Bayiye, toptan alıcıya ya da kurumsal müşteriye satış yapan işletmelerde satış süreci genellikle bir belgeyle başlar ve başka bir belgeyle biter. Arada teklif, proforma ve fatura gibi üç farklı belge dolaşır. Bunlar sıklıkla birbirinin yerine kullanılır: müşteri “fatura gönderin” der ama aslında proforma ister, satıcı teklif yerine proforma hazırlar ya da proformayı faturayla karıştırır.
Bu yazıda üç belgenin ne olduğunu, hukuki ve mali niteliklerini, satış sürecinde hangi sırayla kullanılacağını ve pratikte en sık yaşanan sorunları anlatıyoruz. Proformanın içeriği ve kesimi hakkında daha ayrıntılı bilgi için proforma fatura yazımıza da bakabilirsiniz.
Teklif nedir?
Teklif, satıcının alıcıya belirli ürün ya da hizmetler için fiyat ve koşulları bildirdiği belgedir. İçinde kalemler, birim fiyatlar, iskontolar, teslim süresi, ödeme koşulları ve teklifin geçerlilik süresi yer alır. Teklifin amacı alıcının karar vermesini sağlamaktır; alıcı kabul edene kadar satış gerçekleşmiş sayılmaz.
Teklifin bağlayıcılığı içindeki koşullarla belirlenir. Geçerlilik süresi yazmayan bir teklif, fiyatlar değiştiğinde anlaşmazlığa yol açabilir. Bu yüzden her teklifte açık bir geçerlilik tarihi bulunması ve süresi dolan tekliflerin yeniden fiyatlandırılması iyi bir uygulamadır.
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satışın koşullarını fatura biçiminde gösteren bir ön belgedir. Görünüşü faturaya benzer: alıcı ve satıcı bilgileri, kalemler, birim fiyatlar, vergi tutarları ve toplam yer alır. Ancak proforma bir vergi belgesi değildir; mali değeri yoktur, deftere kaydedilmez ve fatura yerine geçmez. Proforma düzenlemek KDV doğurmaz.
Proforma genellikle alıcının satın alma onayı, bütçe süreci ya da ön ödeme için istenir. Kurumsal alıcıların satın alma birimleri, ithalat ve ihracat işlemlerinde bankalar ve bazı kamu süreçleri proforma talep eder. Proformanın amacı, alıcının satışın kesin koşullarını resmî fatura düzenlenmeden önce görmesidir.
Fatura nedir ve neden ayrıdır?
Fatura, satışın gerçekleştiğini gösteren ve vergi mevzuatına göre düzenlenmesi zorunlu olan belgedir. Mal teslimi ya da hizmetin yapılmasıyla birlikte, kanunda belirtilen süre içinde düzenlenir. e-Fatura ya da e-Arşiv olarak elektronik ortamda kesilir ve satıcının ve alıcının kayıtlarına girer.
Faturanın teklif ve proformadan temel farkı mali sonuç doğurmasıdır: KDV hesaplanır, gelir kaydedilir, alıcı için gider ya da maliyet oluşur. Bu yüzden faturanın kesin ve doğru olması, sonradan düzeltmenin iptal ya da iade belgesi gerektirmesi nedeniyle önemlidir.
Üç belgeyi yan yana koyalım
Teklif bir öneridir: “Bu ürünleri bu koşullarla satmaya hazırım.” Proforma bir ön bildirimdir: “Kabul ettiğiniz satışın faturası böyle olacak.” Fatura ise bir kayıttır: “Bu satış gerçekleşti.” Teklif ve proformanın mali değeri yoktur; fatura vergi belgesidir.
Numara serileri de buna göre ayrılmalıdır. Teklif ve proformalar kendi serileriyle numaralanır; fatura numarası ise entegratörünüzün verdiği resmî seridir. Teklif ya da proforma numarasını fatura numarasıyla karıştırmamak, hem müşteriyle yazışmalarda hem de muhasebede karışıklığı önler.
Satış sürecinde doğru sıra
Tipik bir B2B satış şu sırayla ilerler: önce teklif hazırlanır ve alıcıya gönderilir. Alıcı değişiklik isterse teklif revize edilir. Alıcı kabul ettiğinde, gerekiyorsa proforma düzenlenir ve ön ödeme ya da kapora alınır. Mal teslim edildiğinde ya da hizmet yapıldığında fatura kesilir ve tahsilat cari hesaba işlenir.
Her satışta proforma gerekmez. Alıcı proforma istemiyorsa kabul edilen tekliften doğrudan faturaya geçilebilir. Önemli olan, faturanın kabul edilen son teklifin kalemleri ve koşullarıyla tutarlı olmasıdır.
