Ön muhasebe programı, işletmenin faturalarını, müşteri ve tedarikçi bakiyelerini, kasa ve banka hareketlerini, çek ve senetlerini ve stok akışını düzenli tutmasını sağlar. Piyasada çok sayıda seçenek var ve çoğunun özellik listesi birbirine benziyor. Asıl fark, bu özelliklerin sizin günlük işinizle ne kadar iç içe çalıştığında ortaya çıkar.
Bu yazıda, özellikle internetten satış yapan işletmeler için bir ön muhasebe programı seçerken bakılması gereken on kriteri sıralıyoruz. Her kriterde deneme süresinde neyi kontrol edebileceğinizi de not ettik. Hangi programı seçerseniz seçin, kararı özellik listesine değil, kendi verinizle yaptığınız denemeye dayandırmanızı öneririz.
1. Satış kanallarınızla bağlantı
Pazaryerinde ya da kendi sitenizde satış yapıyorsanız siparişlerin ön muhasebeye elle girilmesi sürdürülebilir değildir. Programın siparişleri doğrudan satış kanallarından alması, alıcıyı cari olarak eşleştirmesi ve faturayı siparişten oluşturması gerekir. Aksi hâlde satış operasyonu bir yerde, muhasebe kaydı başka yerde yürür ve ay sonunda iki kayıt birbirini tutmaz.
Deneme süresinde bir pazaryeri mağazanızı bağlayın ve birkaç siparişin cari kartına, faturasına ve stok hareketine nasıl yansıdığına bakın. Siparişin alıcısı mevcut bir cariyle doğru eşleşiyor mu, yoksa her siparişte yeni bir kart mı açılıyor?
2. Kendi e-fatura entegratörünüzle çalışma
Bazı programlar faturayı kendi altyapıları üzerinden keser ve kontörü kendileri satar. Bazıları ise sizin seçtiğiniz entegratör hesabına bağlanır. İkinci yaklaşımda belge sizin unvanınızla, sizin entegratör hesabınızdan kesilir; programı değiştirseniz bile faturalarınız ve arşiviniz entegratörünüzde kalır.
Programın kullandığınız entegratörü destekleyip desteklemediğini, gelen faturaların da panele gelip gelmediğini ve iade faturası ile e-Arşiv iptali gibi işlemlerin programdan yapılıp yapılamadığını kontrol edin. Bu yetenekler entegratöre göre değişir; dürüst bir program hangi entegratörde neyin yapılabildiğini açıkça yazar.
3. Cari hesap ve ekstre
Cari hesap takibi ön muhasebenin kalbidir. Her müşteri ve tedarikçinin bakiyesi, vadesi ve hareketleri tek ekranda görünmelidir. Müşteriye ekstre göndermek birkaç tıklamadan fazla sürmemeli; ekstre yazdırılabilmeli, dosya olarak indirilebilmeli ya da doğrudan e-postayla gönderilebilmelidir.
Vadeli satış yapıyorsanız risk limiti ve vade günü tanımlayabilmek önemlidir. Toptan ve bayi müşterileriniz için cariye özel bir portal bağlantısı, müşterinin bakiyesini ve faturalarını kendisinin görmesini sağlar ve ekstre için gelen telefonları azaltır.
4. Kasa, banka ve tahsilat eşleştirme
Tahsilat ve ödemelerin hem cariye hem de ilgili kasa ya da banka hesabına tek kayıtla işlenmesi gerekir. İki ayrı yere iki kez giriş yapılan bir sistemde tutarsızlık kaçınılmazdır. Hesaplar arası virman, dekont ekleme ve tahsilat dekontunun yazdırılması günlük işin parçasıdır.
Banka hareketlerini tek tek girmek yerine ekstreden içe aktarabilmek zaman kazandırır; ama içe aktarılan satırların siz onaylamadan kaydedilmemesi önemlidir. Ödeme kuruluşları üzerinden tahsilat alıyorsanız bu işlemlerin cari ya da siparişle eşleştirilmeye önerilmesi, komisyonun gider olarak ayrılması büyük kolaylıktır.
