Bayilik ya da dropshipping modeliyle satış yapan işletmelerin büyük kısmı ürünlerini kendi deposundan değil, tedarikçinin stoğundan satar. Tedarikçi de elindeki ürünlerin güncel listesini genellikle bir XML linki üzerinden paylaşır. Bu linke her girdiğinizde o anki stok adetlerini ve fiyatları görürsünüz; sorun, bu bilginin pazaryerindeki ilanlarınıza kendiliğinden yansımamasıdır.
Elle güncelleme küçük bir katalogda idare eder, ama ürün sayısı yüzleri geçtiğinde iki tanıdık sorun başlar: tedarikçide biten ürün pazaryerinde satılmaya devam eder (iptal, ceza puanı, düşen mağaza puanı) ya da tedarikçinin zam yaptığı ürün eski fiyattan satılır (zararına satış). Bu yazıda bir tedarikçi XML'inden pazaryerine otomatik stok ve fiyat güncellemesinin nasıl kurulduğunu adım adım anlatıyoruz.
Tedarikçi XML'inde neler bulunur?
Her tedarikçinin XML'i farklı görünse de içerik aşağı yukarı aynıdır: ürün başına bir satır (XML'de bir öğe) ve bu öğenin içinde stok kodu, varsa barkod, ürün adı, stok adedi, bir ya da iki fiyat (çoğunlukla son kullanıcı fiyatı ve bayi fiyatı), KDV oranı, marka, kategori ve görsel linkleri. Bazı beslemelerde varyantlar (beden, renk) ayrı alt öğeler hâlinde gelir.
Farklılık ayrıntıdadır ve hataların çoğu da buradan çıkar. Alan adları tedarikçiye göre değişir (stok_kodu, StokKodu, urun_kodu…); fiyatlar kimi dosyada virgülle (1.249,90), kimisinde noktayla (1249.90) yazılır; son kullanıcı fiyatı genellikle KDV dahildir ama bayi fiyatı çoğu zaman KDV hariçtir; Türkçe karakterler de dosyanın karakter kodlamasına (UTF-8 ya da windows-1254) göre doğru ya da bozuk görünür. Otomasyonun ilk işi bu farklılıkları doğru yorumlamaktır.
1. Adım: XML'i okumak ve alanları tanımak
İyi bir XML entegrasyonu linki indirir (kullanıcı adı ve şifreyle korunan linkler dahil), dosyanın karakter kodlamasını kendisi algılar ve ürün öğesinin hangisi olduğunu bulur. Ardından alanlara bakarak hangisinin stok kodu, hangisinin adet, hangisinin son kullanıcı ya da bayi fiyatı olduğunu önerir. TicariHub'da bu öneriler güven düzeyiyle birlikte gösterilir; siz kontrol edip onaylarsınız.
Bu adımda üç ayarı mutlaka kontrol edin: ondalık ayıracı (virgül mü nokta mı), son kullanıcı ve bayi fiyatlarının KDV dahil olup olmadığı ve KDV alanı boş gelen ürünlerde hangi KDV oranının varsayılacağı. Bu üç ayar yanlışsa sonraki bütün hesaplar yanlış olur.
2. Adım: Ürünleri pazaryeri ilanlarıyla eşleştirmek
XML'deki her ürünün pazaryerindeki hangi ilana karşılık geldiğini bilmek gerekir. En güvenilir anahtar stok kodu ya da barkoddur: XML'deki stok kodu, ilanın satıcı stok kodu alanıyla (ya da barkod barkodla) birebir tutuyorsa eşleşme kendiliğinden önerilir; siz onaylarsınız. Ürün adına göre otomatik eşleştirme yapılmamalıdır; “10 ml” ile “20 ml” ya da iki renk tonu ad benzerliğiyle karışır ve yanlış ilana fiyat yazılır.
Tedarikçinin kodları ilanlarınızdaki kodlarla tam aynı olmayabilir; örneğin ilanlarınızda kodun başına marka kısaltması eklemiş olabilirsiniz. Bu durumda anahtara önek ya da sonek ekleyip çıkaran bir dönüşüm tanımlanır ve eşleşme yine birebir kurulur. Pratik bir öneri: pazaryerinde ilanı elle açarken XML'deki stok kodunu satıcı stok kodu alanına yazarsanız eşleşme ilk okumada kendiliğinden önerilir; siz onaylarsınız.
3. Adım: Pazaryeri başına fiyat kuralı kurmak
Fiyat kuralı dört parçadan oluşur: taban fiyat, kâr oranı, sabit ek tutar ve yuvarlama. Taban olarak tedarikçinin son kullanıcı fiyatını aynen kullanabilir ya da bayi fiyatına KDV ekleyerek kendi fiyatınızı hesaplayabilirsiniz. Kâr oranı yüzde olarak eklenir, sabit ek tutar da kargo ya da ambalaj payı gibi kalemleri karşılar. Yuvarlama fiyatı ,90 ya da ,99'a, tam liraya ya da …9,90'a yukarı tamamlar.
Basit bir örnek: bayi fiyatı 100 TL (KDV hariç) ve örnekteki KDV oranı %20 ise taban 120 TL olur. %35 kâr oranıyla 162 TL'ye, 10 TL sabit ekle 172 TL'ye çıkar; ,90'a yukarı yuvarlama 172,90 TL verir. Pazaryerlerinin komisyonları farklı olduğu için bu kural her pazaryeri için ayrı kurulmalıdır; aynı ürünün Trendyol'daki fiyatı ile N11'deki fiyatının farklı olması normaldir.
