Kargo Entegrasyonu Nedir, Nasıl Yapılır? Siparişten Teslimata E-Ticaret Kargo Süreci

Kargo entegrasyonu, satış kanalınızdan gelen siparişin bilgilerini kargo firmasının sistemine elle kopyalamadan aktaran bağlantıdır. Kurulduğunda gönderi sipariş kaydından açılır, barkodlu etiket basılır, takip numarası siparişe döner ve gönderinin durumu kargo firmasından düzenli olarak sorgulanır. Kurmak için anlaşmalı olduğunuz kargo firmasından API bilgilerini alır, bunları sipariş yönettiğiniz yazılıma girersiniz.

Aşağıda e-ticaret kargo sürecini siparişten iadeye kadar sırayla ele alıyoruz: anlaşmalı kargo ile kendi anlaşmanızın farkı, kurulum, etiket, takip numarası, desi, kapıda ödeme, teslim bilgisi, iade kargosu, sık hatalar ve kargo firması seçerken sorulacak sorular.

Kargo entegrasyonu nedir, ne işe yarar?

Entegrasyon olmadan kargo işi üç ayrı ekranda yürür. Sipariş pazaryerinde ya da sitenizde görünür, gönderi kargo firmasının panelinde açılır, takip numarası da yeniden satış kanalına ya da müşteriye taşınır. Her taşımada bir kopyalama vardır ve her kopyalama yanlış adres, eksik telefon ya da yanlış siparişe yazılmış takip numarası riski taşır.

Entegrasyon bu taşımayı yazılımlar arasındaki bağlantıya (API) devreder. Sipariş yazılımı alıcının adını, teslimat adresini ve telefonunu kargo firmasına gönderir; kargo firması gönderi kaydını açıp bir takip numarası ya da gönderi kodu döndürür. Sonraki aşamada gönderinin hareketleri (şubeye teslim, transfer, dağıtımda, teslim edildi) aynı bağlantı üzerinden geri okunur.

Sık karıştırılan bir nokta var: kargo entegrasyonu kargo anlaşmasının yerine geçmez. Fiyatı, desi baremlerini, teslim alma saatini ve kapıda ödeme koşullarını kargo firmasıyla yaptığınız sözleşme belirler. Entegrasyon yalnız bu anlaşmanın günlük uygulamasını hızlandırır; yazılım değiştirdiğinizde anlaşmanız aynen kalır.

E-ticaret kargo süreci hangi adımlardan oluşur?

Kanal ve kargo firması değişse de süreç aynı yedi adımdan geçer. Entegrasyonun asıl kazancı gönderi açma, etiket ve takip numarası adımlarındadır; geri kalanlar depo düzeninize bağlıdır.

Teslim süresinin yasal bir üst sınırı da vardır. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği’ne göre satıcı, siparişi taahhüt ettiği süre içinde teslim etmek zorundadır ve mal satışlarında bu süre kişiye özel üretilen mallar dışında her hâlükârda 30 günü geçemez. Pazaryerleri ayrıca kendi kargoya veriliş sürelerini uygular; bu süreleri satıcı panelinizden kontrol edin ve ilan ettiğiniz hazırlık süresini depo kapasitenize göre seçin.

Pazaryerinin anlaşmalı kargosu mu, kendi kargo anlaşmanız mı?

Pazaryerinde satarken iki yol vardır. Birincisinde pazaryerinin kargo firmalarıyla yaptığı anlaşmayı kullanırsınız: gönderi kodu ya da etiket pazaryerinden gelir, takip numarası pazaryerinin sisteminde oluşur ve kargo bedelinin size nasıl yansıtılacağını pazaryerinin kuralı belirler. İkincisinde kargo firmasıyla kendiniz sözleşme yaparsınız; gönderiyi siz açar, etiketi siz basar, kargo faturasını firmadan alırsınız.