5. Çek ve senet takibi
Çek ve senetle çalışan işletmeler için bu belgelerin yalnız kaydı değil, durumu da izlenmelidir: portföyde mi, tahsile mi verildi, tahsil edildi mi, karşılıksız mı çıktı, ciro mu edildi? Her durum değişikliğinin geçmişte kalması, ileride bir uyuşmazlıkta hangi çekin ne zaman nereye gittiğini göstermenizi sağlar.
Ciro edilen çekin hangi cariye verildiği kaydedilmeli ve bu işlem iki tarafın bakiyesine doğru yansımalıdır. Vadesi yaklaşan çekleri bir listede görmek de nakit akışı planlaması için önemlidir.
6. Döviz desteği
Döviz ile alım satım yapıyorsanız programın dövizli faturayı, dövizli cari hareketini ve kur bilgisini nasıl tuttuğuna bakın. Bakiyeler genellikle Türk lirası üzerinden izlenir; ama dövizli işlemin orijinal tutarı ve kuru da saklanmalıdır ki ekstrede ve mutabakatta görülebilsin.
Yurt dışı pazaryerlerinde satış yapıyorsanız siparişin para biriminin faturaya kadar korunması ve faturada kullanılan kurun kaydedilmesi gerekir. e-Fatura’da döviz kuru bilgisi belgenin zorunlu bir parçasıdır.
7. Stokla bağlantı
Ön muhasebe ile stok ayrı programlarda tutulduğunda satış faturası stoktan düşmez, alış faturası stoğa girmez. Programın satış ve alış belgelerini stok hareketine bağlaması, her hareketin kaynağının görülebilmesi ve sayım farkının ayrı bir hareket olarak kaydedilmesi gerekir.
Birden fazla kanalda satış yapıyorsanız stoğun tek havuzda tutulması ve kanallara bu havuzdan gönderilmesi fazla satışı önler. Deneme süresinde bir satış faturasının ve bir iadenin stok hareket listesine nasıl yansıdığına bakın.
8. Muhasebeciye veri aktarımı
Ön muhasebe programı resmî defter tutmaz; resmî kayıtları mali müşaviriniz kendi programında tutar. Bu yüzden ön muhasebedeki verinin muhasebecinin programına kolayca aktarılabilmesi kritik önemdedir. Satış, alış ve iade listeleri, muhasebe programına içe aktarılabilen fiş dosyaları ve tarih aralığına göre dışa aktarma temel beklentilerdir.
Mali müşavirinize hangi biçimi kullandığını sorun ve programın bu biçimde dosya üretip üretmediğini kontrol edin. İadelerin satış listesine karışmadan ayrı verilmesi, dönem sonundaki düzeltme işini önemli ölçüde azaltır.
9. Veri güvenliği ve kullanıcı rolleri
Finansal verileriniz ve müşteri bilgileriniz programda tutulur. Verinin nerede saklandığını, erişim bilgilerinin şifreli tutulup tutulmadığını, yedekleme yapılıp yapılmadığını ve verinizi istediğinizde dışa aktarıp aktaramayacağınızı sorun. Kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından da programın veri işleme kurgusu önemlidir.
Ekipte birden fazla kişi çalışıyorsa rol bazlı yetkilendirme gerekir: depo personeli muhasebe verisini görmemeli, muhasebeci yalnız ilgili ekranlara erişmelidir. Rollerin ne kadar ayrıntılı tanımlanabildiğine deneme süresinde bakın.
10. Fiyatlandırma modeli: modül mü, paket mi?
Programların bir kısmı her şeyi içeren paketler satar, bir kısmı ise modül modül fiyatlandırır. Paketler birden fazla özelliği kullanacak işletmeler için genellikle daha uygun fiyatlıdır; ama yalnız bir ya da iki özelliğe ihtiyacınız varsa kullanmayacağınız özelliklere ödeme yapmış olursunuz. Modüler yapıda yalnız kullandığınız modül için ödersiniz.
Fiyatı karşılaştırırken gizli maliyetlere de bakın: kontör programdan mı yoksa entegratörden mi alınıyor, kullanıcı başına ek ücret var mı, fiyatlara KDV dahil mi? Aylık ödeme seçeneği ve taahhüt şartları da kararı etkileyen unsurlardır.
