Trendyol’da Fatura Nasıl Kesilir? e-Fatura, e-Arşiv ve Siparişe Yükleme

Trendyol’da faturayı satıcı keser: alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir firmaysa e-Fatura, bireysel müşteri ya da kayıtlı olmayan bir firmaysa e-Arşiv fatura düzenlersiniz. Belgeyi kendi entegratör hesabınızdan, GİB portalından ya da Trendyol E-Faturam’dan kesip ilgili sipariş paketine yüklersiniz. Yükleme satıcı panelinden elle ya da bir entegrasyonla API üzerinden yapılır.

Bu yazıda belge türünün nasıl seçileceğini, kurumsal fatura talebinin siparişte nasıl görüldüğünü, faturanın pakete nasıl yükleneceğini, süre kuralını ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz. Trendyol’un satıcı kuralları zaman zaman güncellenir; burada yalnız resmî kaynaklarda doğrulayabildiğimiz bilgileri veriyoruz.

Trendyol siparişinin faturasını kim keser?

Trendyol bir aracı platformdur; ürünü müşteriye satan sizsiniz. Bu yüzden satış faturası sizin unvanınızla, sizin e-Fatura ya da e-Arşiv hesabınızdan, müşteri adına düzenlenir. Trendyol’un size kestiği komisyon ve kargo faturaları ise ayrı belgelerdir ve sizin alış (gider) belgelerinizdir.

İki istisnai sipariş türü vardır. Trendyol’un geliştirici dokümanına göre mikro ihracat ve Trendyol Yurt Dışı Aracılığı siparişlerinde fatura numarası ve fatura tarihi alanları zorunludur; Yurt Dışı Aracılığı modelinde e-Arşiv fatura gönderilemez, e-Fatura kesilmesi gerekir. Bu siparişleriniz varsa belge türünü mali müşavirinizle birlikte netleştirin.

e-Fatura mı e-Arşiv mi kesilir?

Kural Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nden (Sıra No: 509) gelir: e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenen faturalar e-Fatura olarak, kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara düzenlenenler e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Yani belirleyici olan alıcının firma olması değil, e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır.

Pratikte bu, her kurumsal siparişte alıcının vergi numarasıyla mükellef sorgusu yapmak demektir. Bir firmanın vergi numarası olması, onun e-Fatura mükellefi olduğunu göstermez; kayıtlı değilse ona da e-Arşiv kesilir.

Trendyol kurumsal fatura talebi siparişte nasıl görünür?

Müşteri siparişi verirken kurumsal fatura seçtiyse bu bilgi sipariş verisine yansır. Trendyol’un sipariş paketleri servisinde “commercial” alanı true ise sipariş kurumsaldır; firma adı, vergi numarası ve vergi dairesi fatura adresi bilgisinden alınır. Aynı veride “eInvoiceAvailable” alanı true ise müşteri e-Fatura mükellefidir.

Bu alanlar satıcı panelinde de sipariş detayında görünür. Kurumsal siparişe bireysel fatura kesmek sık görülen bir düzeltme sebebidir: müşteri KDV’yi indiremez, belgeyi reddeder ya da iptal ister. Kurumsal bir siparişte fatura adresindeki unvanı ve vergi numarasını faturaya birebir aktarın.

Mükellef durumunu siparişteki işarete güvenerek değil, alıcının vergi numarasını entegratörünüzün mükellef sorgusuna sokarak doğrulayın. Firma siparişi verdikten sonra e-Fatura’ya geçmiş olabilir; sorgu sonucu kesim sırasındaki durumu gösterir. Sorgu e-Fatura’ya kayıtlı dediyse belge e-Fatura olarak alıcının e-Fatura posta kutusuna da gider; pazaryerine yükleme bunun yerine geçmez, müşterinin siparişinden ulaşabileceği bir kopyadır.

e-Arşiv faturaya hangi bilgiler yazılmalı?

İnternetten yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın elektronik ortamda iletilmesi zorunludur ve faturada bazı ek bilgilerin bulunması gerekir. VUK Genel Tebliği (Sıra No: 509) bu bilgileri şöyle sayar; ayrıca faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi yer almalıdır:

Alıcı e-Fatura mükellefiyse internet satışında düzenlenen e-Faturada da bu bilgiler (iade bölümü hariç) yer alır. Kargo firmasının VKN’si çoğu entegratörde ayrı bir ayardan girilir; ilk faturanızdan önce bu alanı kontrol edin.

