e-Fatura entegrasyonu: siparişten faturaya otomatik

Asıl zorluk belgeyi üretmek değil, doğru tutarı bulmaktır. Her pazaryeri sipariş tutarını farklı bildirir: bazı kanallarda başlıktaki toplam satırların toplamıyla örtüşmez, indirim bazen satırda bazen başlıkta görünür. Bu farkı görmeden kesilen fatura ya müşteriyi ya sizi zarara uğratır.

TicariHub her kanal için hangi alanın esas alınacağını ayrı belirler. Bir kanalda satır tutarları esas alınır; bir diğerinde satıcı indirimi düşülmüş net satış tutarı matrah olur; bir başkasında kanalın bildirdiği son tutar esas alınıp satırlar buna denkleştirilir. Bu kurallar gerçek siparişlerle doğrulanarak yerleşti.

Dövizli siparişte belge, entegratörünüz dövizli faturayı destekliyorsa siparişin kendi para biriminde ve kur bilgisiyle düzenlenir. Trendyol E-Faturam bağlantısında yalnız TL fatura kesilir; her entegratörün sınırı kendi sayfasında yazar.

En can sıkıcı hata, aynı sipariş için iki belge oluşmasıdır. Genellikle şöyle olur: belge gönderilir, entegratörden yanıt gecikir, sistem başarısız sayıp yeniden dener ve karşı tarafta iki kayıt oluşur.

TicariHub bunu belgenin tekil numarasını (ETTN) her denemede yeniden üretmeyerek önler: aynı sipariş için yapılan tekrar denemeler aynı numarayı taşır, karşı tarafta ikinci belge oluşmaz. Entegratör "bu belge zaten var" derse bu hata değil, başarılı kesim sayılır. Belge kimliğini entegratörün kendisi verdiğinde (ör. Kolaybi) yeniden göndermeden önce önceki deneme entegratörde aranır.

Gönderimde takılı kalan belgeler için ayrı bir kurtarma çalışır: uzun süredir gönderim durumunda bekleyen kayıtlar taranır; belgenin oluştuğuna dair kanıt varsa durum düzeltilir, yoksa yeniden denenir. Faturasız kalmış ya da durumu tutarsız siparişler de liste hâlinde önünüze gelir.

Unvan, vergi dairesi ya da adres yanlışsa belge iptal edilip yeniden kesilmek zorunda kalabilir. Pazaryeri siparişlerinde risk yüksektir; müşteri fatura ve teslimat adresini farklı girebilir ya da kurumsal bilgiyi eksik bırakabilir.

Bu yüzden bilgi bir öncelik sırasıyla seçilir: siparişin kendi fatura bilgisi varsa o, yoksa cari karttaki kayıt, o da yoksa teslimat bilgisi kullanılır. Geçersiz ya da tüm haneleri aynı olan sahte kimlik numarası faturaya yazılmaz; belge, kimliği bilinmeyen alıcı için kullanılan 11111111111 ile e-Arşiv olarak kesilir. Sipariş fatura bilgisini elle girerken kontrol hanesi tutmayan numara kabul edilmez.

Faturalanan siparişlerdeki kişisel veriler saklama süresi dolunca maskelenir. Maskeleme yalnız faturalanmış ya da iptal edilmiş siparişe uygulanır; faturasız sipariş maskelenmez, çünkü maskelenirse artık faturalanamaz. Amazon siparişlerinde kural farklıdır: Amazon'un kuralı gereği kargolanan siparişin alıcı bilgisi sipariş tarihinden en geç 30 gün sonra silinir; faturayı bu süre içinde kesin.

İade faturası asıl faturaya referans verilerek kesilir ve etkisi tersine işler: satış iadesinde müşterinin carisi alacaklanır, ürün stoğa geri girer; alış iadesinde tedarikçi carisi ve stok ters yönde hareket eder.

İade faturası entegratörün desteğine bağlıdır. Kolaybi ve Turkcell e-Şirket bağlantısında iade faturası TicariHub'dan gönderilmez; bu entegratörlerde iadeyi kendi panellerinden düzenlersiniz.