Kendi sitenizden gelen siparişlerde zaten ikinci yol geçerlidir; site altyapısı size kargo anlaşması getirmez. Bu yüzden çok kanallı satışta çoğu işletme iki yolu birlikte kullanır: pazaryeri siparişleri anlaşmalı kargoyla, site siparişleri kendi anlaşmasıyla çıkar. Depo ekibi için hangi siparişin hangi yoldan gideceği yazılı bir kural olmalıdır; aksi hâlde pazaryeri siparişine kendi anlaşmanızdan da gönderi açılıp kargo bedeli iki kez ödenebilir.

Pazaryerlerinin kargo fiyatları, baremleri ve çalıştıkları kargo firmaları sık değişir; güncel kuralı satıcı panelinizden kontrol edin.

Kargo entegrasyonu nasıl yapılır? Adım adım

Kurulum çoğu zaman teknik bilgi gerektirmez; zor kısım doğru bilgileri kargo firmasından almaktır. Aşağıdaki sıra hemen her kargo firması ve yazılım için geçerlidir.

“Kargo entegrasyonunda hata aldı” gibi mesajların büyük kısmı da bu aşamadan çıkar: yanlış müşteri kodu, süresi dolmuş şifre, test ortamı bilgisiyle canlı sisteme bağlanmaya çalışmak ya da siparişte eksik kalan adres ve telefon alanı. Hata aldığınızda gönderiyi yeniden açmadan önce kargo firmasının panelinde kaydın oluşup oluşmadığına bakın; aksi hâlde aynı siparişe iki gönderi açılabilir.

1. Kargo firmasıyla anlaşın

   Müşteri numaranızı ve sözleşme koşullarınızı netleştirin. Kapıda ödeme ve iade gönderisi kullanacaksanız bunları sözleşmeye yazdırın.

2. API bilgilerini isteyin

   Kurumsal müşteri temsilcinizden ya da firmanın müşteri panelinden API kullanıcı adı, şifre ve müşteri kodunu alın. Bazı firmalar test ve canlı ortam için ayrı bilgi verir.

3. Bilgileri yazılımınıza girin

   Sipariş yönettiğiniz yazılımda kargo hesabını ekleyin ve gönderici adresinizi bir kez tanımlayın.

4. İlk gönderiyi açıp doğrulayın

   Tek bir siparişte gönderi açın ve aynı gönderiyi kargo firmasının kendi panelinde de görün. Adres, telefon ve varsa tahsilat tutarı doğru geçtiyse bağlantı çalışıyordur.

5. Etiketi ve yazıcıyı ayarlayın

   Bir deneme etiketi basıp barkodu okuyucuyla ya da telefonla okutun.

6. Günlük akışa geçin

   Siparişleri toplu seçip gönderileri açın, etiketleri tek seferde basın, paketler kargoya verildikten sonra takibi izleyin.

Kargo etiketinde ne olmalı? 10×15 termal etiket ve barkod

Yaygın kargo etiketi ölçüsü 10×15 cm’dir (100×150 mm) ve termal yazıcıyla basılır. Termal baskı mürekkep ya da toner istemez; rulo etiket kullanıldığı için paketleme masasında A4 kesip yapıştırma işi ortadan kalkar.

Etikette en az gönderici, alıcı (ad, teslimat adresi, telefon), sipariş numarası ve okunabilir bir barkod bulunur. Barkod çoğunlukla takip numarasını taşır; şube ve dağıtım ekibi paketi bununla tanır. İçerik satırları (ürün adı, adet) zorunlu değildir ama paketleme kontrolünü ve iade gelen paketin tanınmasını kolaylaştırır.

Barkodun okunması için yazıcı sürücüsünde kâğıt boyutunu 100×150 mm seçin, ölçeklendirmeyi kapatın ve ilk etiketi okutarak deneyin. Anlaşmalı kargoda etiket pazaryerinin istediği biçimde gelir; örneğin Trendyol’un ortak etiketi termal yazıcı dili ZPL biçimindedir. Yüzlerce etiketi her gün basıyorsanız toplu yazdırma düzenini anlattığımız ayrı rehbere bakın.

