Pazaryerine Fatura Yükleme: Trendyol, Hepsiburada, N11, Amazon ve Diğerleri

Pazaryerine fatura yükleme, kestiğiniz e-Arşiv ya da e-Fatura belgesini ilgili siparişe eklemektir. Kanalların bir kısmı faturayı PDF dosyası olarak, bir kısmı fatura bağlantısı (link) olarak alır. N11, Pazarama ve idefix bağlantıyla; Amazon Türkiye, PttAVM ve ÇiçekSepeti dosyayla çalışır. Yükleme satıcı panelinden elle ya da entegrasyonla otomatik yapılır.

Bu yazıda yükleme mantığını, kanal kanal farkları ve her kanalda dikkat edilmesi gereken noktaları anlatıyoruz. Pazaryerlerinin yükleme süreleri ve ceza kuralları sık güncellendiği için bunlara rakam vermiyoruz; kendi satıcı panelinizdeki güncel kuralı esas alın.

Pazaryerine fatura yüklemek neden gerekir?

İnternetten yapılan satışta faturayı satıcı düzenler. VUK Genel Tebliği’ne (Sıra No: 509) göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olup internetten satış yapanlar bu satışlara ait e-Arşiv faturaları elektronik ortamda iletmek zorundadır. Pazaryerine yükleme, bu iletimin müşterinin zaten kullandığı yerden, yani sipariş sayfasından yapılmasını sağlar.

Yüklemenin ikinci işlevi operasyoneldir. Müşteri faturasını sipariş sayfasında göremeyince soru sorar, iade ya da şikâyet sürecinde belge ister. Kurumsal müşteriler için fatura muhasebe belgesidir; ulaşamadıkları fatura, ödeme ve mutabakat sorunlarına dönüşür.

Yükleme ayrıca iade sürecini hızlandırır. İnternet satışında düzenlenen e-Arşiv faturanın iade bölümü bulunur; müşteri faturanın çıktısındaki bu bölümü doldurup imzalayarak ürünle birlikte gönderebilir. Faturaya siparişinden ulaşabilen müşteri bu adımı sizden belge istemeden tamamlar.

Dosya mı, bağlantı mı?

Dosya yöntemi, faturanın PDF’ini doğrudan pazaryerine göndermektir; belge pazaryerinin sisteminde saklanır. Bağlantı yöntemi ise faturanın entegratörünüzde ya da portalda duran adresini siparişe yazmaktır; müşteri bağlantıya tıklayınca belge açılır.

Bağlantı yönteminde adresin uzun süre açık kalması gerekir. Örneğin Trendyol, fatura bağlantısı gönderilecekse bağlantının 10 yıl boyunca erişilebilir olmasını ister. Entegratör değiştirdiğinizde eski bağlantıların çalışmaya devam edip etmeyeceğini önceden sorun; yoksa eski siparişlerde müşteri faturaya ulaşamaz.

İki yöntemin pratik farkı da vardır. Dosya yönteminde belge pazaryerinde saklandığı için entegratör değişikliğinden etkilenmez, ama dosya boyutu ve biçim sınırlarına uymak gerekir. Bağlantı yönteminde aktarılan veri küçüktür ve belge tek yerde durur, ama bağlantının açık kalması sizin ve entegratörünüzün sorumluluğundadır. Hangi yöntemin kullanılacağını çoğunlukla pazaryerinin servisi belirler; satıcının seçimi yalnız elle yüklemede devreye girer.

Kanal kanal fatura yükleme tablosu

Aşağıdaki tablo, TicariHub’ın faturayı hangi kanala ilettiğini ve hangi biçimde gönderdiğini gösterir. Gönderim biçimi TicariHub’ın kanal entegrasyonlarına aittir; kanalın panelinden elle yüklemede seçenekler farklı olabilir.

N11 fatura yükleme

N11’de faturaya esas tutar sipariş toplamı değil, satır bazındaki “Fatura Edilecek Tutar”dır (satıcı indirimi düşülmüş, KDV dahil). Faturayı bu satır tutarlarının toplamıyla kesmek, müşterinin ödediğiyle uyumlu bir belge çıkarır.

TicariHub kesilen faturanın bağlantısını N11 siparişine gönderir. N11’in sipariş servisleri yalnız Kasım 2024 sonrasındaki siparişleri verdiği için daha eski siparişler panele gelmez; bu siparişlerin faturasını N11 panelinden yönetirsiniz. Gönderimde hata olursa nedeni faturada yazar ve yeniden denenebilir.

