Hepsiburada’da faturayı pazaryeri değil satıcı keser. Siparişteki fatura bilgilerine bakarsınız; alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir şirketse e-Fatura, değilse ya da bireysel bir müşteriyse e-Arşiv fatura düzenlersiniz. Belgeyi kendi entegratörünüzden ya da kullandığınız fatura programından kestikten sonra Hepsiburada Satıcı Paneli’nde ilgili siparişe yüklersiniz ya da entegrasyonunuz faturayı siparişe iletir.
Aşağıda bireysel ve kurumsal (şirkete) fatura ayrımını, belge türünün nasıl seçildiğini, faturanın ne zaman kesilip yükleneceğini, kampanyalı siparişlerde tutar kontrolünü, Hepsiburada e-Faturam seçeneğini ve iade ile iptal taleplerinde faturanın ne olacağını sırayla anlatıyoruz.
Hepsiburada’da faturayı kim keser?
Pazaryeri modelinde satıcı sizsiniz; ürünün faturası da sizin firmanızdan, sizin unvanınızla müşteriye kesilir. Hepsiburada’nın size düzenlediği komisyon ve hizmet faturaları ise ayrı bir konudur; onlar sizin gider belgelerinizdir ve satış faturasıyla karıştırılmamalıdır.
Faturayı kesmek için bir özel entegratör hesabı ya da GİB’in e-Belge portalı gerekir. 509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği’ne göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları da 1 Ocak 2026’dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir; basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlarda bu tarih 1 Ocak 2027’dir ve 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olur (IV.2.4.3). Bu yüzden kâğıt fatura 2026’da yalnız sınırlı durumlarda mümkündür; kendi durumunuzu mali müşavirinize sorun. Sipariş sayısı arttıkça siparişten fatura kesebilen bir yazılım, elle doldurulan faturalardaki yazım hatalarını da ortadan kaldırır.
Belge türü nasıl seçilir: e-Fatura mı e-Arşiv mi?
Belge türünü alıcı belirler. 509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği’ne göre (IV.2.1) e-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara düzenlenir; e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflere yapılan satışlarda ise e-Fatura düzenlenir.
Alıcının kayıtlı olup olmadığını vergi numarasıyla mükellef sorgusu yaparak öğrenirsiniz; çoğu entegratör bu sorguyu fatura kesme adımında yapar. Kayıtlı kullanıcı listesi değişebildiği için sorguyu her kurumsal siparişte tekrarlamak, eski bir bilgiyle yanlış belge türü seçmenizi önler.
| Alıcı | Siparişte görmeniz gereken | Belge |
|---|---|---|
| Bireysel müşteri | Ad soyad, fatura adresi; varsa TCKN | e-Arşiv fatura |
| Şirket, e-Fatura’ya kayıtlı | Unvan, VKN, vergi dairesi, fatura adresi | e-Fatura |
| Şirket, e-Fatura’ya kayıtlı değil | Unvan, VKN, vergi dairesi, fatura adresi | e-Arşiv fatura |
| Şahıs işletmesi | Ad soyad ya da unvan, kimlik ya da vergi numarası, vergi dairesi | Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv |
Hepsiburada kurumsal fatura nasıl kesilir?
“Hepsiburada kurumsal fatura” ve “şirkete fatura nasıl kesilir” aramaları aynı duruma işaret eder: müşteri siparişi verirken fatura bilgisine firma unvanını ve vergi numarasını yazmıştır. Siparişin fatura bilgilerinde unvan, VKN ve vergi dairesi görünüyorsa fatura bu bilgilerle kesilir; teslimat adresindeki kişinin adı değil, fatura bilgisindeki unvan alıcı olur.
Kesmeden önce üç şeyi kontrol edin. Vergi numarası 10 haneli mi ve unvanla uyumlu mu? Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı mı? Fatura adresi teslimat adresinden farklı mı? Kurumsal alıcı kayıtlıysa belge e-Fatura olarak alıcının sistemine düşer; yanlış unvanla kesilmiş bir e-Fatura’yı düzeltmek bireysel bir e-Arşiv faturasına göre daha zahmetlidir, çünkü e-Fatura’nın iptali alıcıyla birlikte yürütülen ayrı bir süreçtir.
