e-Fatura ve e-Arşiv faturada fatura numarası 16 karakterden oluşur: önce 3 karakterlik birim kodu (halk arasında “seri”), ardından faturanın düzenlendiği yılı gösteren 4 hane ve en sonda 9 haneli sıra numarası gelir. Örneğin ABC2026000000123 numarası, ABC serisinde 2026 yılında kesilen 123’üncü faturadır. Sıra numarası her yıl 1’den başlar.
Bu yazıda numaranın parçalarını resmî kaynaklarla açıklıyor, numaranın faturada nerede yazdığını, kâğıt faturadaki seri-sıra düzenini ve fatura numarasının ETTN ile sipariş numarasından farkını gösteriyoruz. ETTN’nin ne olduğunu sözlükteki ETTN maddesinde ayrıntılı anlatıyoruz; burada yalnız fatura numarasına odaklanıyoruz.
Fatura numarası kaç haneli olur?
Elektronik belgelerde numara 16 karakterdir. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin “Belge Numarası” bölümü, e-Belgelerde eski usul seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ile 13 haneli sıra numarasından oluşan bir belge numarası kullanılacağını söyler. 13 haneli sıra numarasının ilk 4 karakteri yıl, kalan 9 karakteri müteselsil (sırayla artan) numaradır.
Aşağıdaki tablo, uydurma bir örnek üzerinden numarayı parçalarına ayırır. Kendi faturanızdaki numarayı da aynı şekilde okuyabilirsiniz.
| Parça | Karakter | Örnekte | Ne anlatır |
|---|---|---|---|
| Birim kodu (seri) | 1–3 | ABC | Satıcının belirlediği seri; büyük harf ya da rakam |
| Yıl | 4–7 | 2026 | Faturanın düzenlendiği yıl |
| Müteselsil numara | 8–16 | 000000123 | O seride o yıl kesilen kaçıncı fatura olduğu; baştaki sıfırlar 9 haneyi tamamlar |
| Toplam | 16 | ABC2026000000123 | Satıcının kendi faturaları arasında tek |
Resmî kaynaklar numara biçimi için ne diyor?
Biçimin dayanağı iki belgededir. Birincisi 509 Sıra No.lu Tebliğ’in V.4 bölümüdür: birim kodu serbestçe belirlenir, her birim koduna ait sıra numarası kendi içinde takip edilir, 9 karakterlik müteselsil numara her yılın ilk günü “1”den başlatılır ve mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.
İkincisi GİB’in UBL-TR Fatura kılavuzudur. Faturanın XML’indeki “ID” alanı fatura numarasıdır ve kılavuz bunu üç haneli alfanumerik birim kod ile 13 haneli müteselsil numaranın birleşimi olarak tanımlar; örnek olarak GIB2009000000001 verir. GİB’in e-Fatura paketindeki doğrulama kuralları da numaranın 3 büyük harf ya da rakam, “20” ile başlayan 4 haneli yıl ve 9 rakamdan oluşmasını bekler. Bu kalıba uymayan numaralı belge doğrulamadan geçmez.
Seri (birim kodu) nasıl belirlenir?
Seri, numaranın ilk 3 karakteridir ve mükellef tarafından serbestçe seçilir; çoğu işletme firma adının kısaltmasını kullanır. Tebliğ, GİB’in bazı birim kodlarını yasaklayabileceğini ya da bazı işlemler için belirli kodları zorunlu tutabileceğini de söyler. Seriyi entegratör panelinizde tanımlarsınız; numarayı entegratör ya da kullandığınız yazılım verir.
GİB’in e-Arşiv Teknik Kılavuzu seri konusunda üç kural koyar:
Pazaryerinde ve kendi sitenizde satış yapıyorsanız internet satışı e-Arşiv faturaları için ayrı bir seri tanımlı olmalıdır. Hangi serinin hangi satış için kullanıldığını entegratör panelinizden kontrol edin.
- e-Arşiv faturada, e-Fatura’da kullandığınız birim kodlarından farklı birim kodları kullanılır. Yani aynı seri iki belge türünde ortak kullanılmaz.
- İnternet üzerinden yapılan satışlar için yalnız bu satışlara özgü, diğer satışlardan ayrı birim kod ya da kodlar belirlenir.
- “GIB” birim kodunu yalnız GİB’in portalını kullanan mükellefler kullanabilir; özel entegratör ve entegrasyon kullanıcıları bu kodu kullanamaz.
Sıra numarası her yıl baştan mı başlar?