Takip numarası kim tarafından, nereye yazılır?

Takip numarası müşteriye ulaşmadıkça “kargom nerede” soruları bitmez. Numaranın satış kanalına hangi yoldan gittiği ise kanala göre değişir. Anlaşmalı kargoda numara pazaryerinin kendi sisteminde oluşur; kendi anlaşmanızla gönderdiğiniz siparişte numaranın kanala ulaşmasını sizin ya da kullandığınız yazılımın sağlaması gerekir.

Aşağıdaki tablo bu akışın TicariHub’da kanal kanal nasıl işlediğini gösterir. Başka bir yazılım kullanıyorsanız aynı soruyu kendi sağlayıcınıza sorun: numara bu kanala kendiliğinden gidiyor mu, yoksa elle mi giriliyor?

Numaranın ne zaman oluştuğu da firmaya göre değişir. Bazı kargo firmaları takip numarasını gönderi açıldığı anda verir; bazılarında numara paket şubede kabul edildikten sonra oluşur ve o ana kadar etikette gönderi kodu ya da sipariş numarası bulunur. İkinci durumda numaranın siparişe sonradan çekilmesi gerekir. Gönderisi açıldığı gün numarası görünmeyen siparişleri ertesi sabah kontrol etmek, müşteriyi numarasız bekleten siparişleri yakalar.

Desi nedir, nasıl hesaplanır?

Desi, paketin kapladığı hacmin ağırlık karşılığıdır. Kargo firmaları büyük ama hafif paketleri yalnız ağırlıkla fiyatlasaydı araçtaki yeri karşılıksız kalırdı; bu yüzden hacim de ölçülür. Yurt içi gönderilerde yaygın formül santimetre cinsinden en × boy × yükseklik çarpımının 3000’e bölünmesidir; kilogram ile desi karşılaştırılır ve büyük olan fiyatlandırılır. Sürat Kargo’nun yayımladığı yöntem bu şekildedir; bölen ve yuvarlama kuralı firmaya ve sözleşmeye göre değişebilir.

Örnek: 40 × 30 × 25 cm bir koli için 40 × 30 × 25 = 30.000 ve 30.000 / 3000 = 10 desi bulunur. Paket 6 kg geliyorsa ücret 10 desi üzerinden, 14 kg geliyorsa 14 kg üzerinden hesaplanır. Aynı ürünü 40 × 30 × 15 cm bir koliye sığdırırsanız 18.000 / 3000 = 6 desiye iner; ambalaj seçimi kargo maliyetinin en kolay düşürülen kalemidir.

Hızlı hesap için desi hesaplama aracını, kavramın ayrıntısı için sözlükteki desi maddesini kullanabilirsiniz. TicariHub desiyi ölçülerden hesaplamaz: desi ürün kartında ve gönderide elle girilen bir alandır, kargo penceresinde boş gelir ve isteğe bağlı doldurulur. Sık gönderdiğiniz ürünlerin desisini bir kez ölçüp ürün kartına yazmak, her gönderide yeniden ölçme işini ortadan kaldırır.

Kargo firmaları faturada genellikle kendi ölçüm ve tartım sonucunu esas alır. Girdiğiniz desi ile şubenin ölçümü farklı çıkıyorsa ürün kartındaki ölçüyü ve kullandığınız koliyi gözden geçirin.

Kapıda ödemeli gönderi nasıl çalışır?

Kapıda ödemede kargo firması paketi teslim ederken bedeli alıcıdan tahsil eder ve anlaşmanızdaki süreye göre size aktarır. Bunun çalışması için tahsil edilecek tutarın gönderi açılırken kargo firmasına doğru iletilmesi gerekir; tutar iletilmezse paket bedel alınmadan teslim edilebilir.