• Satış işleminin yapıldığı web adresi.
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi.
• Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı ya da unvanı ile VKN/TCKN bilgisi.
• Malın gönderildiği ya da hizmetin ifa edildiği tarih.
• İade bölümü: iade edenin adı soyadı, adresi, imzası ve iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı.

Faturadaki tutar nasıl belirlenir?

Faturadaki tutar, müşterinin o ürün için ödediği satış bedeliyle uyumlu olmalıdır. Kendi verdiğiniz indirimi (satıcı indirimi, kupon) ya indirimli birim fiyatla ya da faturada iskonto satırıyla gösterirsiniz; iki yolda da KDV indirimden sonra kalan tutar üzerinden hesaplanır. Liste fiyatıyla fatura kesip indirimi göstermemek, müşteriye ödediğinden yüksek tutarlı belge vermek demektir.

Trendyol’un sizden kestiği komisyon ve kargo bedeli satış faturasından düşülmez. Bunlar Trendyol’un size ayrıca düzenlediği faturalardır; satış faturanız brüt satış bedeliyle, komisyon faturası ise gider olarak ayrı kaydedilir. Kargo ücretini müşteriden ayrıca tahsil ettiyseniz bu bedelin faturaya ayrı satır olarak eklenip eklenmeyeceğini mali müşavirinizle netleştirin.

Trendyol fatura yükleme nasıl yapılır?

Fatura sipariş numarasına değil, sipariş paketine yüklenir. Bir sipariş kısmi iptal ya da bölünme nedeniyle birden fazla pakete ayrıldığında Trendyol aynı sipariş numarası altında yeni paket numarası ve yeni kargo takip numarası oluşturur; her paketin faturası ayrı ayrı yüklenir.

Fatura bağlantısı (link) gönderiyorsanız Trendyol’un dokümanına göre bağlantının 10 yıl boyunca erişilebilir kalması gerekir. Entegratörünüzün bağlantıları ne kadar süre açık tuttuğunu kontrol edin.

1. 1

   Faturayı kesin ve dosyasını alın

   Belgeyi entegratörünüzde ya da portalda kesin, PDF çıktısını indirin. Fatura tarihini ileri bir tarih olarak girmeyin; Trendyol ileri tarihli faturayı kabul etmez.

2. 2

   Doğru paketi bulun

   Satıcı panelinde siparişi açın ve faturayı yükleyeceğiniz paketi seçin. Bölünmüş siparişlerde paket numarasına dikkat edin.

3. 3

   Dosyayı ya da bağlantıyı yükleyin

   Panelin fatura yükleme alanından dosyayı ekleyin. API’de dosya PDF, JPEG ya da PNG olmalı ve 10 MB’ı geçmemelidir; dosya yerine fatura bağlantısı da gönderilebilir.

4. 4

   Sonucu kontrol edin

   Faturanın pakette göründüğünü doğrulayın. Aynı pakete daha önce fatura gönderildiyse Trendyol ikinci gönderimi “önceden gönderilmiş” diye reddeder.

Trendyol fatura yükleme süresi kaç gün?

Yasal süre ile Trendyol’un yükleme kuralını ayırmak gerekir. Yasal taraf nettir: Fatura, teslimden itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir (fatura kesme süresi ve geç kesmenin sonuçları).

Trendyol’un faturanın pakete ne kadar sürede yüklenmesini beklediği ve bunun mağaza performansınıza etkisi ise satıcı sözleşmesi ve panel kurallarıyla belirlenir. Bu süreyi resmî bir Trendyol kaynağında doğrulayamadığımız için rakam vermiyoruz; güncel kuralı satıcı panelinizden ve Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi’nden kontrol edin. Pratik öneri: faturayı kargoya vermeden önce kesip yüklemeyi rutin hâline getirin.

Trendyol’da toplu ve otomatik fatura yükleme

Günde birkaç siparişte elle yükleme idare eder; hacim arttıkça her paketi tek tek açmak hem zaman alır hem de yanlış pakete yükleme riskini büyütür. Toplu ya da otomatik yükleme için Trendyol’un fatura servisini kullanan bir entegrasyon gerekir: fatura kesildiğinde dosya ya da bağlantı ilgili pakete gönderilir.

Otomatik yüklemede iki kontrol önemlidir. Birincisi her siparişe tek fatura kesildiğinden emin olmaktır; aynı siparişe iki belge kesilirse biri iptal ya da iade süreciyle düzeltilmek zorunda kalır. İkincisi yükleme sonucunun izlenmesidir; Trendyol’un reddettiği bir yükleme sessizce kaybolmamalı, nedeniyle birlikte listede görünmelidir.

Yanlış fatura yüklediyseniz ne yapmalısınız?

