Talepleriniz en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

Bu bölüm, satıcı kendi Amazon satıcı hesabını TicariHub’a bağladığında geçerlidir. Amazon verilerini yalnızca Amazon Selling Partner API (SP-API) üzerinden, şifreli bağlantı (HTTPS/TLS) ile alırız.

• Aldığımız veriler: sipariş bilgileri (Amazon sipariş numarası, durum, tarih, tutar ve ürün satırları) ile siparişin gönderilmesi ve faturalanması için gereken alıcı bilgileri: alıcının adı, Amazon’un verdiği e-posta adresi, teslimat adresi ve telefonu; alıcı verdiyse fatura unvanı, vergi/T.C. kimlik numarası ve vergi dairesi. Alıcı bilgilerini Amazon’un kısıtlı veri jetonuyla, yalnızca alıcı bilgisi ve teslimat adresiyle sınırlı olarak isteriz; Amazon bu kısıtlı rolü onaylayana kadar alıcı adı maskeli gelir. Alıcının ödeme bilgilerini almayız.
• Kullanım amacı: yalnızca satıcının kendi siparişlerini yürütmek (siparişi satıcının panelinde göstermek, satıcının kargo firmasıyla gönderi oluşturmak, gönderiyi Amazon’a bildirmek, Amazon stokunu güncel tutmak) ve vergi mevzuatının zorunlu kıldığı e-Fatura/e-Arşiv faturayı düzenlemek. Amazon verilerini pazarlama veya reklam amacıyla kullanmayız ve satmayız.
• Alıcı bilgilerinin paylaşıldığı taraflar: (1) satıcının kendi e-fatura entegratörü — yasal faturayı düzenlemek için alıcının adı, fatura adresi, varsa vergi/T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, e-posta ve telefonu ile sipariş satırları ve tutarlar; entegratör faturayı mevzuat gereği Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) iletir; (2) satıcının kendi kargo firması — satıcı gönderi oluşturduğunda alıcının adı, teslimat adresi ve varsa telefonu; (3) Amazon — kesilen faturanın PDF’i, Amazon’un fatura yüklemeyi desteklediği mağazalarda ilgili Amazon siparişine yüklenir. Uygulama ve veritabanı Türkiye’deki, yönetimini kendimizin yaptığı bir sanal sunucuda barındırılır; yasal zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurumlarına bilgi verilir.
• Yapmadıklarımız: Amazon alıcısına TicariHub’dan e-posta, SMS veya WhatsApp gönderilmez; fatura alıcıya Amazon üzerinden ulaşır. Amazon alıcıları için ayrı cari (müşteri) kartı açılmaz; Amazon satışları, kişi bilgisi içermeyen tek bir “Amazon Müşterileri” kaydında toplanır. Ön muhasebe yazılımına aktarımda ve muhasebe/Excel çıktılarında Amazon faturasının alıcısı bu ortak kayıt olarak görünür; alıcının adı, vergi/T.C. kimlik numarası, adresi, e-postası ve telefonu aktarılmaz. Panel, Amazon alıcı bilgilerinin toplu dışa aktarımını sunmaz. Satıcı bir Amazon faturasını kendisi başka bir adrese (ör. mali müşavirine) e-postayla gönderirse fatura, e-posta gönderim hizmeti sağlayıcımız (Resend) aracılığıyla iletilir.
• Koruma: Amazon alıcısının adı, e-posta adresi, telefonu, teslimat ve fatura adresi, fatura unvanı, vergi/T.C. kimlik numarası ve vergi dairesi veritabanına yazılmadan önce alan düzeyinde AES-256-GCM ile şifrelenir; kargo kayıtlarındaki alıcı bilgileri ve kargo etiketi de şifreli saklanır. Amazon siparişlerinin fatura PDF’i TicariHub’da saklanmaz, açıldığında satıcının entegratöründen getirilir. Şifreleme anahtarları veritabanının ve kaynak kodun dışında tutulur; veritabanı yedekleri şifrelenir. Her satıcı yalnızca kendi firmasının verisini görür; her istek sunucuda kullanıcının firma üyeliğine göre denetlenir.
• Kayıt altına alınanlar: panele giriş denemeleri (başarılı ve başarısız; IP adresi ve cihaz bilgisiyle, başarılı girişlerde yaklaşık konumla), yöneticinin bir satıcı hesabına geçişi, sipariş detayının açılması (Amazon siparişleri dahil) ve şu fatura işlemleri: entegratörün reddettiği ya da sistem dışında yapıldığı onaylanan fatura iptalleri ve siparişin “dışarıda faturalandı” olarak işaretlenmesi. Bu kayıtlar işlemi yapan kullanıcıyı ve zamanı içerir.
• Saklama süresi: Amazon alıcısının kişisel verileri (ad, e-posta, telefon, teslimat ve fatura adresi, fatura unvanı, vergi/T.C. kimlik numarası, vergi dairesi ile kargo kayıtlarındaki alıcı bilgileri ve etiket), sipariş kargolandıktan (ya da iptal/iade edildikten) en geç 30 gün sonra, fatura durumundan bağımsız olarak otomatik silinir. Kesilen fatura alıcının adını ve adresini içermek zorundadır; vergi ve ticaret mevzuatı faturaların ve ilgili muhasebe kayıtlarının yasal süre boyunca saklanmasını gerektirir. Fatura satıcının e-fatura entegratöründe saklanır; yasal belge niteliğindeki iade belgelerinde (ör. gider pusulası) karşı taraf bilgileri şifreli olarak saklanmaya devam eder.
• Güvenlik olayları: Amazon verisini etkileyen bir güvenlik olayını tespit ettiğimizde en geç 24 saat içinde Amazon’a (security@amazon.com) bildiririz; kişisel veriler etkilenmişse Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na da mevzuatın öngördüğü 72 saat içinde bildirimde bulunuruz.
• Amazon alıcılarının talepleri: TicariHub kullanan bir satıcıdan alışveriş yaptıysanız; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, kopyasını alma, düzeltilmesini, silinmesini veya işlenmesinin durdurulmasını isteme taleplerinizi, mümkünse Amazon sipariş numaranızla birlikte — adresine iletebilir ya da alışveriş yaptığınız satıcıya başvurabilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde yanıtlanır; kesilmiş fatura gibi yasal olarak saklanması gereken veriler silinemez, bu durumda size bildirilir.

Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri Platform üzerinden duyururuz. Güncel politikanın yürürlük tarihi sayfanın üst kısmında belirtilir; kullanmaya devam etmeniz güncel politikayı kabul ettiğiniz anlamına gelir.