e-Arşiv faturayı GİB’in ebelge.gib.gov.tr adresindeki “e-Arşiv Fatura Sorgulama” ekranından sorgularsınız. Ekrana satıcının VKN/TCKN’si, faturadaki fatura numarası, ödenecek tutar (kuruşuyla birlikte) ve güvenlik kodu girilir. Bilgiler tutarsa belgenin GİB’in e-Arşiv sisteminde kayıtlı olduğu görülür. Ekran ETTN istemez ve e-Fatura belgelerini göstermez.
Bu yazı sorgulamanın kendisine odaklanır: ekrana nasıl ulaşılır, hangi bilgi faturanın neresinden alınır, “kayıt bulunamadı” sonucunun nedenleri nelerdir ve e-Fatura’nın doğruluğu nasıl kontrol edilir. ETTN’nin ne olduğunu sözlükteki ETTN maddesinde anlatıyoruz.
e-Arşiv fatura sorgulaması kimin işine yarar?
Sorguyu en çok üç grup kullanır. Bireysel alıcılar, internetten aldıkları bir ürünün faturasının gerçekten düzenlenip düzenlenmediğini görmek ister; özellikle garanti ve iade süreçlerinde belgenin geçerli olduğundan emin olmak önemlidir. Şirketler ve şahıs işletmeleri, e-Fatura kullanıcısı olmadıkları için kendilerine e-Arşiv olarak kesilen alış faturalarını kayda almadan önce kontrol eder.
Mali müşavirler ve muhasebe çalışanları da şüpheli görünen ya da tutarı tutmayan bir belgeyi deftere işlemeden önce bu ekrana bakar. Satıcı tarafında ise sorgu, müşteriden gelen “faturam geçerli mi” sorusuna hızlı cevap vermenin yoludur.
GİB e-Arşiv fatura sorgulama ekranına nasıl ulaşılır?
Ekran GİB’in e-Belge sitesindedir: ebelge.gib.gov.tr ana sayfasında “e-Arşiv” menüsünün altındaki “e-Arşiv Fatura Sorgulama” bağlantısına tıklayın. Sayfanın alt kısmındaki “Faydalı Bağlantılar” bölümünde de aynı bağlantı bulunur. Giriş, şifre ya da e-Devlet hesabı gerekmez; herkes kullanabilir.
Ekranın üstünde “e-Arşiv Sisteminde Kayıtlı Faturalar İçin Geçerlidir” notu yer alır. Bu not önemlidir: sorgu yalnız e-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenmiş ve GİB’e ulaşmış belgeleri bulur.
e-Arşiv fatura sorgulama nasıl yapılır? Adım adım
Sorgulama birkaç dakika sürer. Faturanızın PDF’ini ya da kâğıt çıktısını önünüze alın ve şu sırayı izleyin:
- 1
Satıcının VKN/TCKN’sini yazın
Faturayı düzenleyen firmanın 10 haneli vergi numarasını ya da şahıs işletmesiyse 11 haneli T.C. kimlik numarasını girin. Kendi kimlik numaranızı değil, satıcınınkini yazın.
- 2
Fatura numarasını yazın
Faturadaki “Fatura No” alanındaki 16 karakterlik numarayı boşluksuz ve baştaki sıfırlarla birlikte girin (ör. ABC2026000000123).
- 3
Ödenecek tutarı yazın
Faturadaki “Ödenecek Tutar” satırını, kuruş haneleri dahil girin. Genel toplam ya da mal hizmet toplamı farklı olabilir.
- 4
Güvenlik kodunu girin
Resimdeki harf ve rakamları aynen yazın. Kod okunmuyorsa resmin üstüne tıklayarak yenisini alın.
- 5
Gönderin ve sonucu okuyun
Bilgiler tutarsa belge sistemde kayıtlı demektir. Sonuç çıkmazsa aşağıdaki hata nedenlerine tek tek bakın.
Hangi bilgi faturanın neresinde yazar?
Sorgudaki dört alanın faturadaki karşılıkları şablona göre biraz değişse de genellikle aşağıdaki yerlerdedir:
| Sorgu alanı | Faturada nerede | Dikkat |
|---|---|---|
| Satıcı VKN/TCKN | Sol üstte satıcı bilgileri bloğu | Alıcının değil satıcının numarası |
| Fatura No | Sağ üstteki bilgi kutusu | 16 karakter; ETTN ile karıştırmayın |
| Ödenecek Tutar | Toplamlar bölümünün son satırı | Kuruş hanelerini eksiksiz yazın |
| Güvenlik Kodu | Faturada değil, sorgu ekranında | Her denemede yenilenebilir |
Ödenecek tutar neden en sık hata kaynağıdır?
GİB’in ekrandaki uyarı maddelerinden biri tam olarak bunu anlatır: faturalarda “ödenecek tutar”, “genel toplam” ya da “toplam tutar” gibi farklı tutar alanları bulunur ve sorguda ödenecek tutarın kuruş haneleriyle birlikte doğru girilmesi gerekir. İndirimli bir pazaryeri siparişinde mal hizmet toplamı, vergiler dahil toplam ve ödenecek tutar birbirinden farklı olabilir.