Önce sorunun yüklemede mi, faturanın kendisinde mi olduğunu ayırın. Doğru fatura yanlış pakete gittiyse yükleme düzeltilir; Trendyol’un API’sinde yanlış beslenmiş fatura bağlantısını silen bir servis vardır ve silindikten sonra doğru bağlantı yeniden gönderilebilir. Panelden yüklenen dosyalar için izlenecek yolu satıcı destek kanalından teyit edin.

Faturanın kendisi yanlışsa (tutar, alıcı ya da belge türü) yüklemeyi değiştirmek yetmez; belge düzeltilmelidir. e-Arşiv faturada bu genellikle iptal ve yeniden kesimdir; e-Fatura’da alıcının reddi ya da GİB’in iptal/itiraz yolu kullanılır, mal iade edildiyse iade faturası gerekir. Ayrıntılar için e-Arşiv iptali ve iade faturası yazılarımıza bakabilirsiniz.

Trendyol E-Faturam nedir, ne zaman kullanılır?

Trendyol E-Faturam, Trendyol’un e-Fatura ve e-Arşiv hizmetidir; pazaryeri mağazanızdan ayrı bir hesaptır. Bir özel entegratör hesabınız yoksa faturalarınızı bu hesaptan kesebilirsiniz; hangi kanaldan gelirse gelsin siparişlerin faturası aynı hesaptan düzenlenebilir.

TicariHub’a Trendyol E-Faturam bağlarken bilmeniz gereken sınırlar şunlar: bağlantı için portalda TicariHub sunucusunun IP adresine izin verilir; bu bağlantıda yalnız TL fatura kesilir; Trendyol E-Faturam varsayılan entegratörünüzse otomatik fatura kesimi şimdilik kapalıdır, faturaları sipariş ekranından elle ya da toplu (Profesyonel ve üzeri) kesersiniz. e-Arşiv faturayı uygulama içinden iptal edebilirsiniz; e-Fatura iptali bu bağlantıda yoktur.

Trendyol E-Faturam’ı seçmek için Trendyol’da satış yapıyor olmanız şart değildir; başka kanallardan gelen siparişleri de bu hesaptan faturalayabilirsiniz. Karar verirken belge başı maliyeti, dövizli satış ihtiyacınızı ve otomatik kesim isteyip istemediğinizi birlikte düşünün: dövizli satış ya da otomatik kesim istiyorsanız TicariHub’da başka bir entegratörü varsayılan yapmanız gerekir.

En sık yapılan hatalar

Bu hataların hepsi ya kesim öncesi kontrol ya da otomasyonla önlenebilir. Aşağıdaki bölümde TicariHub’ın bu kontrolleri nasıl yaptığını ve sınırlarını anlatıyoruz.

• Kurumsal siparişe VKN’siz, bireysel e-Arşiv kesmek.
• Firmanın vergi numarası var diye mükellef sorgusu yapmadan e-Fatura göndermeye çalışmak ya da tersine kayıtlı mükellefe e-Arşiv kesmek.
• Bölünmüş siparişte faturayı eski paket numarasına yüklemek.
• Satıcı indirimini ya da kuponu hesaba katmadan, müşterinin ödediğinden farklı tutarla fatura kesmek.
• Aynı siparişe iki kez fatura kesmek (çift tık, yeniden deneme).
• Faturayı ileri tarihli düzenlemek; Trendyol bu dosyayı reddeder.

TicariHub’da Trendyol faturası nasıl kesilir?

TicariHub’da Trendyol siparişleri panele düşer; faturayı tek tek, toplu (Profesyonel ve üzeri paketlerde) ya da sizin açtığınız otomatik kesim kuralıyla kesersiniz. Belge sizin bağladığınız entegratör hesabınızdan kesilir; TicariHub entegratör değildir. Alıcının vergi numarası entegratör üzerinden mükellef sorgusuna sokulur: mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv seçilir (Kolaybi ve Turkcell e-Şirket’te bu kararı entegratör verir). Kesilen fatura Trendyol siparişine iletilir.

Otomatik fatura varsayılan olarak kapalıdır; açtığınızda kanal ve asgari tutar seçebilirsiniz. Ödemesi gelmemiş, %0 KDV satırlı, 30 günden eski ya da zaten faturası olan siparişe otomatik kesim yapılmaz. Aynı siparişe ikinci fatura kesilmez, çift tıklama ikinci belge açmaz ve faturanın ETTN’si tekrar denemelerde aynı kalır. Kesilen faturanın numarası, entegratörü ve ETTN’si sipariş detayında görünür.