E-ticaretle uğraşan herkesin er ya da geç netleştirmesi gereken bir konu var: e-fatura ile e-arşiv arasındaki fark. İki belge de elektronik ortamda kesilir ve yasal olarak geçerlidir, ancak hangisinin ne zaman kullanılacağı, müşterinizin kim olduğuna bağlıdır. Yanlış belge türü kesmek, faturanın reddedilmesine ve operasyonel gecikmelere yol açar.
E-Fatura Nedir?
E-fatura, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sisteminde kayıtlı, yani e-fatura mükellefi olan alıcılara kesilen elektronik faturadır. Eğer müşteriniz bir şirketse ve e-fatura mükellefiyse, ona mutlaka e-fatura kesmeniz gerekir. Bu faturalar doğrudan alıcının GİB sistemine düşer.
E-faturanın en önemli özelliği, alıcının vergi kimlik numarasının (VKN) sistemde mükellef olarak tanımlı olmasıdır. Fatura kesilmeden önce bu kontrol yapılır; alıcı mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv yolu izlenir.
E-Arşiv Nedir?
E-arşiv faturası ise e-fatura mükellefi olmayan kişilere, yani çoğunlukla bireysel (nihai) tüketicilere kesilir. İnternetten alışveriş yapan sıradan bir müşteriye kesilen fatura, neredeyse her zaman e-arşiv faturasıdır.
E-arşivde alıcının TCKN bilgisi kullanılır, ancak bireysel satışlarda belirli bir tutarın altındaki faturalarda kimlik bilgisi zorunlu olmayabilir. Yine de doğru ve eksiksiz bilgi, ileride yaşanabilecek sorunların önüne geçer.
Otomatik Ayrım Neden Önemli?
Manuel olarak her müşteri için "bu kişi mükellef mi değil mi" diye kontrol etmek hem yavaş hem de hataya açıktır. Modern bir entegrasyon sistemi, fatura kesilmeden önce alıcının VKN bilgisini GİB üzerinden otomatik sorgular ve doğru belge türünü kendisi seçer.
Bu sayede kurumsal müşterilerinize e-fatura, bireysel müşterilerinize e-arşiv otomatik olarak kesilir. Yanlış belge türünden kaynaklanan ret ve gecikmeler ortadan kalkar, muhasebe süreciniz sorunsuz ilerler.