Kuruşları atlamak da sık yapılan bir hatadır. Fatura 1.249,90 TL ise tutarı yuvarlamadan, kuruşlarıyla yazın. Sonuç çıkmazsa önce tutarı faturadaki “Ödenecek Tutar” satırıyla karakter karakter karşılaştırın.
Örnek: bir faturada mal hizmet toplamı 1.041,58 TL, hesaplanan KDV (%20) 208,32 TL, vergiler dahil toplam ve ödenecek tutar 1.249,90 TL olsun. Sorguya 1.041,58 ya da yuvarlayarak 1.250 yazarsanız sonuç çıkmaz; doğru değer 1.249,90’dır. Faturada ayrıca bir indirim ya da önceden ödenen tutar düşülmüşse ödenecek tutar vergiler dahil toplamdan da farklı olabilir; her durumda faturadaki “Ödenecek Tutar” satırını esas alın.
“Kayıt bulunamadı” sonucu neden çıkar?
Sorgu sonuç vermiyorsa belge sahte demek değildir. En yaygın nedenler şunlardır:
- Yazım hatası: satıcının numarası, fatura numarası ya da tutar bir hane eksik veya yanlış girilmiştir.
- Fatura numarası yerine ETTN yazılmıştır: fatura numarası alanı 36 karakterlik ETTN’yi almaz; faturadaki 16 karakterlik “Fatura No”yu kullanın.
- Belge henüz raporlanmamıştır: özel entegratörle kesilen e-Arşiv faturanın bilgisi GİB’e ertesi gün içinde ulaşabilir (aşağıda açıklıyoruz).
- Belge e-Arşiv değil e-Fatura’dır: e-Fatura bu ekranda sorgulanmaz.
- Belge elektronik değildir: kâğıt (matbu) fatura, yazar kasa fişi ya da proforma bu sistemde yer almaz.
- Belge e-Arşiv kapsamında düzenlenmemiştir: GİB, sorgulamadan önce faturanın e-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmanızı ister; yetkili mükellefler e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi’nde duyurulur.
- Belge iptal edilmiş olabilir: iptal edilen bir e-Arşiv faturanın bu ekranda nasıl görüneceği GİB sayfasında açıklanmaz; şüpheniz varsa satıcıdan belgenin güncel durumunu isteyin.
Yeni kesilen fatura sorguda ne zaman görünür?
GİB’in e-Arşiv Teknik Kılavuzu’na göre e-Arşiv uygulamasına portal dışındaki yöntemlerle (özel entegratör ya da kendi entegrasyonu) dahil olan mükellefler, düzenledikleri belgelerin raporunu günlük dönemler hâlinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar GİB’e gönderir. GİB’in kendi portalını kullananların ayrıca rapor gönderme yükümlülüğü yoktur.
Pratik sonucu şudur: pazaryerinden aldığınız ve dün akşam kesilmiş bir fatura bugün sorguda çıkmayabilir. Bir gün bekleyip yeniden deneyin. Kılavuz ayrıca e-Arşiv fatura kâğıt çıktı olarak verildiğinde çıktının üzerinde, faturanın elektronik ortamda hangi platformdan indirilebileceği ve hangi tarihten itibaren GİB sistemlerinden sorgulanıp doğrulanabileceği bilgisinin yer alması gerektiğini söyler. Faturanızda bu bilgi varsa o tarihi bekleyin.
Satıcının e-Arşiv’e kayıtlı olup olmadığı nasıl anlaşılır?
ebelge.gib.gov.tr sitesinde “e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi” adlı ayrı bir sorgu bulunur. Bu ekrana satıcının VKN/TCKN’sini ve güvenlik kodunu yazarak firmanın e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olup olmadığını görebilirsiniz.
Satıcı bu listede yoksa faturanın hangi yolla düzenlendiğini satıcıya sorun. Listede olmamak tek başına kesin sonuç vermez: 509 Sıra No’lu Tebliğ, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturalarını da GİB’in e-Belge düzenleme portalı üzerinden e-Arşiv olarak düzenlemesini ister. Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını öğrenmek ise farklı bir listedir; o konuyu e-Fatura mükellefi sorgulama yazımızda anlattık.
e-Arşiv sorgulama çalışmıyorsa ne yapmalı?
Sorgu formu GİB sayfasının içine gömülü bir pencerede açılır. Tarayıcınız ya da bir eklenti bu pencereyi engelliyorsa form hiç görünmez; sayfada tarayıcının bu alanı gösteremediğine dair bir not kalır. Başka bir tarayıcı deneyin ya da eklentileri kapatın.
Form görünüyor ama kabul etmiyorsa güvenlik koduna bakın: kod büyük-küçük harf ve rakam karışık olabilir, okunmuyorsa resmin üstüne tıklayıp yenileyin. Bilgiler doğru, kod doğru ve bir gün beklediğiniz hâlde sonuç çıkmıyorsa satıcıdan faturanın e-Arşiv olarak düzenlenip düzenlenmediğini ve doğru tutarı teyit edin.
