İnternetten satış yapan her işletme bir noktada e-Arşiv faturayla tanışır. Pazaryerinde bir bireysel müşteriye ürün sattığınızda, kendi sitenizden sipariş aldığınızda ya da e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan küçük bir firmaya mal verdiğinizde düzenlediğiniz belge çoğu zaman e-Arşiv faturadır. Kâğıt faturanın elektronik karşılığı gibi görünse de kendine özgü kuralları vardır ve bu kurallar sipariş sayısı arttıkça önem kazanır.
Bu rehberde e-Arşiv faturanın ne olduğunu, kime kesildiğini, kesmeden önce nelerin kontrol edilmesi gerektiğini, internet satışındaki ek alanları ve hatalı bir belgenin nasıl düzeltileceğini adım adım anlatıyoruz. Mevzuattaki tutar sınırları ve tarihler değişebildiği için rakam vermiyoruz; güncel değerleri GİB duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın.
e-Arşiv fatura nedir, kime kesilir?
e-Arşiv fatura, elektronik ortamda oluşturulan, saklanan ve alıcıya elektronik ya da kâğıt olarak iletilebilen faturadır. e-Fatura’dan farkı alıcıdadır: e-Fatura yalnız e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında, GİB üzerinden alıcının sistemine ulaşacak biçimde düzenlenir. Alıcı bu sisteme kayıtlı değilse, yani bireysel bir müşteri ya da kayıtlı olmayan bir işletmeyse, düzenlenen belge e-Arşiv faturadır.
E-ticaret işletmelerinde bu ayrım günlük işin parçasıdır. Aynı gün içinde hem bireysel müşterilere hem de kurumsal alıcılara satış yapabilirsiniz. Bir siparişe e-Arşiv, diğerine e-Fatura kesmek gerekir. Yanlış tipte kesilen belge, alıcının belgeyi kayıtlarına alamaması ya da düzeltme için ek işlem anlamına gelir. Konunun ayrıntılı karşılaştırması için e-Fatura ve e-Arşiv farklarını anlattığımız yazıya da bakabilirsiniz.
Önce alıcıyı sorgulayın: e-Fatura mükellefi mi?
Doğru belge tipini seçmenin tek güvenilir yolu, alıcının vergi numarasını e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesinde sorgulamaktır. Bu sorgu genellikle kullandığınız entegratör üzerinden yapılır: numara listede varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv kesilir. “Şirket unvanı var, demek ki e-Fatura” gibi tahminler yanıltıcıdır; birçok şirket e-Fatura sistemine kayıtlı değildir, bazı şahıs işletmeleri ise kayıtlıdır.
Bireysel müşterilerde vergi numarası yerine T.C. kimlik numarası kullanılır. Pazaryerleri alıcının kimlik bilgisini her zaman eksiksiz vermeyebilir. Kimlik numarası bilinmeyen bireysel alıcıya e-Arşiv fatura uygulamada 11111111111 numarasıyla düzenlenir; kurumsal alıcıda ise vergi numarası olmadan doğru belge kesilemez. TicariHub, vergi numarası olmayan kurumsal siparişte ve geçersiz kimlik numarasında kesimden önce uyarı gösterir; fatura bilgisini siparişten düzeltebilirsiniz.
e-Arşiv kesmenin iki yolu: GİB portalı ve özel entegratör
e-Arşiv fatura iki yoldan kesilebilir. Birincisi GİB’in kendi portalıdır: düşük hacimli işletmeler faturayı tarayıcıdan, elle doldurarak düzenleyebilir. İkincisi özel entegratörlerdir: entegratör, faturayı sizin adınıza oluşturur, imzalar, raporlar ve saklar. Sipariş sayısı arttığında entegratörün asıl değeri, faturanın bir programdan otomatik olarak gönderilebilmesidir.
Pazaryeri ve site siparişlerini otomatik faturalamak istiyorsanız entegratör hesabı gerekir. Entegratörler kontör ya da paket usulü çalışır; kontörü doğrudan entegratörden alırsınız. TicariHub gibi bir sipariş yönetim yazılımı bu hesaba bağlanır ve faturayı siparişin bilgileriyle hazırlayıp entegratöre iletir. Belge yine sizin unvanınızla ve sizin entegratör hesabınızdan kesilir.
1. Adım: Firma ve seri ayarlarını kontrol edin
İlk faturadan önce entegratör panelinizde firma unvanınızın, vergi dairenizin, adresinizin ve fatura serilerinizin doğru tanımlandığından emin olun. e-Arşiv ve e-Fatura için ayrı seriler kullanılır; seri ve numara sırası entegratör tarafından yönetilir. Bir yazılımdan fatura kesecekseniz yazılımın kendi numara üretmeye çalışmadığından, numarayı entegratöre bıraktığından emin olun; aksi hâlde numara çakışması yaşanabilir.