Revizyon ve kısmi kabul
Alıcılar çoğu zaman teklifin bir kısmını kabul eder, bir kısmında değişiklik ister. Her değişiklikte yeni bir PDF hazırlayıp e-postayla göndermek, hangi sürümün geçerli olduğu konusunda karışıklık yaratır. Revizyonları aynı teklifin numaralı sürümleri olarak tutmak (örneğin -R1, -R2) ve eski sürümleri geçmişte saklamak bu karışıklığı önler.
Kısmi kabulde alıcının hangi kalemleri ve hangi miktarları kabul ettiğinin kayıt altına alınması gerekir. Bir sonraki revizyonda yalnız kabul edilen kalemleri taşımak ya da reddedilen kalemleri yeniden fiyatlandırmak, pazarlığı düzenli yürütmeyi sağlar.
Kapora ve ön ödeme
Özel üretim, büyük miktarlı siparişler ya da stok ayırması gereken satışlarda kapora istemek yaygındır. Kapora oranının teklifte açıkça yazılması ve ödemenin teklifle ilişkilendirilmesi, sonradan tahsilat takibini kolaylaştırır.
Alıcının kaporayı teklif sayfasından doğrudan, kartla ödeyebilmesi süreci hızlandırır. Kapora tahsil edildiğinde cari hesaba işlenir; fatura kesildiğinde kalan tutar bu tahsilatla birlikte değerlendirilir. Kaporanın vergi açısından nasıl belgeleneceğini mali müşavirinizle netleştirin.
Geçerlilik süresi ve hatırlatma
Süresi dolan teklifler sessizce geçersiz kalır ve satış fırsatı kaçar. Geçerlilik süresi dolmadan birkaç gün önce alıcıya kısa bir hatırlatma göndermek, kararını erteleyen müşteriyi yeniden harekete geçirebilir. Hatırlatmanın tek ve kibar olması önemlidir; art arda gönderilen mesajlar ters etki yapar.
Süresi dolan tekliflerin ayrı bir durumda görünmesi de satış ekibinin hangi fırsatların takip edilmesi gerektiğini görmesini sağlar.
Sık yapılan hatalar
En sık hata proformanın fatura yerine kullanılmasıdır: proforma ile tahsilat yapılıp fatura kesilmemesi vergi açısından risklidir. İkinci hata, teklifte geçerlilik süresi ve ödeme koşulu yazmamaktır. Üçüncüsü revizyonların ayrı ayrı dosyalarda tutulması ve hangisinin kabul edildiğinin bilinmemesidir.
Dördüncü hata, kabul edilen teklif ile kesilen fatura arasındaki tutarsızlıktır: faturada farklı birim fiyat ya da eksik kalem bulunması müşteri itirazına yol açar. Kabul edilen teklifi doğrudan faturaya çevirmek bu tutarsızlığı önler.
İyi bir teklifte neler bulunmalı?
İyi bir teklif, alıcının başka bir soru sormadan karar verebileceği kadar açık olmalıdır. Kalemlerin adı, açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve iskontosu; KDV’nin dahil mi hariç mi olduğu; teslim süresi ve yeri; ödeme koşulları ve vade; geçerlilik tarihi ve varsa garanti koşulları teklifte yazmalıdır.
Banka hesap bilgilerinin ve firma bilgilerinin teklifte yer alması, alıcının ödeme ve cari kart açma sürecini hızlandırır. Kurumsal alıcılar için kapak sayfası ve firma tanıtımı eklemek profesyonel bir izlenim bırakır.
Teklifi müşteriye nasıl göndermeli?
Geleneksel yöntem teklifi PDF olarak e-postayla göndermektir. Bu yöntem basittir ama teklifin açılıp açılmadığını, hangi sürümün geçerli olduğunu ve alıcının kararını takip etmek zordur. Teklifin müşteriye özel bir bağlantıyla gönderilmesi, alıcının teklifi tarayıcıda görüntüleyip doğrudan kabul etmesini ya da değişiklik istemesini sağlar.
Bağlantıyla gönderilen tekliflerde alıcının yanıtı tarih ve kayıtla birlikte saklanır. Bu kayıt, ileride “hangi fiyatı kabul etmiştik?” sorusunun cevabını tartışmasız hâle getirir. PDF ise arşiv ve yazdırma için yine indirilebilir.
Teklif sonrası takip ve dönüşüm oranı
Gönderilen tekliflerin kaçının satışa dönüştüğünü izlemek, fiyatlandırmanızın ve teklif hazırlama sürecinizin ne kadar etkili olduğunu gösterir. Reddedilen tekliflerin nedenlerini kaydetmek, fiyat mı, teslim süresi mi, ürün mü sorununu anlamanızı sağlar.
