Bir müşteri "bana bir fiyat çıkarır mısınız?" dediğinde verdiğiniz yazılı teklifin profesyonel karşılığı proforma faturadır. İsminde "fatura" geçse de proforma resmi bir mali belge değildir: muhasebe kaydı oluşturmaz, KDV beyanı doğurmaz ve tek başına bir satışı belgelemez. Proforma, "bu ürünü/hizmeti şu fiyata, şu koşullarla sağlarım" diyen bağlayıcı bir tekliftir.
Bu yazıda proforma faturanın ne işe yaradığını, resmi faturadan farkını ve doğru bir proformanın nasıl hazırlandığını ele alıyoruz.
Proforma ile Resmi Fatura Arasındaki Fark
Resmi fatura (e-fatura veya e-arşiv), satış gerçekleştikten sonra düzenlenen, mali sonuç doğuran belgedir; gelir kaydı oluşturur, KDV içerir ve yasal saklama yükümlülüğüne tabidir. Proforma ise satıştan önce düzenlenir ve mali bir sonuç doğurmaz — bir nevi "ön fatura" ya da resmi tekliftir.
Pratik ayrım şudur: proforma "eğer alırsanız fiyat budur" der; resmi fatura "aldınız, işte belgesi" der. Müşteri proformayı kabul edip ödemeyi yaptığında, artık gerçek bir satış vardır ve yerine resmi fatura kesilir. Proformayı muhasebeye işlemezsiniz; kesilen resmi faturayı işlersiniz.
Proforma Ne Zaman Kullanılır?
Proforma en çok şu durumlarda işe yarar: kurumsal müşteriye fiyat teklifi sunarken, sipariş öncesi tutarı ve koşulları yazılı olarak onaylatırken, kapora/avans tahsilatı öncesinde ve ihracatta gümrük/akreditif süreçleri için ön belge gerektiğinde.
Ortak nokta, satışın henüz kesinleşmemiş ama koşulların netleştirilmesi gereken bir aşamada olmasıdır. İyi bir proforma, müşteriyle fiyat ve teslim koşullarında sonradan yaşanacak anlaşmazlıkları büyük ölçüde önler; çünkü herkes neyi kabul ettiğini yazılı görür.
İyi Bir Proformada Neler Bulunur?
Eksiksiz bir proforma şunları içerir: satıcı ve alıcı bilgileri, teklif tarihi ve bir geçerlilik süresi (örneğin "bu teklif 7 gün geçerlidir"), kalem kalem ürün/hizmet açıklaması, birim fiyat ve toplam, varsa indirim, tahmini KDV, ödeme koşulları (peşin, vade, kapora) ve teslim/kargo koşulları.
Geçerlilik süresi özellikle önemlidir: maliyetler ve döviz kurları değiştiğinde eski bir teklifle bağlı kalmak istemezsiniz. Döviz bazlı çalışıyorsanız teklifi hangi kur üzerinden hazırladığınızı belirtmek de olası anlaşmazlıkları önler.
Tekliften Faturaya Akış
Sağlıklı bir düzende proforma ve resmi fatura birbirine bağlıdır: müşteri proformayı onaylar, (varsa) kaporayı öder, ürün/hizmet teslim edilir ve yerine resmi fatura kesilir. Bu akışın tek bir sistemde yürütülmesi, teklif edilen ile faturalanan tutarın birbirini tutmasını sağlar ve elle yeniden veri girmenin hatasını ortadan kaldırır.
TicariHub'ın Teklif/Proforma modülü tam da bu akış için tasarlanmıştır: proformayı hazırlar, müşteriye bağlantıyla gönderir, kabul/revizyon/kapora adımlarını takip eder ve onay sonrası aynı kalemlerden resmi faturayı kesmenizi sağlar — teklif ile fatura arasında kopukluk kalmaz.