Şahıs işletmesi sahibi alıcılarda vergi numarası yerine kimlik numarası yazılmış olabilir. Pazaryerinden gelen 11111111111 gibi tüm haneleri aynı ya da kontrol basamağı tutmayan numaralar gerçek bir kimlik numarası değildir; bu numaralarla kurumsal fatura kesmeyin, alıcıdan doğru bilgiyi isteyin.
Hepsiburada fatura nasıl kesilir? Adım adım
Sipariş sayısı ne olursa olsun her siparişte aynı sırayı izlemek, yanlış alıcıya ya da yanlış tutarla fatura kesme riskini en aza indirir.
Siparişin fatura bilgisini açın
Satıcı Paneli’nde siparişin fatura bilgilerine bakın; bireysel mi kurumsal mı, adres ve kimlik ya da vergi bilgisi tam mı kontrol edin.
Tutarı kalemlerden kontrol edin
Faturaya müşterinin gerçekten ödediği tutar yazılır. Kampanya ve indirimli siparişlerde satır tutarlarını sipariş toplamıyla karşılaştırın.
Belge türünü belirleyin
Vergi numarasıyla mükellef sorgusu yapın; kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura seçin.
Faturayı kesin
Entegratörünüzde ya da fatura programınızda belgeyi oluşturun; KDV oranlarını ürün bazında kontrol edin.
Faturayı siparişe yükleyin
Kesilen belgeyi Satıcı Paneli’nde ilgili siparişe ekleyin ya da entegrasyonunuzun iletmesini bekleyin. Yükleme alanının yeri ve kabul edilen biçimler değişebileceği için panelin güncel yönlendirmesini izleyin.
Sonucu kontrol edin
Faturanın doğru siparişte göründüğünü doğrulayın; hatalı yüklemede belgeyi değiştirme yolunu Satıcı Paneli’nden ya da satıcı desteğinden öğrenin.
Hepsiburada fatura ne zaman kesilir, ne zaman yüklenir?
Yasal süre Vergi Usul Kanunu’ndadır: fatura teslimden itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir (VUK md. 231/5; ayrıntısı fatura kesme süresi yazımızda). E-ticarette birçok satıcı faturayı paket kargoya verilmeden keser; böylece yasal süre ile pazaryerinin beklentisi aynı anda karşılanır.
Hepsiburada’nın faturanın siparişe ne zaman yüklenmesini beklediği ise pazaryerinin kendi kuralıdır. Bu yazıyı hazırlarken Hepsiburada’nın satıcı yardım sayfalarını açarak doğrulayamadığımız için bir süre vermiyoruz; güncel kuralı Satıcı Paneli’nden ya da Hepsiburada satıcı destek kanalından kontrol edin.
Tek bir düzen iki tarafı da güvenceye alır: faturayı kargoya vermeden önce kesin ve aynı gün siparişe yükleyin. Gün sonunda aşağıdaki kısa listeyi kontrol etmek, ay sonunda biriken eksikleri önler:
- Bugün kargoya verilen her siparişin faturası kesildi mi?
- Kesilen her fatura doğru Hepsiburada siparişinde görünüyor mu (fatura no ile sipariş no yan yana)?
- Kurumsal siparişlerde unvan, VKN ve belge türü doğru mu?
- İade ya da iptal onaylanan siparişlerde belge kararı verildi mi?
- Teslimden bu yana yedi güne yaklaşan faturasız sipariş kaldı mı?
Kampanyalı siparişlerde faturaya hangi tutar yazılır?
Faturaya müşterinin gerçekten ödediği tutar yazılır. Kampanya, kupon ya da satıcı indirimi olan siparişlerde sipariş özetindeki toplam ile kalem tutarlarının toplamı her zaman aynı görünmeyebilir; bazı senaryolarda başlıktaki rakam indirim öncesi tutarı yansıtabilir. Bu farkı görmeden başlık tutarıyla fatura kesmek, müşteriye ödediğinden yüksek bir belge düzenlemek demektir.
