Günde birkaç fatura kesiyor ve faturayı elle yazmaktan şikâyetçi değilseniz GİB’in ücretsiz e-Arşiv Portal’ı yeterlidir. Pazaryerinden ya da sitenizden her gün çok sipariş alıyor, faturanın siparişten oluşmasını istiyorsanız özel entegratör gerekir. Portalda işlemler portalın kendi ekranlarından yapılır; faturayı kendi yazılımınızdan kesmek için tebliğ özel entegratör yöntemini tanımlar.
Aşağıda iki yolu aynı ölçütlerle karşılaştırıyoruz: kimler kullanabilir, başvuru nasıl yapılır, hangi belgeler kesilir, arşiv nasıl tutulur ve pazaryeri hacminde ne olur. Entegratör fiyatı ve firma kıyası yapmıyoruz; fiyatlar sık değişir ve sözleşmeye göre farklılaşır. Kaynak olarak Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin (Sıra No: 509) güncel metnini ve GİB kılavuzlarını kullandık.
Hangi portaldan söz ediyoruz? İki ayrı kullanım var
“GİB portalı” denince iki farklı şey kastedilebilir. Birincisi e-Arşiv Fatura uygulamasına portal yöntemiyle kayıt olmaktır: önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olursunuz, sonra mali mühür ya da e-imzayla ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-arsiv adresinden başvurup earsivportal.efatura.gov.tr’deki portalı kullanırsınız. Bu durumda e-Fatura kayıtlı alıcılara e-Fatura’yı GİB’in e-Fatura Portalı’ndan, diğerlerine e-Arşiv faturayı e-Arşiv Portal’dan kesersiniz.
İkincisi, e-Arşiv uygulamasına hiç dahil olmayan mükelleflerin kullandığı e-Belge düzenleme portalıdır. 2026’da bu mükelleflerin faturaları da tutardan bağımsız olarak e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir (basit usul ve işletme hesabında 1 Ocak 2027’den itibaren). GİB duyurusuna göre bu portala İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle girilir; mali mühür gerekmez ama bu yol sizi e-Fatura kullanıcısı yapmaz. Bu yazıdaki kıyas iki portal kullanımı için de geçerlidir: ikisinde de fatura ekrandan elle düzenlenir.
GİB e-Arşiv Portal’ı kimler kullanabilir, neler kesilir?
GİB’in Mayıs 2026 tarihli e-Arşiv başvuru kılavuzu portal yöntemini “ücretsiz yararlanma yöntemi” olarak tanımlar ve bu yöntemin e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Müstahsil Makbuzu uygulamaları için kullanılabileceğini yazar. e-Gider Pusulası, e-Dekont gibi diğer e-Arşiv belgeleri bu listede yoktur; bunlar portal dışındaki yöntemlerle, pratikte özel entegratör aracılığıyla düzenlenir.
Tebliğ ayrıca Başkanlığa, GİB Portal yöntemiyle düzenlenebilecek belgeleri belgenin türüne, sektöre ve uygulamanın özelliklerine göre belirleme ve sınırlandırma yetkisi verir. Portalda tanımlanmamış bir belge portaldan kesilemez. Kısacası portal temel ihtiyaç için tasarlanmıştır: standart satış faturası kesen, sayısı az olan işletme.
Özel entegratör ne yapar, ne yapmaz?
Özel entegratör, GİB’den izin almış ve izinli olduğu listesi ebelge.gib.gov.tr’de yayımlanan firmadır. Tebliğe göre entegratör, sizin adınıza e-Belge ve e-Belge raporu oluşturma, mali mühürle onaylama, zaman damgası kullanma ve belgeyi alıcıya ve Başkanlığa iletme hizmeti verir. İsterseniz belgeleriniz entegratörün mali mührüyle onaylanabilir. Sistemin yazılım ve donanımı Türkiye sınırları içinde bulunmak zorundadır.
Entegratörün yapmadığı bir şey de var: sorumluluğu üstlenmez. Tebliğ, e-Belgeleri bir entegratör aracılığıyla gönderip almanın muhafaza ve ibraz ödevini ortadan kaldırmadığını açıkça yazar. Fatura içeriğinin doğruluğu, süresinde kesilmesi ve saklanması yine mükellefin sorumluluğundadır.