Kapıda ödeme bir kargo sözleşmesi konusudur: hizmet bedeli, tahsilatın nakit mi kartla mı alınacağı ve paranın hesabınıza kaç günde geçeceği firmadan firmaya değişir. Pazaryeri siparişlerinde ödeme çoğunlukla pazaryeri üzerinden alındığı için kapıda ödeme daha çok kendi sitenizden gelen siparişlerin konusudur.

TicariHub’da kapıda ödemeli gönderi yalnız Aras, Yurtiçi, MNG (DHL eCommerce), Sendeo, Kolay Gelsin, Basit Kargo ve Navlungo hesaplarıyla açılır; kapıda ödemeli siparişi bu yedi firmadan biriyle gönderin. Tahsil edilen tutarların kargo firmasından hesabınıza geçtiğini kasa ve banka kayıtlarınızda ayrıca izleyin; kapıda ödemede en sık kayıp, teslim edilmiş ama hesaba aktarılmamış tahsilattır.

Teslim edildi bilgisi neden önemli?

Teslim tarihi yalnız müşteri memnuniyeti için değil, yasal sürelerin başlangıcı için de önemlidir. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği’ne göre mal satışında tüketicinin 14 günlük cayma süresi, malı kendisinin ya da belirlediği üçüncü kişinin teslim aldığı gün başlar. Teslim tarihini bilmeyen satıcı, gelen iade talebinin süresinde olup olmadığını da bilemez.

Teslim bilgisi siparişin durumunu da kapatır. Entegrasyonda açık gönderiler kargo firmasından düzenli sorgulanır; teslim gerçekleştiğinde siparişin durumu güncellenir, uzun süredir hareket görmeyen gönderiler ayrıca incelenebilir.

TicariHub’da açık gönderiler otomatik takip edilir ve “Kargo teslim edildiğinde siparişi Teslim Edildi yap” ayarı varsayılan olarak açıktır. Sipariş durumu yalnız ileri yönde ilerler; teslim edilmiş bir sipariş, kanaldan gelen eski bir durum yüzünden geri düşmez. Uzun süre hareket görmeyen gönderiler için geciken kargo uyarısı isteğe bağlıdır ve varsayılan olarak kapalıdır.

İade kargosu nasıl yönetilir?

İade gönderisinin yolu kanala göre değişir. Pazaryerleri iadeyi çoğunlukla kendi anlaşmalı kargoları ve müşteriye verdikleri iade koduyla yürütür; kodun nasıl alındığı, hangi kargo firmasıyla gönderildiği ve ne kadar geçerli olduğu pazaryerinin kuralıdır. Kendi sitenizden gelen satışlarda ise kargo firmanızdan bir iade gönderi kodu alıp müşteriye vermeniz ya da adres ve firma bilgisini paylaşmanız gerekir.

Masraf kuralı yönetmelikte açıktır: satıcı ön bilgilendirmede iade için bir taşıyıcı belirtmişse ve tüketici ürünü o taşıyıcıyla gönderirse iade masrafından tüketici sorumlu tutulamaz; satıcı taşıyıcı belirtmemişse de tüketiciden iade masrafı istenemez. Belirtilen taşıyıcının tüketicinin bulunduğu yerde şubesi yoksa satıcı, ürünü ek masraf istemeden tüketiciden aldırmakla yükümlüdür (md. 12/5). Bu yüzden mesafeli satış sözleşmenizde iade için hangi kargo firmasının ve hangi kodun kullanılacağını yazmak, maliyeti sizin kontrol ettiğiniz bir anlaşmaya bağlar.

İade paketi depoya ulaştığında kontrol, stok girişi ve iade belgesi sırasıyla yapılır. Bu adımları pazaryeri iade sürecini anlattığımız rehberde ayrıntılı ele aldık.

Kargo maliyeti nasıl izlenir?