Evet. Tebliğe göre 9 haneli müteselsil numara her yılın ilk günü itibarıyla 1’den başlar. 2026’nın son faturası ABC2026000004812 olsa bile 2027’nin ilk faturası ABC2027000000001 olur. Numaradaki yıl hanesi de değişir; bu yüzden numara yıldan yıla tekrar etmez.
Sık sorulan “fatura tarihinin yılı ile seri numarasının yılı aynı değil” uyarısı bu kuralla ilgilidir: UBL-TR kılavuzuna göre numaranın 4 haneli yıl kısmı faturanın düzenlendiği yılı gösterir; faturanın tarihi 2027 iken numarada 2026 yazıyorsa (ya da tersi) belge yanlış numaralanmış olur ve bazı fatura programları bu tutarsızlığı uyarıyla durdurur. Yılbaşına yakın günlerde, eski tarihli taslak bir faturayı yeni yılda göndermeye çalışırken ya da yazılımınız numarayı kendisi üretiyorsa bu hata çıkabilir. Numarayı entegratöre bırakmak bu riski azaltır.
Fatura numarası faturada nerede yazar?
e-Fatura ve e-Arşiv PDF’lerinde fatura numarası genellikle sağ üstteki bilgi kutusunda “Fatura No” etiketiyle yazar; aynı kutuda fatura tarihi, senaryo, fatura tipi ve ETTN de bulunur. Şablon satıcıya göre değiştiği için yeri biraz farklı olabilir, ama 16 karakterlik ve yıl içeren biçimi sayesinde kolayca tanınır.
Elektronik belgede numara görünüşten ibaret değildir; faturanın XML’indeki zorunlu bir alandır. 509 Sıra No.lu Tebliğ, e-Fatura ve e-Arşiv faturada bulunması zorunlu bilgileri sayarken ilk sıraya düzenlenme tarihini ve belge numarasını koyar.
Kâğıt (matbu) faturada seri ve sıra numarası
Kâğıt faturada 16 karakterlik biçim yoktur; seri ve sıra numarası kullanılır. Vergi Usul Kanunu’nun 230. maddesi faturada en az bulunması gereken bilgilerin başına faturanın düzenlenme tarihini ve seri-sıra numarasını koyar. 231. madde de faturaların sıra numarası dahilinde teselsül ettirileceğini, yani numaraların sırayla ilerleyeceğini söyler; aynı işletmenin farklı şube ya da bölümleri ayrı fatura kullanıyorsa bunlar şube adıyla ya da özel işaretle seri olarak ayrılır.
2026 itibarıyla e-Arşiv kapsamı genişlediği için kâğıt faturanın kullanım alanı oldukça daraldı. Hâlâ kâğıt fatura kullanmanız gereken bir durum varsa basım ve bildirim kurallarını mali müşavirinizden kontrol edin.
Fatura numarası, ETTN ve sipariş numarası farkı
Satıcıların en sık karıştırdığı üç numara bunlardır. Fatura numarası satıcının kendi serisinde sıralı ve insanların okuyacağı numaradır. ETTN, UBL-TR kılavuzuna göre faturanın evrensel eşsizliğini sağlayan, GUID biçiminde üretilen kimliktir. Sipariş numarası ise pazaryerinin ya da sitenizin verdiği bir takip numarasıdır; vergi belgesi numarası değildir.
| Fatura numarası | ETTN | Sipariş numarası | |
|---|---|---|---|
| Biçim | 16 karakter: seri + yıl + sıra | 36 karakter, 8-4-4-4-12 (GUID) | Kanala göre değişir |
| Kim verir | Satıcının entegratörü ya da yazılımı | Faturayı düzenleyen taraf (yazılımı ya da entegratörü) | Pazaryeri ya da e-ticaret sitesi |
| Tekillik | Satıcının kendi belgeleri arasında | Bütün belgeler arasında | Yalnız o kanalda |
| GİB e-Arşiv sorgusunda | İstenir | İstenmez | İstenmez |
| Faturada yazar mı | Evet, zorunlu alan | Evet | Zorunlu değil; şablona göre not olarak yazılabilir |
Fatura numarası nerelerde işinize yarar?
Fatura numarası yalnız kayıt için değil, resmî işlemlerin çoğunda anahtar olarak kullanılır. Doğru yazılmadığında işlem ilerlemez:
- GİB’in e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranı satıcının VKN/TCKN’si ve ödenecek tutarla birlikte fatura numarasını ister.
- GİB’in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı’nda iptal ya da itiraz talebi açarken faturanın 16 haneli numarası ve ödenecek tutarı girilir.
- İade faturasında asıl satış faturasının numarası ve tarihi yazılır.