Kontrol yöntemi basittir: her kalemin birim fiyatı, adedi ve kaleme düşen indirim üzerinden satır tutarlarını toplayın ve sonucu müşterinin ödediği tutarla karşılaştırın. Örnek: 2 adet × 500 TL ürüne satıcı 100 TL indirim yapmışsa satır tutarı 2 × 500 − 100 = 900 TL’dir (KDV dahil). Örnekteki KDV oranı %20 ise matrah 900 / 1,20 = 750 TL, KDV 750 × 0,20 = 150 TL olur.
Pazaryerinin karşıladığı indirimlerin ve kuponların faturada nasıl gösterileceği konusunda mali müşavirinizin görüşünü alın; iskontonun faturada gösterimi ve pazaryeri destekli indirimlerin muhasebeleştirilmesi ayrı konulardır.
Faturada hangi bilgiler eksiksiz olmalı?
Pazaryeri faturası sıradan bir satış faturasıdır; farkı, bilgilerin büyük kısmının siparişten gelmesidir. Siparişten gelen bilgiyi körü körüne kopyalamak yerine kesmeden önce şu alanları gözden geçirin:
- Alıcı: bireyselde ad soyad, kurumsalda fatura bilgisindeki unvan; teslim alan kişinin adı değil.
- Kimlik ya da vergi numarası: kurumsalda 10 haneli VKN ve vergi dairesi, bireyselde varsa TCKN.
- Fatura adresi: müşteri ayrı bir fatura adresi girdiyse teslimat adresi yerine o kullanılır.
- Kalemler: ürün adı, adet, birim fiyat ve ürün bazında KDV oranı; varyant (beden, renk) bilgisi ürün adında ayırt edici olmalı.
- Tutar: indirim ve kampanya sonrası müşterinin ödediği tutar, satır satır.
- Sipariş numarası: faturanın hangi Hepsiburada siparişine ait olduğunu sonradan bulmak için not ya da açıklama bölümünde.
Sık yapılan Hepsiburada fatura hataları
Hataların çoğu belge kesildikten sonra, müşteri faturayı gördüğünde ya da muhasebe ay sonu kontrolünde ortaya çıkar. Aşağıdaki tablo en sık karşılaşılan durumları ve önlemlerini topluyor.
| Hata | Sonucu | Önlem |
|---|---|---|
| Kurumsal siparişe bireysel e-Arşiv kesmek | Şirket gider yazamaz, belge yeniden düzenlenir | Fatura bilgisinde unvan ve VKN varsa mükellef sorgusu yapın |
| Kayıtlı mükellefe e-Arşiv kesmek | Belge türü hatalı olur | Sorguyu her kurumsal siparişte tekrarlayın |
| Başlık toplamıyla fatura kesmek | Müşteriye ödediğinden yüksek belge | Satır tutarlarını toplayıp ödenen tutarla karşılaştırın |
| Faturayı yanlış siparişe yüklemek | Müşteri başkasının faturasını görür | Yüklemeden önce sipariş numarasını belgeyle eşleştirin |
| İade sonrası belgeyi düzeltmemek | Satış faturası açık kalır, KDV ve cari yanlış görünür | İade onaylanınca belge kararını aynı gün verin |
| Aynı siparişe iki fatura kesmek | Mükerrer satış ve fazladan KDV | Kesmeden önce siparişte mevcut fatura olup olmadığına bakın |
Hepsiburada e-Faturam ile fatura kesmek
Hepsiburada e-Faturam, Hepsiburada’nın e-Fatura ve e-Arşiv hizmetidir; yani bir entegratör seçeneğidir. Belgeler sizin firma bilgilerinizle bu hesap üzerinden kesilir. Hepsiburada mağazanızdan ayrıdır: bağlantı mağaza API bilgileriyle değil, e-Faturam üyeliğinizle verilen web servis kullanıcı adı ve şifresiyle kurulur. Hizmete üyelik koşullarını Hepsiburada e-Faturam belirler.
İki konuyu ayırmak işinizi kolaylaştırır. Hepsiburada e-Faturam faturanın hangi hesaptan kesileceğini belirler; Hepsiburada siparişlerinin panele gelmesi ve faturanın siparişe iletilmesi ise mağaza bağlantısının işidir. İkisini birlikte kullanmak zorunlu değildir: Hepsiburada siparişlerini başka bir entegratörle faturalayabilir, e-Faturam hesabınızdan başka kanalların siparişlerini kesebilirsiniz.