Kurulum ve veri aktarımı
Yeni bir programa geçerken en çok zaman alan iş mevcut verinin taşınmasıdır: cari kartları, açılış bakiyeleri, ürünler ve stoklar. Programın bu verileri nasıl aldığını, satış kanallarını bağladığınızda geçmiş siparişlerin ne kadar geriye kadar içeri alındığını ve açılış bakiyelerinin nasıl girildiğini sorun.
Kurulumu kendiniz mi yapacaksınız, yoksa destek ekibi mi yardımcı olacak? Adım adım kurulum sihirbazları ve eksik ayarları gösteren uyarılar, teknik bilgisi olmayan kullanıcılar için büyük kolaylıktır. İlk haftanın sorunsuz geçmesi, programın sonraki aylarda da düzenli kullanılmasının en iyi göstergesidir.
Destek ve eğitim
Fatura kesilemediğinde ya da bir entegrasyon hata verdiğinde hızlı yardım alabilmek önemlidir. Programın destek kanallarını, yanıt sürelerini ve Türkçe yardım içeriğini kontrol edin. Hata mesajlarının teknik kodlar yerine düz Türkçe ve çözüm önerisiyle yazılması, destek ihtiyacını baştan azaltır.
Ekibinize yeni katılan biri programı ne kadar sürede öğrenebilir? Ekranların sade ve tutarlı olması, rehber içerikler ve sık sorulan sorular bu süreyi kısaltır.
Bulut, mobil erişim ve güncellemeler
Bulut tabanlı bir program her cihazdan erişilebilir ve kurulum gerektirmez; güncellemeler sizin müdahaleniz olmadan gelir. Bu, mevzuat değişikliklerinin ve pazaryeri API güncellemelerinin programa hızla yansıması açısından önemlidir. Masaüstü programlarda ise güncellemelerin düzenli kurulması kullanıcıya kalır.
Telefondan ya da tabletten sipariş ve tahsilat durumuna bakabilmek, özellikle depoda ya da sahada çalışan işletme sahipleri için kolaylık sağlar. Mobil görünümün yalnız göz atmak için mi yoksa işlem yapmak için de mi uygun olduğunu deneyin.
Yaygın seçim hataları
En sık hata, programı yalnız fiyatına göre seçmektir. Ucuz ama satış kanallarınızla çalışmayan bir program, elle yapılan işlerle bedelini başka yerden ödetir. İkinci hata, özellik listesine güvenip denemeyi atlamaktır; liste aynı görünse de iş akışı programdan programa çok farklıdır.
Üçüncü hata, mali müşaviri sürece dahil etmemektir. Muhasebecinizin kullandığı programa veri aktarılamıyorsa her ay aynı bilgiler iki kez girilir. Seçimden önce mali müşavirinize hangi biçimde veri istediğini sormak, bu sorunu baştan önler.
Kriterleri işletmenize göre önceliklendirin
On kriterin hepsi her işletme için aynı ağırlıkta değildir. Pazaryerinde yoğun satış yapan bir işletme için satış kanallarıyla bağlantı ve e-fatura otomasyonu en üst sıradadır. Toptan satış yapan bir firma için cari, vade ve çek takibi öne çıkar. Yurt dışına satan bir işletme ise döviz desteğine bakar.
Kriterleri kendi işinize göre sıralayın ve ilk üç kriterde zayıf kalan programları baştan eleyin. Kalan seçenekleri deneme süresinde aynı senaryoyla deneyip karşılaştırmak, kararı kişisel izlenimden çıkarıp ölçülebilir hâle getirir.
Deneme süresinde neye bakmalısınız?
Deneme süresini özellik turu yapmak için değil, kendi işinizin bir haftasını programda yürütmek için kullanın. Bir satış kanalınızı bağlayın, birkaç siparişi faturalayın, bir tahsilatı kasaya işleyin, bir müşteriye ekstre gönderin ve dönem sonunda muhasebecinize verilecek dosyayı indirin. Her adımda kaç tıklama yaptığınızı ve nerede takıldığınızı not edin.
TicariHub’da ön muhasebe, e-fatura, satış kanalları ve muhasebeci aktarımı ayrı modüller olarak sunulur ve aynı veriyi paylaşır. Ön Muhasebe modülü cari, kasa, banka, çek ve senet, gider ve tahsilat eşleştirmeyi kapsar. 14 günlük ücretsiz denemeyle kendi verinizle deneyebilirsiniz.