Karşılaştırma tablosu: portal ve özel entegratör
Tablo, iki yöntemin resmî tanımlarına ve GİB kılavuzlarına dayanır. Entegratör satırlarındaki “sunduğu hizmete göre” ifadesi, her entegratörün aynı servisleri vermediği anlamına gelir; sözleşmeden önce sorun.
| Ölçüt | GİB e-Arşiv Portal | Özel entegratör |
|---|---|---|
| Ücret | Ücretsiz (GİB kılavuzu) | Ücretli; tutar entegratöre ve pakete göre değişir |
| Başvuru | Önce e-Fatura kaydı; ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-arsiv adresinden imza aracıyla | Entegratöre başvurulur; e-Arşiv için GİB’e ayrıca başvuru gerekmez |
| İmza | Kendi mali mühür ya da e-imzanız | Kendi mühür/e-imzanız ya da isterseniz entegratörün mali mührü |
| Fatura kesme | Portal ekranlarından tek tek | Entegratörün kendi panelinden ya da bağlı yazılımlardan; tek tek, toplu ya da kurallı (sunduğu hizmete göre) |
| Yazılım bağlantısı | Portal işlemleri portalın arayüzlerinden yapılır | Entegratörün bağlantı servisi üzerinden sipariş ve muhasebe yazılımları bağlanabilir (sunduğu hizmete göre) |
| e-Arşiv tarafında belge türleri | e-Arşiv Fatura, e-SMM, e-MM | Entegratörün izinli olduğu belgeler; e-Gider Pusulası, e-Dekont gibi belgeler de olabilir |
| Saklama | Sorumluluk sizde; belgeleri kendi ortamınızda saklamanız gerekir | Entegratör saklama hizmeti verebilir; asli sorumluluk yine sizde |
| Pazaryeri hacmi | Her sipariş için elle form; hacim arttıkça zaman ve hata riski büyür | Siparişten fatura oluşturma ve toplu kesim mümkün (bağlı yazılıma göre) |
Maliyeti yalnız ücretle ölçmeyin
Portalın ücretsiz olması onu her durumda ucuz yapmaz. Maliyetin büyük kısmı görünmez: faturayı yazan kişinin zamanı, yanlış kesilen faturanın iptali ve yeniden düzenlenmesi, alıcıya ulaşmayan belge için gelen müşteri mesajları ve dönem sonunda muhasebeciye eksiksiz veri toplama uğraşı. Az sayıda faturada bu kalemler önemsizdir; sipariş sayısı arttıkça ücretin önüne geçer.
Özel entegratörde ise ücretle birlikte neyin dahil olduğuna bakın: gelen fatura kutusu, arşiv erişimi, yazılım bağlantısı ve destek ayrı ayrı ücretlendirilebilir. Karar verirken “ayda kaç belge kesiyorum, her biri ne kadar zaman alıyor, hata olduğunda düzeltmesi ne kadar sürüyor?” sorularını birlikte hesaplamak, iki yolu aynı terazide tartmanızı sağlar.
Gelen e-Faturalar ve ticari fatura yanıtı
Fatura yalnız kesilmez, gelir de. e-Fatura kullanıcısıysanız tedarikçilerinizin faturaları posta kutunuza düşer. GİB’in entegrasyon kılavuzuna göre ticari fatura senaryosunda alıcı faturayı kabul, red ya da iade edebilir ve bu uygulama yanıtını faturayı aldıktan sonra sekiz gün içinde göndermelidir. GİB’in portal kullanıcılarına yönelik dokümanı da portalda yanıt verilmeden arşive kaldırılan ve 8 gün içinde kabul ya da red mesajı gönderilmeyen ticari faturaların kabul edilmiş sayılacağını hatırlatır.
Portalda bu takip elle yapılır; entegratörlerin çoğu gelen kutusunu kendi panelinde ya da bağlı yazılımlarda gösterir. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, gelen faturaları kimin, hangi sıklıkla kontrol edeceğini baştan belirleyin; sekiz günlük süre kaçtıktan sonra itiraz yolu daha zahmetlidir.
Pazaryeri satıcısı için sipariş hacmi neden belirleyici?
İnternetten satılan malın e-Arşiv faturası, düz bir satış faturasından daha fazla alan içerir. Tebliğe göre e-Arşiv uygulamasına dahil olan ve internetten satış yapanların faturasında “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi ile satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderiyi taşıyanın adı ya da unvanı ve VKN/TCKN’si, malın gönderildiği tarih ve bir iade bölümü bulunmak zorundadır. Fatura elektronik ortamda iletilir; malla birlikte de sevk irsaliyesi ya da irsaliye yerine geçen belge bulunur.
Portalda bu alanların her siparişte elle yazılması gerekir. Örnek bir varsayım yapalım: günde 60 sipariş alan bir mağazada fatura başına 3 dakika harcanırsa, yalnız fatura yazmaya günde 180 dakika, yani 3 saat gider. Üstelik her elle girişte alıcı adı, tutar ya da KDV oranı yanlışlığı ihtimali vardır ve yanlış kesilen faturayı düzeltmek, doğru kesmekten daha uzun sürer. Sipariş sayısı onlarla ifade ediliyorsa siparişten fatura oluşturan bir akış zaman ve hata maliyetini birlikte düşürür.