Amazon fatura yükleme

Amazon Türkiye siparişlerinde kesilen faturanın PDF’i Amazon’un fatura yükleme yoluyla siparişe gönderilir. Amazon yüklenen faturayı kendi tarafında sonradan işler; bu yüzden ilk faturalarınızın siparişte göründüğünü Seller Central’da siparişin ayrıntısından kontrol etmeniz önerilir.

Amazon’da alıcı adı ve adresinin siparişe gelmesi, Amazon’un kişisel veri erişim izni onayına bağlıdır. Bu izin yoksa faturaya yazılacak alıcı bilgisi eksik kalabilir; kurulumda bu adımı atlamayın.

ÇiçekSepeti fatura yükleme

ÇiçekSepeti, kendisine gönderilen faturayı müşteriye e-postayla iletir. Bu yüzden aynı faturanın ikinci kez gönderilmesi müşteriye ikinci bir e-posta demektir. TicariHub bu kanalda aynı faturayı en çok bir kez gönderir; yanıt alınamayan bir gönderimi otomatik olarak tekrarlamaz, durumu ÇiçekSepeti satıcı panelinden kontrol etmenizi ister.

Fatura siparişin iptal edilmemiş alt siparişlerine gönderilir. Bir faturayı iptal edip yenisini kestiğinizde yeni fatura için müşteriye yeni bir e-posta gitmesi normaldir.

Pazarama, PttAVM ve idefix’te fatura

Pazarama faturayı bağlantı olarak alır; TicariHub kesimden sonra bağlantıyı siparişe iletir ve ayrıca PDF yüklenmez. Kalemlerinden biri sonuçlanmamış iptal ya da iade talebinde olan Pazarama siparişine fatura kesilmez; talep sonuçlanınca engel kalkar.

PttAVM’de faturanın PDF’i dosya olarak doğrudan siparişe yüklenir. Bağlantının kurulabilmesi için PttAVM satıcı panelindeki entegratör firma listesinden TicariHub’a yetki vermeniz gerekir. idefix ise faturayı gönderiye bağlantı olarak alır; fatura idefix’te zaten kayıtlıysa bu yanıt başarı sayılır ve aynı fatura ikinci kez yüklenmez.

Trendyol ve Hepsiburada’da fatura yükleme

Trendyol’da fatura sipariş paketine yüklenir. Trendyol’un geliştirici dokümanına göre dosya PDF, JPEG ya da PNG olabilir, 10 MB’ı geçemez ve ileri tarihli fatura eklenemez; aynı pakete ikinci fatura gönderilemez. Ayrıntılı anlatım için Trendyol fatura yazımıza bakabilirsiniz.

Hepsiburada’da da fatura siparişin paketine iletilir. Bu kanalda dikkat edilecek nokta tutardır: bazı kampanya senaryolarında sipariş başlığındaki toplam kalem toplamıyla örtüşmez; faturaya esas tutarın satır bazında hesaplanması gerekir.

Yüklemeden önce faturada neyi kontrol etmeli?

Yüklenen fatura müşterinin ilk gördüğü belgedir; hatalı bir belgeyi yüklemek, düzeltme işini kanala da taşır. Yüklemeden önce üç alana bakın: alıcı adı ya da unvanı, fatura adresi ve tutar. Pazaryeri siparişlerinde fatura adresi ile teslimat adresi farklı olabilir; faturaya teslimat adresini değil, müşterinin fatura için verdiği adresi yazın.

İnternet satışında düzenlenen e-Arşiv faturada web adresi, ödeme şekli ve tarihi, taşıyıcının adı ya da unvanı ile VKN/TCKN’si ve gönderim tarihi gibi bilgiler de bulunmalıdır. Bu alanlar entegratörünüzün ayarlarından bir kez tanımlanır; ilk faturanızı keserken PDF’te göründüklerini kontrol edin.

Kurumsal siparişlerde ayrıca dikkat gerekir: kurumsal fatura isteyen müşteri, faturayı muhasebesine işlemek için kullanır. Bu yüzden unvan, vergi dairesi ve vergi numarasının siparişteki bilgilerle birebir aynı olması gerekir. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa belge e-Fatura olarak düzenlenir ve alıcının e-Fatura posta kutusuna da gider; pazaryerine yükleme bunun yerine geçmez, ek bir kopyadır.

Kayıtlı olmayan bir firmaya VKN’li e-Arşiv kesilir. Mükellef durumunu tahminle değil, entegratörünüzün mükellef sorgusuyla belirleyin; yanlış belge türü, yüklemeden sonra fark edilirse hem kanalda hem GİB tarafında düzeltme gerektirir. Kurumsal siparişin faturası yanlış türde kesildiyse belgeyi yeniden yüklemeden önce mali müşavirinizle düzeltme yolunu netleştirin; e-Fatura ile e-Arşiv’in iptal ve itiraz kuralları farklıdır.