TicariHub’da Hepsiburada e-Faturam bağlanabilir entegratörlerden biridir: mükellef sorgusu yapılır, e-Arşiv fatura uygulama içinden iptal edilebilir, iade faturası gönderilir ve gelen faturalar alınır. e-Fatura (ticari) belgesi uygulama içinden iptal edilmez; e-Gider Pusulası bu bağlantıda yoktur.
İade ve iptal taleplerinde fatura ne olur?
Hepsiburada’da müşterinin iade talebi satıcıya gelir; ürünü kontrol edip talebi onaylar ya da gerekçesiyle reddedersiniz. Onay ve ret için tanınan süreler ve ret için istenen kanıtlar pazaryerinin kuralıdır; güncel adımları Satıcı Paneli’nden kontrol edin.
İade onaylandığında faturası kesilmiş satışın belgesini düzeltmek gerekir. Hangi belgenin doğru olduğu alıcının türüne ve faturanın türüne göre değişir; iptal, iade faturası ve gider pusulası farklı durumların belgeleridir. Kararı nasıl vereceğinizi iade faturası rehberimizde, bireyden yapılan iadelerde kullanılan gider pusulasını ise ayrı rehberimizde anlattık.
Sipariş kargoya verilmeden iptal edildiyse ve fatura kesilmişse durum farklıdır: ürün müşteriye ulaşmadığı için çoğu zaman iade değil fatura iptali gündeme gelir. e-Arşiv faturanın iptali entegratörünüz üzerinden yapılır; e-Fatura’da süreç alıcıyla birlikte yürür. Tereddütte mali müşavirinize danışın.
Kısmi iadede belge yalnız iade edilen kalem için düzenlenir ve indirimin o kaleme düşen payı hesaba katılır. Yukarıdaki örnekte 2 adetlik, 900 TL’lik satırdan 1 adet iade edildiyse iade tutarı 900 / 2 = 450 TL’dir (KDV dahil); örnekteki %20 KDV ile matrah 375 TL, KDV 75 TL olur. Liste fiyatı olan 500 TL üzerinden iade belgesi düzenlemek, müşteriye ödediğinden fazlasını iade etmiş gibi görünmenize yol açar.
TicariHub’da Hepsiburada’nın iade ve iptal talepleri panele gelir ve iade talebine onay ya da ret panelden verilir; talep aktarımı her mağaza için ayrıca açılır.
Satıcıya Sor soruları ne zaman panele gelir?
Hepsiburada’da müşteri soruları “Satıcıya Sor” bölümünden gelir. Bu soruların bir entegrasyon yazılımına aktarılabilmesi için Hepsiburada hesabınızda Satıcıya Sor API yetkisinin açık olması gerekir; yetki yoksa sorular dış yazılıma gelmez ve yanıtı Satıcı Paneli’nden verirsiniz.
TicariHub’da Hepsiburada soruları yalnız bu yetki açıksa panele gelir; yetki kapalıysa panelde kalıcı bir uyarı görünür. Müşteri soruları Profesyonel ve Kurumsal paketlerde yer alır.
TicariHub’da Hepsiburada faturası
TicariHub’da Hepsiburada siparişlerinin faturası sizin kendi entegratör hesabınızdan kesilir; TicariHub bir GİB entegratörü değildir. Alıcının vergi ya da kimlik numarası bağlı entegratör üzerinden mükellef sorgusuna sokulur ve belge türü buna göre seçilir (Kolaybi ve Turkcell e-Şirket’te kararı entegratör verir). Kesilen fatura Hepsiburada siparişine iletilir, aynı siparişe ikinci fatura kesilmez ve pazaryerinden gelen 11111111111 gibi maskeli numaralar kimlik numarası sayılmaz.
Otomatik fatura varsayılan olarak kapalıdır; açtığınızda kanal ve asgari tutar seçebilirsiniz. Ödemesi gelmemiş, %0 KDV satırlı, zaten faturalanmış ya da 30 günden eski siparişler otomatik kesilmez. Otomasyonun ayrıntıları Hepsiburada fatura otomasyonu sayfamızda, entegratör kurulumu Hepsiburada e-Faturam sayfamızda.