Yanıt bekleyen teklifleri bir listede görmek ve geçerlilik süresi yaklaşanları önceliklendirmek, satış ekibinin zamanını doğru kullanmasını sağlar. Kısmi kabul edilen tekliflerde reddedilen kalemler için yeni bir öneri hazırlamak da kaçan satışın bir kısmını geri kazandırabilir.
İhracatta proforma
İhracat işlemlerinde proforma fatura özellikle önemlidir. Yabancı alıcılar ödeme ya da akreditif açmak için, bankalar ise döviz transferi için proforma isteyebilir. Bu tür proformalarda teslim şekli, menşe ülke, ambalaj ve ağırlık bilgileri gibi ek alanlar yer alabilir.
İhracat proformasının içeriğini alıcının ve bankanın istediği biçimde hazırlamak, ödeme sürecinin gecikmemesi için gereklidir. Proforma yine bir vergi belgesi değildir; ihracat gerçekleştiğinde ilgili fatura ve gümrük belgeleri ayrıca düzenlenir.
Teklif ve proforma arşivi
Geçmiş teklifler değerli bir bilgi kaynağıdır. Bir müşteriye daha önce hangi fiyatı verdiğinizi, hangi kalemlerin kabul edildiğini ve hangi koşulların konuşulduğunu bilmek, yeni teklifi tutarlı hazırlamanızı sağlar. Teklifleri dağınık dosyalarda değil, müşteri kartına bağlı tek bir arşivde tutmak bu bilgiye hızla ulaşmayı sağlar.
Arşivde teklifin bütün sürümlerinin ve müşterinin yanıtlarının saklanması, ileride çıkabilecek bir anlaşmazlıkta kanıt niteliği taşır. Proforma ve faturayla ilişkilendirilmiş teklifler, satış sürecinin baştan sona izlenmesini sağlar.
Fiyat değişikliklerinde teklif
Döviz kuru ya da hammadde fiyatı sık değişen sektörlerde teklif verdikten sonra maliyet değişebilir. Bu yüzden geçerlilik süresini kısa tutmak ve teklifte fiyatların hangi koşullarda güncellenebileceğini yazmak önemlidir. Dövizle fiyatlandırılan tekliflerde kurun hangi tarihe göre alınacağı da açıkça belirtilmelidir.
Süresi dolan bir teklifi kabul etmek isteyen müşteriye eski fiyatı uygulayıp uygulamayacağınıza önceden karar verin. Revizyonla güncel fiyatı içeren yeni bir sürüm göndermek, hem müşteriyle ilişkiyi korur hem de zararına satışı önler.
Kısa bir örnek: tekliften faturaya
Bir mobilya üreticisi, bir otel için 40 sandalye ve 10 masa teklif eder. Otel sandalyeleri kabul eder, masalarda farklı bir model ister. Üretici ikinci bir sürüm hazırlar; bu revizyonda yalnız kabul edilen sandalyeler ve yeni masa modeli yer alır. Otel ikinci sürümü kabul eder ve yüzde otuz kapora öder.
Satın alma birimi ödeme onayı için proforma ister; üretici kabul edilen sürümden proforma düzenler. Ürünler teslim edildiğinde fatura kabul edilen teklifin kalemleriyle kesilir ve kapora tahsilatı faturayla birlikte cari hesapta değerlendirilir. Bütün süreç boyunca hangi belgenin hangi aşamada düzenlendiği açıkça izlenebilir.
TicariHub’da teklif, proforma ve fatura akışı
TicariHub’ın Teklif, Proforma ve Müşteri Portalı modülünde teklifler TKF, proformalar PRF serisiyle yıl bazında numaralanır. Teklif müşteriye bir bağlantıyla gönderilir; müşteri kabul eder, revizyon ister ya da reddeder ve kabulü kalem ve miktar bazında verebilir. Revizyonlar -R1, -R2 şeklinde numaralanır; kapora oranı tanımlanan tekliflerde müşteri ödemeyi PayTR ile sizin mağaza hesabınıza yapar; PayTR bağlantısı Ön Muhasebe modülüyle kurulur.
Kabul edilen teklif faturaya çevrilir; fatura e-Fatura ve e-Arşiv modülüyle, kendi entegratör hesabınızdan kesilir. İsterseniz geçerlilik süresi dolmadan 3 gün önce müşteriye tek bir hatırlatma e-postası gider. Satıştan sonra cariye özel portal bağlantısıyla müşteriniz faturalarını ve bakiyesini kendisi görür. Ayrıntılar modül sayfamızda.