Kuralın iki emniyet kemeri vardır. Birincisi kâr tabanıdır: hesaplanan fiyat, KDV dahil bayi maliyetine belirlediğiniz yüzde eklenerek bulunan tabanın altına düşerse gönderilmez, onayınıza bekletilir (ya da tabana çekilir). İkincisi büyük değişim eşiğidir: yeni fiyat mevcut fiyattan belirlediğiniz yüzdeden fazla saparsa (TicariHub'da varsayılan %50) yine onaya bekletilir. Tedarikçinin dosyasındaki tek bir yazım hatası böylece yüzlerce ilana yansımaz.
4. Adım: Stok kurallarını belirlemek
Tedarikçinin adedini olduğu gibi göstermek çoğu zaman doğru değildir; çünkü aynı stok başka bayilere de satılır. Üç kural işinizi kolaylaştırır: güvenlik payı (tedarikçi adedinden birkaç adet düşerek göstermek), en fazla gösterilecek adet (tedarikçide 5.000 adet de olsa ilanda örneğin en çok 50 göstermek) ve eşik altında kapatma (adet belirlediğiniz sayının altına inince ilanı 0'a çekip satışa kapatmak, adet geri gelince otomatik açmak).
XML'den tamamen çıkan ürünler için ayrı bir karar gerekir. Tedarikçi bir ürünü listeden kaldırdıysa ilanın kapanması mantıklıdır; ama dosya bir seferliğine eksik geldiyse kapatmak gereksiz satış kaybıdır. Bu yüzden TicariHub'da “XML'de olmayan ürünü 0'a çek” kuralı isteğe bağlıdır ve ürünün kaç ardışık okumada görünmediği sayıldıktan sonra uygulanır.
5. Adım: Önizleme ile neyin değişeceğini görmek
Hiçbir otomasyonu ilk gün doğrudan canlıya almayın. TicariHub'da etkinleştirmeden önce bir deneme çalıştırması yapılır: hangi ilanın stoğunun ve fiyatının neye dönüşeceği, hangilerinin onaya bekletileceği, hangilerinin kapatılıp açılacağı listede görünür. Deneme hiçbir pazaryerine bir şey göndermez.
Deneme raporu ayarlara bağlıdır: ayarları değiştirdiğinizde ya da deneme 24 saatten eskiyse etkinleştirmeden önce yeniden çalıştırmanız istenir. Böylece canlıya aldığınız kural, gözünüzle gördüğünüz kuralın aynısı olur.
6. Adım: Düzenli gönderim ve doğrulama
Etkinleştirdikten sonra XML belirlediğiniz aralıkla okunur. TicariHub'da aralık 30 dakika ile 24 saat arasında seçilir, varsayılan saatte birdir. Her okumada yalnız değişen stok ve fiyatlar pazaryerine gönderilir; değeri aynı kalan ürün için istek atılmaz. Tedarikçi dosyası hiç değişmediyse (ayarlar ve döviz kuru da değişmediyse) çalıştırma hesaplama yapmadan atlanır.
Gönderimin pazaryeri tarafından kabul edilmesi, değerin ilana uygulandığı anlamına gelmez. Bu yüzden TicariHub iki kontrol yapar: pazaryerinin toplu işlem sonucunu sorgular ve gönderimden yaklaşık 15 dakika sonra (ÇiçekSepeti'nde 20 dakika) ilanları pazaryerinden geri okuyup beklenen değerle karşılaştırır. Tutmayan değer bir kez yeniden denenir; yine tutmazsa ya da pazaryeri değeri kesin olarak reddederse, pazaryerinin verdiği gerekçeyle birlikte başarısız olarak raporlanır.
Ne sıklıkla güncellemeli?
Doğru aralık tedarikçinizin dosyayı ne sıklıkla yenilediğine bağlıdır. Tedarikçi XML'ini günde bir kez güncelliyorsa her yarım saatte okumak bir şey kazandırmaz; saatte bir yenileyen bir tedarikçide ise günlük okuma, gün içinde biten ürünlerin satılmaya devam etmesi demektir. Hızlı dönen ürünlerde kısa, yavaş dönen geniş katalogda daha uzun aralık genellikle dengeli sonuç verir.
Kısa kontrol listesi
Canlıya almadan önce şunları netleştirin: (1) Alan eşlemesinde stok kodu, adet ve fiyat alanları doğru mu, KDV ve ondalık ayarları tutuyor mu? (2) Eşleştirme stok kodu ya da barkodla mı kuruldu, eşleşmeyen ürünler listesine baktınız mı? (3) Her pazaryeri için fiyat kuralı, kâr tabanı ve büyük değişim eşiği tanımlı mı? (4) Güvenlik payı, en fazla adet ve eşik altında kapatma kararlarını verdiniz mi? (5) Deneme raporunu satır satır okudunuz mu?
Bu beş sorunun cevabı evetse otomatik güncelleme işinizi hafifletir; hayırsa önce eksik adımı tamamlayın. XML entegrasyonunda en pahalı hata, hızlı kurulmuş ama kontrol edilmemiş bir kuraldır.