e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? 2026’da Mali Mühür, Yöntem ve Adımlar

e-Fatura başvurusu, Gelir İdaresi’nin ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-fatura adresinden elektronik imza aracıyla yapılır. Şirketler mali mühürle, şahıs işletmeleri nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ya da mali mühürle imzalar. Formda üç yöntemden biri seçilir: GİB Portal, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon. e-Arşiv’e geçmek için önce e-Fatura kaydı gerekir.

Bu yazıda 2026 itibarıyla geçerli başvuru yolunu GİB’in kendi kılavuzlarına ve Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin (Sıra No: 509) güncel metnine göre adım adım anlatıyoruz. Kimlerin e-Fatura’ya geçmek zorunda olduğunu ise e-Fatura zorunluluğu yazımızda ayrıca ele aldık; burada konu “nasıl başvurulur?” sorusu. Son kontrol: 5 Kasım 2026.

Başvurmadan önce: hangi yöntemi seçeceksiniz?

509 Sıra No.lu Tebliğ e-Belge uygulamalarından yararlanmanın üç yolunu sayar. GİB Portal yöntemi, Başkanlığın internetten sunduğu ücretsiz portaldır; kendi yazılım altyapısı olmayan kullanıcılar için “temel fonksiyonları” barındıran bir web ekranı olarak tarif edilir. Özel entegratör yönteminde belgeleri, GİB’den izin almış bir firmanın sistemi üzerinden kesip alırsınız. Doğrudan entegrasyon ise kendi bilgi işlem sistemini GİB’e bağlayan, 7/24 çalışan altyapısı olan büyük işletmeler içindir.

Seçim başvuru formunda yapılır ama kalıcı değildir: GİB kılavuzuna göre yöntem, ilgili yöntemin koşulları sağlanarak her zaman değiştirilebilir. Yine de baştan doğru seçmek zaman kazandırır. Günde birkaç fatura kesen bir işletme portalla idare edebilir; pazaryerinden günde onlarca sipariş alan bir satıcı için faturanın yazılımla kesilebilmesi gerekir, bu da özel entegratör demektir. İki yolun ayrıntılı kıyası için GİB e-Arşiv Portal mı, özel entegratör mü yazımıza bakabilirsiniz.

Mali mühür mü e-imza mı? Şahıs ve şirket farkı

Başvuru ve belge imzalama için kullanılan araç mükellef türüne göre değişir. Tebliğ, nitelikli elektronik sertifikanın (NES) yalnızca gerçek kişi mükelleflerce kullanılabileceğini yazar. Bu yüzden limited ve anonim şirketler mali mühür almak zorundadır; şahıs işletmesi sahibi ise kendi e-imzasıyla ya da mali mühürle başvurabilir.

Mali mühür, GİB adına TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM tarafından üretilen elektronik sertifikadır. GİB’in Mayıs 2026 tarihli e-Arşiv başvuru kılavuzuna göre mali mühür başvurusu onlineislemler.kamusm.gov.tr adresinden yapılır; nitelikli elektronik sertifika ise Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun (BTK) listesindeki elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alınır. Başvuru ekranı imza aracını okuyamazsa başvuru tamamlanmaz; bu yüzden önce kartın ve sürücülerin bilgisayarda çalıştığından emin olun.

Şirketin unvanı değişirse eski unvanı taşıyan mali mühür sertifikası geçerliliğini kaybeder; Tebliğ, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni sertifika başvurusu yapılmasını ister.

e-Fatura başvurusu adım adım nasıl yapılır?

Aşağıdaki sıra GİB’in e-Fatura başvuru kılavuzundaki akışı izler. Kılavuz 2017 tarihli olduğu için ekran adresleri sonradan değişmiştir; güncel adresler GİB’in 20.12.2024 tarihli duyurusundaki adreslerdir.

1. 1

   Yöntemi belirleyin

   GİB Portal, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyondan birini seçin. Özel entegratörle çalışacaksanız sözleşmeyi önceden yapın; entegratör, başvurudan sonraki adımlarda sizi yönlendirir.

2. 2

   İmza aracını temin edin

   Şirketseniz mali mühür, şahıs işletmesiyseniz e-imza ya da mali mühür. Başvuru, kart size teslim edilip şifresi elinize geçtikten sonra yapılabilir.

3. 3

   Bilgisayarı hazırlayın

   Kartın sürücülerini kurun ve GİB’in imzalama aracını ebelge.gib.gov.tr ana sayfasından indirin. GİB kılavuzları tek bir güncel Java sürümü ile Chrome ya da Firefox kullanılmasını önerir.

