Sipariş sayısı günde birkaç adetken kargo etiketini kargo firmasının panelinden tek tek hazırlamak sorun değildir. Ama sayı onlara, yüzlere çıktığında her sipariş için alıcı adını ve adresini kopyalamak, etiketi ayrı ayrı yazdırmak ve takip numarasını sonra siparişe geri yazmak, depo ekibinin gününün büyük kısmını alır. Üstelik her elle kopyalama yeni bir hata riskidir.
Bu rehberde pazaryeri ve site siparişlerinin kargo etiketlerini toplu olarak nasıl yazdıracağınızı anlatıyoruz: kendi kargo anlaşmanızla mı çalışacağınıza karar vermekten termal yazıcı ayarına, gönderi oluşturmadan paket kontrolüne ve takip numarasının satış kanalına yazılmasına kadar.
Kargo etiketinde neler bulunur?
Standart bir kargo etiketinde gönderici bilgisi (unvan, adres, telefon), alıcı bilgisi (ad, adres, telefon), sipariş numarası ve tarihi, kargo firmasının adı ve okunabilir bir barkod bulunur. Barkod çoğunlukla kargo takip numarasını taşır; kargo firmasının şubesi ve dağıtım ekibi paketi bu barkodla tanır.
Bazı işletmeler etikete paketin içeriğini de yazar: ürün adları, adetleri ve stok kodları. Bu bilgi hem paketlemede kontrol listesi işlevi görür hem de iade geldiğinde paketin içeriğini anlamayı kolaylaştırır. İçerik satırlarının etiketi kalabalıklaştırmaması için birkaç satırla sınırlanması iyi olur.
Pazaryerinin anlaşmalı kargosu mu, kendi anlaşmanız mı?
Pazaryerlerinin çoğu satıcıya kendi anlaşmalı kargo seçeneğini sunar. Bu durumda gönderi kodu ve etiket pazaryerinden gelir; örneğin Trendyol ortak etiket, Hepsiburada ise ortak barkod verir. Bu etiketler sipariş bazında alınır ve pazaryerinin istediği biçimdedir. Kendi kargo anlaşmanızla çalışıyorsanız gönderiyi siz oluşturur, etiketi siz basarsınız.
Çoğu işletme ikisini birlikte kullanır: pazaryeri siparişlerinde anlaşmalı kargo, kendi sitesinden gelen siparişlerde kendi anlaşması. Toplu etiket sürecini kurarken hangi kanalda hangi yolun kullanıldığını netleştirmek, depo ekibinin karışıklık yaşamasını önler.
Termal yazıcı ve 10×15 etiket hazırlığı
Toplu etiket basımında lazer yazıcı ve A4 kâğıt yerine termal yazıcı kullanmak hem hızlı hem ekonomiktir. En yaygın etiket boyutu 10×15 cm’dir (100×150 mm). Yazıcınızın sürücüsünde kâğıt boyutunu bu ölçüye ayarlamak, kenar boşluklarını sıfırlamak ve ölçeklendirmeyi kapatmak barkodun okunabilir basılması için önemlidir.
İlk gün bir deneme etiketi basın ve barkodu bir okuyucuyla ya da telefonla okutun. Barkod sıkışık ya da bulanık çıkıyorsa yazıcının baskı yoğunluğunu ayarlayın. Bazı pazaryerlerinin ortak etiketleri ZPL biçiminde gelir; bu biçimi doğrudan basabilen bir termal yazıcı işinizi kolaylaştırır.
1. Adım: Gönderileri siparişten oluşturun
Toplu etiketin ön şartı, gönderinin siparişten otomatik oluşturulmasıdır. Kargo hesabınızı sipariş yönetim yazılımınıza bağladığınızda alıcı adı, adresi ve telefonu siparişten alınır ve kargo firmasına iletilir. Gönderici adresinizi bir kez tanımlarsınız; her gönderide yeniden yazmanız gerekmez.
Kapıda ödemeli gönderilerde tahsilat tutarının kargo firmasına doğru iletildiğinden emin olun. Tutarı iletemeyen bir bağlantıda kargo parayı almadan paketi teslim edebilir. Aynı siparişe iki gönderi açılmaması için de yazılımın etkin bir gönderisi olan siparişte yeni gönderiyi engellemesi gerekir.
2. Adım: Siparişleri seçip toplu yazdırın
Gönderiler oluştuktan sonra kargo etiketi ekranında yazdırılacak siparişleri işaretleyip etiketleri tek bir yazdırma işinde basarsınız. İyi bir akışta siparişler kanala, kargo firmasına ya da tarihe göre süzülür; örneğin sabah yalnız dünkü siparişlerin etiketleri basılır.
