E-Fatura & E-Arşiv Programı

İki belge de elektroniktir ve yasal olarak geçerlidir; fark, alıcının kim olduğundadır. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse belge e-fatura olarak, sistemin dışındaki bir alıcıya (çoğunlukla son tüketiciye) kesiliyorsa e-arşiv olarak düzenlenir. Yanlış türü seçmek belgenin karşı tarafa ulaşmamasına ve iptal-yeniden kesim döngüsüne yol açar.

Bu seçimi elle yapmak, özellikle günde yüzlerce siparişte gerçekçi değildir. TicariHub, belge kesilmeden önce alıcının mükellef durumunu sorgular ve belge türünü buna göre belirler. Kayıtlı cari seçtiğinizde sorgu otomatik çalışır ve faturaya yazılacak bilgiler ekranda önceden gösterilir; eksik alan varsa uyarı verilir.

Mevzuattaki eşikler ve zorunluluk tarihleri zaman içinde değişir. Bu sayfada güncel rakam vermek yerine şunu söylemek daha doğru: firmanızın hangi belgeleri kesmekle yükümlü olduğunu GİB'in güncel duyurularından veya mali müşavirinizden teyit edin. Program, hangi yükümlülük altında olursanız olun doğru belgeyi üretecek şekilde çalışır.

E-fatura otomasyonundaki asıl zorluk belgeyi üretmek değil, doğru tutarı bulmaktır. Her pazaryeri sipariş tutarını farklı raporlar. Bazı kanallarda sipariş başlığındaki toplam tutar, satır tutarlarının toplamıyla örtüşmez; indirim bazen satırda, bazen başlıkta gösterilir. Bu farkı görmeden kesilen fatura, ya müşteriyi ya sizi zarara uğratır.

TicariHub her kanal için hangi alanın esas alınacağını ayrı ayrı belirler. Bir kanalda satır tutarları otorite kabul edilir ve başlık toplamı yok sayılır; bir diğerinde satıcı indirimi düşülmüş net satış tutarı matrah olarak alınır; bir başkasında kanalın bildirdiği nihai tutar esas alınıp satırlar buna denkleştirilir. Bu davranışlar gerçek siparişler üzerinde doğrulanarak yerleşmiştir.

Dövizli siparişlerde belge, siparişin kendi para biriminde düzenlenir ve belgeye kur bilgisi de yazılır. Raporlarda ise tutarlar TCMB kuruyla TL'ye çevrilerek toplanır; kuru bulunamayan bir kalem, yanlış rakam üretmemek için toplama hiç katılmaz.

E-fatura akışında en can sıkıcı hata, aynı sipariş için iki belge kesilmesidir. Bu genellikle şöyle olur: belge gönderilir, entegratörden yanıt gecikir, sistem başarısız sayıp yeniden dener ve karşı tarafta iki kayıt oluşur. Sonuç, iptal edilmesi gereken bir belge ve muhasebede düzeltme işidir.

TicariHub bu senaryoyu belgenin tekil numarasını (ETTN) her denemede yeniden üretmeyerek engeller: aynı sipariş için yapılan tekrar denemeler aynı numarayı taşır, dolayısıyla karşı tarafta ikinci bir belge oluşmaz. Entegratör 'bu belge zaten var' yanıtı verdiğinde bu bir hata değil, başarılı kesim olarak yorumlanır.

Gönderim sırasında takılı kalan belgeler için de ayrı bir kurtarma mekanizması vardır. Belirli bir süredir gönderim durumunda bekleyen kayıtlar taranır; belgenin gerçekten oluştuğuna dair kanıt varsa durum düzeltilir, yoksa gönderim yeniden denenir. Ayrıca fatura sağlığı taraması, faturasız kalmış veya durumu tutarsız siparişleri liste halinde önünüze getirir.

Bir belgenin üzerindeki unvan, vergi dairesi ve adres bilgisi yanlışsa belge geçersiz sayılabilir ve iptal edilip yeniden kesilmesi gerekir. Pazaryeri siparişlerinde bu risk yüksektir, çünkü müşteri fatura adresi ile teslimat adresini farklı girebilir ya da kurumsal alıcı bilgisini eksik bırakabilir.

Bu yüzden belge kesilirken bilgi kaynağı belirli bir öncelik sırasıyla seçilir: siparişin kendi fatura bilgisi varsa o kullanılır, yoksa cari karttaki kayıtlı bilgi, o da yoksa teslimat bilgisi esas alınır. Ayrıca geçersiz kimlik numaraları (örneğin tüm hanesi aynı olan sahte TCKN girişleri) reddedilir; belge hatalı kesilmeden önce uyarı alırsınız.

Faturalanan siparişlerdeki kişisel veriler, saklama süresi dolduğunda maskelenir. Maskeleme yalnız faturalanmış veya iptal edilmiş siparişlere uygulanır; faturasız bir sipariş hiçbir zaman maskelenmez, çünkü maskelenirse artık faturalanamaz hale gelir.

Satış her zaman düz gitmez. Müşteri vazgeçer, ürün iade gelir, tutar yanlış hesaplanmış olur. Bu durumlarda ne yapılacağı, belgenin türüne ve zamanına göre değişir: bazı belgeler doğrudan iptal edilebilir, bazıları için iade faturası düzenlemek gerekir.

TicariHub, iptal edilebilen belgeler için uygulama içinden iptal işlemini yürütür ve sonucu takip eder. İade faturası düzenlendiğinde ise etki tersine işler: satış iadesinde müşterinin carisi alacaklanır ve ürün stoğa geri girer; alış iadesinde tedarikçi carisi ve stok ters yönde hareket eder. Böylece iadeden sonra da hesaplar tutar.