4. 4

   Başvuru formunu doldurun

   ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-fatura adresinde yararlanma yöntemini, VKN ya da TCKN’yi ve şirket sorumlusu bilgilerini girin. Numara kontrol basamağından geçmezse “Kaydet” düğmesi açılmaz.

5. 5

   İmzalayıp gönderin

   Kart giriş penceresinde kartınızı seçip şifreyi girin ve “İmzala”ya basın. GİB işlem başarılı mesajı ve evrak numarası döner; imzalı başvuru formu, formda yazdığınız e-posta adresine gönderilir.

6. 6

   Hesabın açılmasını bekleyin

   Portal yönteminde hesap GİB tarafından açılır; özel entegratör yönteminde hesabınızı entegratör tanımlar. Açılış e-postasından sonra kayıtlı kullanıcılar listesinde görünürsünüz.

Özel entegratörle başvuruda neler değişir?

Özel entegratörle çalışmak isteyen mükellef, e-Fatura başvurusunda yararlanma yöntemi olarak “Özel Entegrasyon”u seçer ve izinli bir entegratörle anlaşır. Tebliğe göre entegratör, anlaştığı mükellefin bilgilerini GİB sistemine yükler ve onay alınca hizmet vermeye başlar; kılavuz, hesabın entegratör tarafından tanımlanana kadar aktif olmayacağını yazar. İzinli entegratörlerin listesi ebelge.gib.gov.tr’de yayımlanır.

Kılavuzda önemli bir güvence de var: belli bir tarihe kadar e-Fatura’ya geçmek zorunda olan bir mükellefin hesabı o tarihe kadar entegratörce açılmazsa, GİB Portal hesabı GİB tarafından açılır. Yani zorunluluk tarihi entegratör seçimindeki gecikme yüzünden kaçmaz; ama portalla fatura kesmeye hazırlıksız yakalanabilirsiniz.

Belge imzalamada da esneklik vardır: özel entegratör kullananların belgeleri kendi mali mühürleri ya da e-imzalarıyla, isterlerse entegratörün mali mührüyle onaylanır. Fiyat ve paket ayrıntısı entegratörden entegratöre değişir; burada yazmıyoruz.

e-Arşiv başvurusu nasıl yapılır?

GİB’in Mayıs 2026 tarihli e-Arşiv başvuru kılavuzu ilk şartı açıkça yazar: e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanmak isteyenlerin önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. Sıra bu yüzden önce e-Fatura, sonra e-Arşiv’dir. Başvuru yolu yine yönteme göre ayrılır.

Özel entegratörle: Başvuruyu izinli bir entegratöre yaparsınız; kılavuza göre bu yöntemde GİB’e ayrıca başvuru gerekmez. Portalla: İmza aracınızla (şirket için mali mühür, şahıs için e-imza ya da mali mühür) ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-arsiv adresinden elektronik başvuru yaparsınız; başvurunun onaylandığı e-postası geldikten sonra earsivportal.efatura.gov.tr adresindeki portala girilir. Doğrudan entegrasyon ise dilekçe, bilgi işlem sistem raporu ve TÜRKAK akreditasyonlu ISO belgeleriyle posta yoluyla yapılır; küçük işletmeler için pratik değildir.

e-Arşiv’e kayıtlı değilseniz faturayı nereden keseceksiniz?

2026’da e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenlediği faturalar da, tebliğdeki istisnalar dışında, tutardan bağımsız olarak e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir; basit usul ve işletme hesabı esasında bu tarih 1 Ocak 2027’dir. Tebliğ, bu faturaların Başkanlığın sunduğu e-Belge düzenleme portalından ya da izinli özel entegratörlerin sistemlerinden kesileceğini söyler. Ayrıntılar e-Arşiv fatura düzenleme sınırı yazımızda.

Bu portal için mali mühür gerekmez: GİB’in 02.03.2021 tarihli duyurusuna göre giriş İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle yapılır. Ancak bu yol sizi e-Fatura kullanıcısı yapmaz; kayıtlı kullanıcılar listesine girmezsiniz ve e-Fatura gönderip almazsınız. e-Fatura’ya geçmeniz gerekiyorsa yukarıdaki başvuruyu ayrıca yapmanız gerekir.

Başvuru ne kadar sürer, hesap ne zaman açılır?