- Muhasebe kaydında ve cari mutabakatta faturalar numarayla eşleştirilir; farklı satıcıların numaraları çakışabileceği için ETTN ile birlikte tutmak daha güvenlidir.
Fatura numarasından fatura bulunur mu?
“Fatura numarasından fatura bulunur mu?” sık sorulan bir sorudur. Kısa cevap: yalnız numarayla, herkese açık bir ekrandan faturanın tamamına ulaşılamaz. GİB’in e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranı fatura numarasının yanı sıra satıcının VKN/TCKN’sini, ödenecek tutarı ve güvenlik kodunu ister; bu dört bilgi tutarsa belgenin e-Arşiv sisteminde kayıtlı olup olmadığını gösterir.
e-Fatura’da durum farklıdır. Belge alıcının e-Fatura kutusuna düşer; alıcı belgeyi kendi entegratör ekranında ya da GİB’in e-Fatura portalını kullanıyorsa portalın gelen kutusunda bulur. Satıcı da aynı belgeyi kendi entegratör panelinde bulur. Bir pazaryerinden alışveriş yaptıysanız faturaya çoğu zaman sipariş detayından ya da size gelen e-postadan ulaşırsınız; bulamazsanız satıcıdan isteyin.
Kendi kestiğiniz faturaları ararken numaranın tamamını, baştaki sıfırlarla birlikte yazın. Muhasebe programlarına aktarımda sıfırları silen bir Excel biçimlendirmesi, sonradan yapılan aramaların sonuç vermemesinin sık rastlanan nedenlerinden biridir.
Fatura numarasını elle nasıl kontrol edersiniz?
Elinizdeki numaranın biçim olarak doğru olup olmadığını birkaç saniyede kontrol edebilirsiniz. Bu kontrol numaranın gerçekten kesildiğini kanıtlamaz; yalnız yazım hatasını yakalar.
- 1
Karakterleri sayın
Boşluksuz 16 karakter olmalı. 15 ya da 17 karakterse büyük olasılıkla bir hane eksik ya da fazla yazılmıştır.
- 2
İlk 3 karakteri okuyun
Büyük harf ya da rakam olmalı. Küçük harf, Türkçe karakter ya da tire varsa numara yanlış kopyalanmıştır.
- 3
Yıl hanesine bakın
4–7. karakterler faturanın tarihindeki yılla aynı olmalı ve “20” ile başlamalı.
- 4
Son 9 haneyi kontrol edin
Yalnız rakam olmalı. Baştaki sıfırları silmeyin; 000000123 ile 123 aynı numara sayılmaz.
- 5
Belgenin varlığını ayrıca doğrulayın
e-Arşiv için GİB’in sorgulama ekranını, e-Fatura için entegratör panelini kullanın. Biçim kontrolü için hazırladığımız ETTN ve fatura no kontrol aracını da kullanabilirsiniz.
Sık yapılan numara hataları
Numara hatalarının çoğu, numaranın iki farklı yerde üretilmesinden çıkar. Aynı seriyi hem entegratör portalında elle kesilen faturalarda hem de bir yazılımın otomatik kestiği faturalarda kullanıyorsanız iki taraf birbirinin numarasını bilmeyebilir; sonuç ya çakışan ya da atlanan numaradır.
Diğer sık hatalar: e-Arşiv ve e-Fatura için aynı seriyi kullanmak, internet satışlarını diğer satışlarla aynı seriden kesmek, yılbaşında numarayı elle sıfırlamaya çalışmak ve baştaki sıfırları silerek numarayı muhasebe programına eksik aktarmak. Numaralarınızda atlama ya da çift kullanım fark ettiyseniz düzeltme yolunu mali müşavirinizle belirleyin; aynı satışa iki fatura kesildiyse mükerrer fatura yazımızdaki adımlar işinize yarar.
TicariHub’da fatura numarası nasıl oluşur?
TicariHub faturayı kendi entegratör hesabınızdan keser ve resmî GİB biçimini (16 karakter: 3 seri + 4 yıl + 9 sıra) kullanır. Numarayı entegratörün verdiği bağlantılarda, resmî numara entegratörden gelene kadar yer tutucu bir numara görünür; Fatura Kes önizlemesinde seri e-Fatura için TEF, e-Arşiv için TEA, kâğıt için THB olarak gösterilir. Uyumsoft, Kolaysoft ve İzibiz bağlantılarında seri sayacının bir kopyası TicariHub’da tutulur.
Kesilen faturanın numarası ve ETTN’si sipariş detayında görünür; ETTN tek tıkla kopyalanabilir. Entegratörünüzü bağlamadan önce hangi serinin hangi satış için kullanılacağını entegratör panelinizde netleştirmenizi öneririz.