İptal ve iadede yüklenmiş fatura ne olur?

Sipariş kargoya verilmeden iptal edildiyse ve faturası kesildiyse, e-Arşiv faturada belge iptal edilir; pazaryerine yüklenmiş dosya ya da bağlantı ise kendiliğinden silinmeyebilir. Kanalın panelinde iptal edilen siparişin fatura alanını kontrol edin. Ürün müşteriye ulaşıp geri geldiyse iptal değil iade belgesi gerekir; ilk fatura geçerliliğini korur ve yerinde kalır. Bireysel müşterinin iadesinde, e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısındaki iade bölümü doldurulup imzalanarak gönderilirse bu belge gider pusulası yerine geçer; kurumsal alıcıda ise genellikle alıcı iade faturası düzenler.

Fatura yükleme süresi geçerse ne olur?

Burada iki ayrı süre vardır. Birincisi yasal fatura düzenleme süresidir: Fatura, teslimden itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir (fatura kesme süresi ve geç kesmenin sonuçları).

İkincisi pazaryerinin yükleme beklentisidir. Faturanın siparişe ne kadar sürede yüklenmesi gerektiği ve gecikmenin mağaza puanına ya da hakedişe etkisi her pazaryerinin satıcı sözleşmesinde ve panel kurallarında yazar. Bu kurallar sık değiştiği için rakam vermiyoruz; güncel süreyi kendi satıcı panelinizden kontrol edin ve faturayı kargoya vermeden önce kesmeyi alışkanlık hâline getirin.

Toplu fatura yüklerken nelere dikkat edilmeli?

Bu beş kontrol, toplu işlemde tek bir hatanın yüzlerce siparişe yayılmasını önler. İlk toplu kesimi küçük bir sipariş grubuyla yapıp sonuçları kanal panelinden kontrol etmek iyi bir başlangıçtır.

Toplu işlemin sonunda kısa bir rapor çıkarın: kaç fatura kesildi, kaçı kanala ulaştı, kaçı hata verdi. Hata veren yüklemelerin nedenini (yetki, biçim, sipariş durumu) gruplayıp kaynağında düzeltmek, aynı hatanın ertesi gün yeniden yaşanmasını önler.

• Her siparişe tek fatura: toplu kesimden önce faturası olan siparişleri listeden çıkarın.
• Doğru tutar: kanalın faturaya esas tutar alanını kullanın (N11’de satır bazında Fatura Edilecek Tutar gibi).
• Doğru belge türü: kurumsal siparişlerde mükellef sorgusu yapın; e-Fatura’ya kayıtlı alıcıya e-Arşiv kesmeyin.
• Yükleme sonucu: reddedilen yüklemeleri nedeniyle birlikte görün; sessizce kaybolan yükleme, müşterinin faturaya ulaşamamasıyla sonuçlanır.
• E-posta giden kanallar: ÇiçekSepeti gibi müşteriye e-posta atan kanalda yeniden göndermeden önce panelden kontrol edin.

Kendi sitenizden gelen siparişlerde fatura

Web sitesi altyapılarında durum pazaryerlerinden farklıdır. TicariHub’da Ideasoft ve Ticimax siparişlerine fatura iletilir; WooCommerce, OpenCart ve Magento’da fatura yalnız mağaza ayarında açtığınızda sipariş notu olarak eklenir. Shopify, İkas, T-Soft, PrestaShop, Wix ve Shopier’de fatura kanala gönderilmez; bu kanallarda e-Arşiv faturayı müşteriye e-postayla iletmeniz gerekir.

TicariHub’da faturanın kanala gönderilmesi

TicariHub’da fatura, bağladığınız kendi entegratör hesabınızdan kesilir ve tablodaki kanallara kendiliğinden iletilir; ayrıca bir yükleme ayarı açmanız gerekmez. Siparişin geçerli bir faturası varken ikinci fatura kesilmez. Otomatik fatura kesimi varsayılan olarak kapalıdır; açtığınızda hangi kanalların ve hangi tutarın üzerindeki siparişlerin faturalanacağını siz seçersiniz.

Gönderimde hata olursa nedeni faturada yazar ve “Pazaryerine yükle” ile yeniden denenir (ÇiçekSepeti’nde müşteriye ikinci e-posta gitmesin diye yanıtı belirsiz gönderim tekrarlanmaz). Tüm kanallardan gelen siparişleri fatura durumlarıyla tek listede görürsünüz.