Toplu yazdırmada sıralama da önemlidir. Etiketlerin sipariş sırasıyla ya da raf sırasıyla basılması, paketleme masasında etiketi doğru pakete yapıştırmayı kolaylaştırır. Basılan etiketlerin işaretlenmesi, aynı etiketin ikinci kez basılıp iki pakete yapıştırılmasını önler.
3. Adım: Paketi barkodla kontrol edin
Etiket basıldıktan sonra paketleme aşamasında en sık yapılan hata yanlış ürünün ya da eksik adedin pakete girmesidir. Bunu önlemenin en etkili yolu ürünleri barkod ya da stok koduyla okutarak paketlemektir. Siparişteki bütün kalemler okutulmadan paket tamamlanmamalıdır.
Depo personelinin bu ekranda muhasebe verisi görmesine gerek yoktur. Sipariş hazırlama, barkod kontrolü ve kargoya verme adımlarını gösteren sade bir ekran, yeni başlayan personelin de hızlıca uyum sağlamasını kolaylaştırır.
Takip numarası ne zaman oluşur?
Kargo firmalarının bir kısmı takip numarasını gönderi oluşturulduğu anda verir; bir kısmında ise takip numarası paket şubede kabul edildikten sonra oluşur. İkinci durumda etikette o ana kadar sipariş numarası ya da kargo firmasının verdiği referans kodu barkod olarak basılabilir.
Takip numarası sonradan oluşan firmalarda numaranın siparişe düzenli olarak çekilmesi gerekir. Sipariş yönetim yazılımı gönderi durumlarını belirli aralıklarla kargo firmasından sorgular ve takip numarası oluştuğunda siparişe işler.
Takip numarasını satış kanalına yazmak
Müşteri kargosunu takip etmek ister ve bunu genellikle siparişi verdiği kanaldan yapar. Bu yüzden takip numarasının satış kanalına, yani pazaryerine ya da sitenize yazılması gerekir. Kendi anlaşmanızla gönderdiğiniz siparişlerde bu iş çoğu zaman elle yapılır ve en kolay unutulan adımdır.
Bazı kanallar takip numarasını kendi kargo akışından alır, bazıları ise satıcının girmesini bekler. Hangi kanalda hangi yolun geçerli olduğunu bilmek, müşteriye yanlış ya da eksik bilgi gitmesini önler. Otomatik bir akışta takip numarası oluştuğu anda desteklenen kanallara kendiliğinden yazılır.
Sık yapılan hatalar ve önlemler
Yazıcı ölçeklendirmesinin açık bırakılması barkodun okunamamasına yol açar. Fatura adresine göre gönderi oluşturmak paketin yanlış adrese gitmesine neden olur; gönderi her zaman teslimat adresine oluşturulmalıdır. Kapıda ödemeli siparişin normal gönderi olarak açılması tahsilatın kaybolmasına yol açar.
İptal edilmiş siparişin etiketinin basılması da sık görülür. Etiket basmadan hemen önce sipariş durumlarının güncellenmesi ve iptal siparişlerin listeden düşmesi bu hatayı önler. Son olarak, ilk gönderilerinizi kargo firmasının kendi panelinden de kontrol etmek, bağlantının doğru çalıştığından emin olmanın en kolay yoludur.
Kapıda ödemeli siparişlerde etiket
Kapıda ödemeli siparişlerde etiketin ve gönderinin ayrı bir özeni vardır. Tahsil edilecek tutar kargo firmasına gönderi oluşturulurken iletilmelidir; aksi hâlde kargo paketi parayı almadan teslim edebilir. Bazı kargo firmalarının bağlantısı tahsilat tutarını taşımaz; bu firmalarla kapıda ödemeli gönderi açmamak gerekir.
Kapıda ödemeli siparişleri listede ayrı süzmek, paketleme ekibinin bu siparişleri doğru kargo firmasıyla göndermesini kolaylaştırır. Tahsil edilen tutarın daha sonra kargo firmasından hesabınıza aktarıldığını da kasa ya da banka kayıtlarınızda izlemelisiniz.
Çok kolili siparişler
Büyük siparişler bazen birden fazla koliyle gönderilir. Bu durumda her koli için ayrı bir etiket gerekir ve koliler aynı siparişe bağlı olmalıdır. Pazaryerlerinin ortak etiket sistemlerinde de çoklu koli çoklu etiket demektir; koli sayısını gönderi oluşturulurken doğru girmek, eksik teslim şikâyetini önler.