Sorgu sonucu neyi kanıtlar, neyi kanıtlamaz?
Olumlu bir sonuç, girdiğiniz satıcı numarası, fatura numarası ve tutarla eşleşen bir belgenin GİB’in e-Arşiv sisteminde kayıtlı olduğunu gösterir. Elinizdeki PDF’in her satırının kayıttaki belgeyle aynı olduğunu tek başına kanıtlamaz; ürün adı, adet ya da alıcı bilgisi gibi ayrıntılar için belgenin aslını satıcıdan isteyebilirsiniz.
Olumsuz sonuç da tek başına sahtecilik anlamına gelmez. Yukarıdaki nedenlerden biri, çoğunlukla da yanlış yazılmış bir tutar ya da henüz raporlanmamış bir belge söz konusudur. Ciddi bir şüpheniz varsa önce satıcıyla, alış faturasıysa mali müşavirinizle konuşun.
Satıcıysanız: müşteriniz faturasını sorgulayamıyorsa
Müşteriden “faturam GİB’de çıkmıyor” mesajı geldiğinde önce faturanın ne zaman kesildiğine bakın; dün ya da bugün kesildiyse raporlama süresi dolmamış olabilir. Ardından müşteriye sorgu için gereken üç bilgiyi açıkça yazın: firmanızın VKN/TCKN’si, 16 karakterlik fatura numarası ve faturadaki ödenecek tutar.
Belge bir gün sonra da görünmüyorsa entegratör panelinizde faturanın durumunu ve GİB’e raporlanıp raporlanmadığını kontrol edin. Fatura entegratörde hiç oluşmamışsa yeniden kesin; oluşmuş ama müşteriye yanlış PDF gitmişse doğru belgeyi gönderin. Belgeyi iptal etmeniz gerekiyorsa sürenin sınırlı olduğuna dikkat edin; ayrıntılar e-Arşiv iptal yazımızda.
Faturadaki karekod ne işe yarar?
509 Sıra No.lu Tebliğ, e-Arşiv faturada bulunması zorunlu bilgiler arasında GİB sistemlerinden sorgulanmasına, doğrulanmasına ve görüntülenmesine imkân veren, bilgi içeriğini GİB’in belirlediği bir karekod ya da barkod sayar. GİB’in Karekod Standardı Kılavuzu bu karekodda yer alacak alanları tanımlar: satıcı ve alıcı VKN/TCKN, senaryo, fatura tipi, tarih, fatura numarası, ETTN, KDV ve ödenecek tutar gibi.
Karekodu bir karekod okuyucuyla okuttuğunuzda bu bilgileri metin olarak görebilirsiniz; bu bilgileri sorgu ekranına yazarken kullanabilirsiniz. Karekodu okutmak tek başına GİB sorgusu yerine geçmez; doğrulama için yine sorgu ekranını kullanın.
e-Fatura nasıl doğrulanır?
e-Fatura için herkese açık bir numara-tutar sorgusu yoktur; doğrulama faturanın XML dosyasıyla yapılır. GİB’in e-Fatura Görüntüleyici kılavuzu bunu açıkça söyler: e-Faturanın geçerli hâli GİB üzerinden başarıyla geçmiş XML’idir; kâğıt çıktı ya da e-postayla gelen görüntü bunun yerine geçmez.
GİB’in ücretsiz e-Fatura Görüntüleyici programında XML’i açtıktan sonra “Doğrula” düğmesi imzanın geçerli olup olmadığını, yani belgenin sonradan değiştirilip değiştirilmediğini kontrol eder. “Sorgula” düğmesi belgenin GİB’den başarıyla geçip geçmediğini ve ticari faturaysa alıcının ret yanıtı verip vermediğini gösterir. Alıcıysanız belge zaten e-Fatura kutunuza düşer; entegratör ekranınızda genellikle fatura numarası ya da ETTN ile arayabilirsiniz.
Elinizdeki belgenin e-Arşiv mi e-Fatura mı olduğunu bilmiyorsanız faturanın bilgi kutusunda, şablonda yer alıyorsa “Senaryo” satırına bakın. GİB’in kurallarına göre e-Arşiv faturada senaryo EARSIVFATURA olarak yazılır; e-Fatura’da ise TEMELFATURA ya da TICARIFATURA gibi bir senaryo görürsünüz. EARSIVFATURA yazıyorsa e-Arşiv sorgu ekranını, diğerlerinde e-Fatura Görüntüleyici’yi kullanın.
TicariHub’da fatura numarası ve ETTN nerede görünür?
TicariHub’dan kestiğiniz bir faturanın numarası, tarihi, entegratörü ve ETTN’si sipariş detayında görünür; ETTN tek tıkla kopyalanır. Müşteriniz “faturam sorguda çıkmıyor” dediğinde fatura numarasını ve ödenecek tutarı buradan alıp ona iletebilirsiniz. Tedarikçilerden gelen faturalarda da ETTN gelen fatura detayında gösterilir. Faturalarınızın genel durumunu izlemek için panelde ayrıca bir fatura sağlık ekranı bulunur.