Fatura görünümü de bu aşamada ayarlanır. Logonuz, banka hesaplarınız, iade ve müşteri hizmetleri notunuz faturada yer alabilir. Bu alanlar zorunlu değildir, ama müşterinin iade sürecini kolaylaştırır ve soru trafiğini azaltır.
2. Adım: Alıcı bilgilerini doğru alın
e-Arşiv faturada alıcının adı soyadı ya da unvanı, adresi ve kimlik ya da vergi numarası bulunur. Pazaryeri siparişlerinde bu bilgiler siparişin fatura bilgisi alanından gelir; teslimat adresiyle fatura adresi farklı olabilir. Faturayı teslimat adresine değil, alıcının bildirdiği fatura adresine kesmek gerekir.
Kurumsal alıcılarda vergi dairesi ve vergi numarası eksiksiz olmalıdır. Bazı pazaryerleri kurumsal fatura bilgisini ayrı alanlarda gönderir; sipariş yazılımınızın bu alanları doğru okuduğundan emin olun. İl ve ilçe adlarının yazımı da entegratörün kontrolüne takılabilir; bitişik ya da kısaltılmış yazımlar belgeyi reddettirebilir.
3. Adım: Kalemleri, KDV oranını ve tutarı doğrulayın
Faturadaki tutar, müşterinin ödediği tutarla kuruşu kuruşuna aynı olmalıdır. Pazaryeri siparişlerinde kampanya indirimleri, kupon ve kargo payı farklı alanlarda gelir; bunları faturaya doğru dağıtmak gerekir. Birim fiyatlar ve KDV hesabı yuvarlama yüzünden birkaç kuruş sapabilir; bu küçük farklar ay sonunda mutabakatı zorlaştırır.
Her kalemin KDV oranını ürün kartınızdan kontrol edin. Aynı siparişte farklı KDV oranlı ürünler olabilir. Kargo ücretini ayrı bir kalem olarak yazıp yazmayacağınızı mali müşavirinizle birlikte belirleyin ve bütün kanallarda aynı kuralı uygulayın.
4. Adım: İnternet satışı alanlarını doldurun
İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv fatura “internet satışı” olarak işaretlenir ve faturada ek bilgiler yer alır: satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve ödeme tarihi ile gönderimin tarihi ve taşıyıcı gibi bilgiler. Pazaryeri satışlarında web adresi pazaryerinin adresi olabilir; ödeme aracısı da pazaryeridir.
Bu alanları elle doldurmak yüksek hacimde mümkün değildir. Sipariş yazılımınız bu bilgileri siparişin kendisinden almalı ve entegratöre iletmelidir. Alanlardan biri eksik kalırsa entegratör belgeyi reddedebilir; bu durumda hata mesajını okuyup eksik bilgiyi tamamlamak gerekir.
5. Adım: Faturayı iletin ve pazaryerine yükleyin
Kesilen e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda, genellikle e-postayla iletilir; alıcı isterse kâğıt çıktı da verilebilir. Pazaryerlerinde ise faturanın PDF’i ya da bağlantısı sipariş kaydına yüklenir. Bazı pazaryerleri faturası yüklenmemiş siparişler için satıcıyı uyarır ya da ödeme sürecinde bu bilgiyi ister.
Faturayı her pazaryerine tek tek yüklemek, sipariş sayısı arttıkça en çok zaman alan işlerden biridir. Otomasyonda dikkat edilecek nokta, faturanın yalnız bir kez kesilip bir kez yüklenmesidir. Bağlantı koptuğunda yeniden deneme, ikinci bir belge üretmemelidir.
İptal ve iade: hatalı e-Arşiv fatura nasıl düzeltilir?
Kesilen bir e-Arşiv faturanın iptali süre ve koşullarla sınırlıdır. GİB düzenlemelerinde iptal, belgenin alıcıya teslim edilmesinden itibaren belirli bir süre içinde (GİB’in iptal ve itiraz kılavuzunda 8 gün olarak yer alır) ve belirli koşullarda mümkündür. Malın teslim edildiği bir satışta faturayı iptal etmek yerine iade belgesi düzenlemek gerekir.
Müşteri iadelerinde hangi belgenin düzenleneceği alıcıya göre değişir. Bireysel müşteriye yapılan satışın iadesinde genellikle iade bilgisi faturanın iade bölümüyle ya da gider pusulasıyla belgelenir; e-Fatura mükellefi alıcı ise size iade faturası keser. Kurgu işletmeye göre farklılaşabildiği için iade sürecini mali müşavirinizle birlikte belirleyin.