Çok kolili gönderilerde kolilerin üzerine “1/3, 2/3” gibi sıra yazmak, alıcının paketin tamamını teslim alıp almadığını kontrol etmesini kolaylaştırır. Paketleme masasında koli sayısını sipariş bilgisiyle karşılaştırmak da iyi bir alışkanlıktır.
İade kargosu ve iade süreçleri
Müşteri iadelerinde kargonun nasıl döneceği kanala göre değişir. Pazaryerleri iade için genellikle kendi iade kodlarını ve anlaşmalı kargolarını kullanır. Kendi sitenizden yapılan satışlarda ise iade için müşteriye bir iade kodu ya da adres bilgisi vermeniz gerekir. İade sürecini önceden tanımlamak, depo ekibinin gelen paketi doğru siparişle eşleştirmesini kolaylaştırır.
İade gelen paketin içeriği kontrol edildikten sonra sağlam ürün stoğa geri eklenir ve iade belgesi düzenlenir. Etiketteki içerik satırları ve sipariş numarası bu kontrolde işinizi kolaylaştırır.
Günlük kargo akışını planlamak
Toplu etiketin asıl faydası, günlük kargo akışının bir rutine bağlanmasıdır. Kargo firmanızın paketi teslim alma saatini bilin ve siparişler için bir kesim saati belirleyin: o saate kadar gelen siparişler aynı gün paketlenir, sonrakiler ertesi güne kalır. Etiketleri sabah ve öğleden sonra iki parti hâlinde basmak, paketleme masasında yığılmayı önler.
Kargo firmasına teslimden önce paket sayısını basılan etiket sayısıyla karşılaştırmak, eksik ya da fazla paketi o anda yakalar. Gün sonunda gönderisi oluşturulmamış sipariş kalmadığını kontrol etmek de pazaryerlerindeki gecikme cezalarının önüne geçer.
Hangi siparişte hangi kargo firması?
Birden fazla kargo anlaşmanız varsa her siparişin hangi firmayla gideceğine karar vermek gerekir. Teslimat bölgesi, paket boyutu, kapıda ödeme ihtiyacı ve müşterinin seçtiği teslimat yöntemi bu kararı etkiler. Kuralları önceden belirlemek, paketleme masasında her sipariş için yeniden düşünme ihtiyacını ortadan kaldırır.
Örneğin kapıda ödemeli siparişleri tahsilat tutarını iletebilen bir firmayla, büyük hacimli paketleri desi fiyatı uygun bir firmayla göndermek gibi basit kurallar bile günlük işi hızlandırır. Kuralları yazılı hâle getirip depo ekibiyle paylaşın; yeni başlayan bir çalışan da aynı kararı verebilsin.
Etiket basımında kontrol edilecek beş nokta
Toplu yazdırmaya başlamadan önce kısa bir kontrol hatadan kurtarır. Birincisi yazıcıda yeterli etiket rulosu olup olmadığıdır; yarıda biten rulo, sıranın karışmasına yol açar. İkincisi yazıcının doğru kâğıt boyutuna ayarlı olmasıdır. Üçüncüsü listede iptal edilmiş sipariş kalmamasıdır.
Dördüncüsü kapıda ödemeli siparişlerin doğru işaretlenmiş olmasıdır. Beşincisi ise daha önce basılmış etiketlerin yeniden basılmamasıdır. Bu beş nokta, özellikle kampanya dönemlerindeki yoğun günlerde paket hatalarının büyük kısmını önler.
TicariHub’da toplu kargo etiketi
TicariHub’ın Kargo ve Etiket modülünde Aras Kargo, Yurtiçi Kargo, MNG Kargo, HepsiJET, Sendeo, Kolay Gelsin, Basit Kargo, Kargonomi, Navlungo, DHL Express ve UPS hesaplarınızla gönderi oluşturulur; FedEx’te gönderi uluslararası öncelikli servis türüyle açılır, PTT Kargo ve Sürat Kargo’da takip yapılır. Kargo Barkod ekranında siparişleri işaretleyip 10×15 etiketleri tek seferde yazdırırsınız. Etiket gönderici ve alıcı bilgisini, sipariş numarasını, içerik satırlarını ve CODE128 barkodu taşır.
Trendyol ortak etiketi ve Hepsiburada ortak barkodu sipariş ekranından alınır; Hepsiburada ortak barkodu yalnız HepsiJET ve Aras anlaşmalı gönderilerde verilir. Gönderi durumları varsayılan olarak 3 saatte bir sorgulanır; takip numarası oluştuğunda siparişe ve mağazası bağlı Shopify, WooCommerce, İkas, Etsy gibi desteklenen kanallara kendiliğinden yazılır. Aynı siparişe ikinci gönderi açılması engellenir. Ayrıntılar Kargo ve Etiket modülü sayfamızda.