GİB kılavuzu portal yönteminde iki seçenek tarif eder: “Şimdi başlamak istiyorum” seçildiyse hesap hemen açılır; mali mühür teslim bilgisi Kamu SM’den GİB’e henüz iletilmemişse iletildikten bir gün sonra açılır. Özel entegratör yönteminde süre, entegratörün hesabınızı tanımlamasına bağlıdır. Mali mührün size ulaşma süresi için resmî bir gün sayısı yayımlanmış değil; bu yüzden takvimi mühür başvurusundan başlatın.

Hesap açıldıktan sonra da kısa bir geçiş dönemi vardır. Kılavuza göre yeni kaydolan mükellef, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmesini izleyen 7 gün içinde e-Fatura düzenleyip almak zorunda değildir; diğer kullanıcıların da bu sürede size e-Fatura göndermesi zorunlu değildir. 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılarla e-Fatura gönderip almak zorundasınız.

Zorunlu geçişte asıl tarih tebliğde yazar: internetten satış yapan ve brüt satış hasılatı 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde 500 bin TL ve üzerinde olan mükellefler, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başına kadar başvurularını ve fiilî geçiş hazırlıklarını tamamlamak zorundadır. Hasılatı 2026’da bu tutara ulaşan için bu tarih 1 Temmuz 2027’dir.

Hesap açıldıktan sonra ilk kontroller

Bu kontroller ilk hafta yapılırsa sonraki aylarda “fatura bana gelmedi” ya da “yanlış türde kesildi” tartışmaları büyük ölçüde azalır.

• Kayıtlı kullanıcılar listesinde göründüğünüzü kontrol edin; müşterileriniz size e-Fatura’yı bu listeye bakarak gönderir.
• Fatura kesmeden önce alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığına bakın: Tebliğe göre kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan vergi mükellefi ya da bireye e-Arşiv Fatura düzenlenir.
• Fatura numaralarının 16 karakterlik e-Belge biçiminde (3 karakter seri, 4 hane yıl, 9 hane sıra) ilerlediğini kontrol edin.
• Saklama sorumluluğu sizdedir: Tebliğ, düzenlediğiniz e-Belgeleri mali mühür ya da e-imzasıyla birlikte yasal süre boyunca elektronik ortamda saklamanızı ister; hizmet aldığınız firma bu sorumluluğu ortadan kaldırmaz.
• Muhasebecinizi bilgilendirin: gelen e-Faturaların nereye düştüğünü ve kimin kabul ya da ret yanıtı vereceğini baştan kararlaştırın.

Sık yapılan başvuru hataları

Başvurular çoğunlukla teknik ayrıntılarda takılır. GİB kılavuzlarında ve duyurularında en çok vurgulanan noktalar şunlardır:

• Şirket adına kişisel e-imzayla başvurmaya çalışmak: tüzel kişide araç mali mühürdür.
• Bilgisayarda birden fazla Java sürümü bulunması ya da imzalama aracının arka planda kapatılması: imza ekranı açılmaz.
• Yanlış yöntem seçmek: kayıtlı kullanıcılar listesine girmeden önce yöntem başvuru sayfasından güncellenebilir; girdikten sonra yöntemler arası geçiş kurallarına göre değiştirilir.
• e-Fatura kaydı olmadan e-Arşiv başvurusu yapmaya çalışmak: sıra önce e-Fatura’dır.
• Başvuruyu zorunluluk tarihinin son haftasına bırakmak: mühür teslimi ve entegratör tanımı aynı haftaya sıkışır.

Başvurudan sonra: TicariHub’da faturayı siparişten kesmek

TicariHub bir GİB özel entegratörü değildir; faturalar sizin kendi entegratör hesabınızdan kesilir. Başvurunuz tamamlandıktan sonra panelde Kolaybi, Uyumsoft, İzibiz, Kolaysoft, NES Bilgi, Digital Planet (Sovos), Turkcell e-Şirket, Trendyol E-Faturam ya da Hepsiburada e-Faturam hesabınızı bağlarsınız. TicariHub GİB Portal hesabına bağlanmaz; portalla devam edecekseniz faturaları portaldan kesmeye devam edersiniz.

Bağlantıdan sonra alıcının VKN ya da TCKN’si çoğu entegratörde mükellef sorgusuna sokulur; kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv seçilir (Kolaybi ve Turkcell e-Şirket’te bu kararı entegratör verir). Siparişten tek tek fatura kesebilirsiniz; otomatik fatura varsayılan olarak kapalıdır, açarsanız hangi kanalların faturalanacağını siz seçersiniz. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz, kart gerekmez.