Kargo, birçok e-ticaret işletmesinde en büyük gider kalemlerinden biridir ama çoğu zaman ay sonunda gelen tek bir faturaya bakılarak izlenir. Bu yöntemle hangi ürünün, hangi kanalın ya da hangi bölgenin kargoyu pahalılaştırdığı görünmez.

Daha sağlıklı yol, kargo maliyetini sipariş düzeyine indirmektir. Kargo firmasından gönderi bazında döküm isteyin ve her gönderinin desi, kilogram ve ücret bilgisini siparişle eşleştirin. Böylece desisi beklenenden yüksek çıkan ürünleri, kapıda ödeme hizmet bedelinin toplamını ve iade gönderilerinin ne kadar tuttuğunu ayrı ayrı görürsünüz.

Ay sonunda kargo faturasını gönderi listenizle karşılaştırın: sizin açmadığınız ya da iptal ettiğiniz gönderiler faturada var mı, desi farkı çıkan paketler hangileri? Farkları kargo firmasına gönderi numarasıyla bildirmek itirazı somutlaştırır. Pazaryeri anlaşmalı kargoda ise kargo kesintisini pazaryerinin hakediş dökümünden okur, aynı kontrolü orada yaparsınız.

En sık yapılan kargo hataları ve önlemleri

Kargo hatalarının çoğu teknik değil, düzen hatasıdır. Aşağıdaki tablo depo ekibinizle birlikte gözden geçirebileceğiniz bir kontrol listesi olarak da kullanılabilir.

Kargo firması seçerken nelere bakmalı?

Fiyat tek ölçü değildir. Aynı fiyatı veren iki firmadan biri gönderi açma bağlantısı sunmuyorsa depo ekibiniz her gün o firmanın paneline elle veri girer. Teklif alırken ve sözleşme imzalamadan önce şu soruları sorun:

• API ile gönderi açılabiliyor mu, yoksa yalnız takip mi yapılıyor?
• Etiketi kim üretiyor; PDF mi geliyor, termal yazıcı dili (ZPL) mi?
• Takip numarası gönderi açılınca mı, paket şubede kabul edilince mi oluşuyor?
• Desi ve kilogram baremleri, desi bölen değeri ve yuvarlama kuralı nedir?
• Kapıda ödeme var mı; tahsilat tutarı API ile iletilebiliyor mu, para kaç günde hesaba geçiyor?
• Teslim alma saati, şube ağı ve teslim edilemeyen paketin şubede bekleme süresi nedir?
• İade gönderisi için kod verilebiliyor mu, iade ücreti nasıl faturalanıyor?
• Kargo faturası hangi sıklıkla ve gönderi bazında dökümle mi geliyor?

TicariHub’da kargo süreci nasıl işler?

TicariHub’ın Kargo ve Etiket modülünde kendi kargo anlaşmanızı panele bağlarsınız. Kayıtlı kargo firmaları Yurtiçi, Aras, MNG (DHL eCommerce), PTT Kargo, Sürat, Sendeo, Kolay Gelsin, HepsiJet, UPS, DHL Express, FedEx, Basit Kargo, Navlungo, Kargonomi ve Hepsilojistik’tir. PTT Kargo ve Sürat'ta yalnız takip yapılır; bu iki firmada ve Hepsilojistik’te gönderi TicariHub’dan açılmaz. UPS, DHL Express ve FedEx bağlantılarında gümrük bilgisi gerektiren yurt dışı gönderi desteklenmez.

Etiketler Kargo Barkod sayfasında 10×15 cm termal biçimde, CODE128 barkodla toplu yazdırılır; Trendyol (ZPL) ve Hepsiburada siparişlerinde pazaryerinin orijinal anlaşmalı etiketi de indirilebilir. Desi elle girilir, otomatik hesaplanmaz. Takip numarasının kanala iletilmesi yukarıdaki tablodaki kurallara bağlıdır. İlk gönderinizi kargo firmasının kendi panelinden de kontrol etmenizi öneririz.