En sık yapılan hatalar
Birinci hata, alıcıyı sorgulamadan belge tipi seçmektir. İkincisi teslimat adresine fatura kesmek, üçüncüsü pazaryerinin ödediği tutarla fatura tutarının kuruş farkıyla ayrışmasıdır. Dördüncüsü aynı siparişe iki fatura kesilmesidir; bu çoğu zaman bağlantı hatası sonrası yapılan elle yeniden denemelerden kaynaklanır.
Beşinci hata, iptal edilmiş ya da iade edilmiş siparişe fatura kesmektir. Sipariş durumlarını faturadan önce kontrol etmek, otomatik faturada iptal ve ödenmemiş siparişleri hariç tutmak bu hatayı önler. Son olarak, entegratörün ret mesajlarını okumadan aynı belgeyi tekrar göndermek sorunu çözmez; önce eksik bilgi tamamlanmalıdır.
e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunur?
Bir e-Arşiv faturada kâğıt faturadaki temel bilgilerin hepsi yer alır: düzenleme tarihi ve saati, seri ve sıra numarası, satıcının unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası, alıcının adı soyadı ya da unvanı, adresi ve kimlik ya da vergi numarası, malın ya da hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve tutarı ile genel toplam. Her elektronik belge ayrıca kendine özgü bir evrensel tekil tanımlama numarası (ETTN) taşır.
ETTN, belgenin elektronik ortamdaki kimliğidir; aynı belgenin ikinci kez oluşturulmasını önlemek için de kullanılır. Bir sipariş için hazırlanan faturanın yeniden denemelerde aynı ETTN ile gönderilmesi, bağlantı kesildiğinde bile ikinci bir belge oluşmamasını sağlar. Bu yüzden faturayı bir yazılımdan kesiyorsanız yazılımın ETTN’yi nasıl yönettiğini sormanız yerinde olur.
Pazaryeri siparişlerinde özel durumlar
Pazaryeri siparişleri e-Arşiv tarafında birkaç özel durum çıkarır. Kampanya indiriminin bir kısmını pazaryeri karşılıyorsa müşterinin ödediği tutar ile satıcının hakedişi farklılaşır; faturada hangi tutarın yer alacağını mali müşavirinizle netleştirin. Çok kalemli bir siparişte bir kalem iptal edildiyse fatura yalnız gönderilen kalemler için kesilmelidir.
Bazı müşteriler pazaryerinde kurumsal fatura ister ve vergi bilgilerini ayrı alanlara yazar. Bu durumda alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına yeniden bakmak gerekir: kurumsal alıcı mükellefse e-Arşiv yerine e-Fatura kesilir. Ayrıca bir siparişin faturası kesilmeden önce sipariş durumunun güncel olduğundan, siparişin iptal edilmediğinden emin olun.
Faturayı ne zaman kesmelisiniz?
Vergi Usul Kanunu’nun genel kuralına göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yedi gün içinde düzenlenir. E-ticarette pratik olan, faturayı sipariş kargoya verilmeden önce ya da kargoya verilirken kesmektir; böylece fatura paketle aynı anda müşteriye ulaşır ve pazaryerine zamanında yüklenir.
Faturayı çok erken kesmek de sorun yaratabilir: sipariş kargoya verilmeden iptal edilirse kesilmiş faturanın düzeltilmesi gerekir. Birçok işletme bu yüzden faturayı “kargoya hazırlanıyor” aşamasında keser. Hangi aşamanın sizin için doğru olduğunu iade ve iptal oranlarınıza göre belirleyin; güncel uygulamayı mali müşavirinizle doğrulayın.
TicariHub’da e-Arşiv akışı nasıl işler?
TicariHub’ın e-Fatura ve e-Arşiv modülü kendi entegratör hesabınıza bağlanır: Uyumsoft ya da Kolaybi. Alıcının mükellefiyeti bağlı entegratör üzerinden sorgulanır; mükellefe e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv düzenlenir. Fatura siparişin gerçek ödeme tutarıyla oluşturulur.
Otomatik faturayı açtığınızda hangi kanalların siparişlerinin, hangi tutarın üzerinde faturalanacağını siz seçersiniz; iptal edilmiş ve ödenmemiş siparişler atlanır. Sipariş başına tek fatura kuralı korunur, entegratöre gönderilmiş fatura yeniden gönderilmez. Kesilen faturanın PDF’i ya da bağlantısı Trendyol, Hepsiburada, N11 ve diğer desteklenen pazaryerlerine kendiliğinden iletilir. Ayrıntılar e-Fatura ve e-Arşiv modülü sayfamızda.