Portal kimin için yeterli?
Portal, belge sayısı az ve süreç basit olduğunda iyi çalışır. Aşağıdaki durumlardan birindeyseniz ücretsiz yolla başlamak mantıklıdır; ileride hacim büyüdüğünde yöntem değiştirmek mümkündür.
- Ayda az sayıda fatura kesen, faturalarını kendi yazan işletme.
- Satışlarının çoğu yüz yüze olan ve internet satışı ara sıra gerçekleşen esnaf.
- Henüz e-Fatura’ya geçme zorunluluğu olmayan ve e-Arşiv uygulamasına dahil olmadığı için İnteraktif Vergi Dairesi şifresiyle portal kullanan küçük mükellef.
- Faturayı başka bir yazılıma aktarma ihtiyacı olmayan, muhasebecisine belgeleri dönem sonunda toplu teslim eden işletme.
Özel entegratör kimin için gerekli?
Ölçüt yalnız sipariş sayısı değildir; faturanın başka bir sisteme bağlı olması gerekip gerekmediği de belirleyicidir. Fatura, stok düşümü, cari hesap ve pazaryeri yüklemesi aynı akışın parçasıysa elle çalışan bir portal bu zincirin ortasında kopukluk yaratır. Şu durumlarda özel entegratör pratikte zorunlu hâle gelir:
- Birden fazla pazaryerinde satış yapan ve her gün düzenli sipariş alan satıcı.
- Faturanın siparişten oluşmasını ve kesilen faturanın pazaryerine yüklenmesini isteyen işletme.
- e-Gider Pusulası ya da e-Dekont gibi e-Arşiv portalında bulunmayan belgelere ihtiyaç duyan firma.
- Faturaları ön muhasebe, stok ve cari hesapla aynı yerde görmek isteyen ekip.
Portaldan özel entegratöre geçiş nasıl olur?
GİB’in e-Fatura başvuru kılavuzu yöntemler arası geçişi tarif eder. GİB Portal’dan özel entegrasyona geçmek isteyen mükellefin anlaştığı özel entegratör, kullanıcıyı kendi sistemine bağlar; kılavuza göre Başkanlığa ayrıca bildirim gerekmez. Tersi yönde, özel entegratör hesabınızı kapattıktan sonra GİB Portal’ınız birkaç saat içinde otomatik açılır. e-Arşiv kılavuzu da yöntemin, koşulları sağlanarak istenildiğinde değiştirilebileceğini yazar.
Pratik öneri: geçişi ay ortasında, yoğun bir kampanya döneminin dışında yapın. Geçiş gününden önce portalda taslak olarak bekleyen faturaları tamamlayın ve geçiş tarihini muhasebecinize bildirin; böylece aynı satış için iki ayrı yerde belge oluşması riskini azaltırsınız.
Entegratör seçerken sorulacak sorular
Bu soruların cevabını yazılı almak, sonradan entegratör değiştirme ihtiyacını azaltır.
- GİB’in ebelge.gib.gov.tr’deki izinli özel entegratör listesinde yer alıyor mu ve hangi belgeler için izinli?
- Sipariş ya da muhasebe yazılımınızın bağlanabileceği bir servis (API) sunuyor mu?
- Gelen e-Faturalarınıza ve geçmiş belgelerinize erişim, dışa aktarma ve arşiv sorgusu nasıl?
- e-Arşiv iptali ve e-Fatura kabul/ret işlemleri hangi ekrandan yapılıyor?
- Belgeler sizin mali mührünüzle mi, entegratörün mali mührüyle mi onaylanacak?
- Bir sorun yaşadığınızda destek ekibine hangi kanallardan, ne kadar sürede ulaşıyorsunuz?
TicariHub bu tabloda nerede durur?
Açık olalım: TicariHub bir GİB özel entegratörü değildir ve GİB Portal hesabına bağlanmaz. Faturalar sizin kendi entegratör hesabınızdan kesilir; bu yüzden TicariHub ile fatura kesmek için Kolaybi, Uyumsoft, İzibiz, Kolaysoft, NES Bilgi, Digital Planet (Sovos), Turkcell e-Şirket, Trendyol E-Faturam ya da Hepsiburada e-Faturam hesaplarından birine ihtiyacınız vardır.
Hesabı bağladıktan sonra pazaryeri ve site siparişleriniz tek panelde toplanır, fatura siparişten kesilir ve aynı siparişe ikinci fatura kesilmez. Çoğu entegratörde alıcı VKN/TCKN ile sorgulanıp e-Fatura ya da e-Arşiv seçilir; faturayı kabul eden pazaryerlerinde kesilen fatura siparişe yüklenir. Otomatik fatura varsayılan olarak kapalıdır; açarsanız kanal ve asgari tutar filtresi seçersiniz.