E-ticaret işletmelerinde mali müşavirle en sık yaşanan sorun, dönem sonunda verinin eksik, dağınık ya da yanlış biçimde gitmesidir. Pazaryeri siparişleri bir panelde, iadeler başka bir panelde, alış faturaları entegratör portalında, banka hareketleri internet bankacılığında durur. Mali müşavir bunları kendi programına elle girer ya da farklı dosyaları birleştirmeye çalışır.
Bu rehberde mali müşavirinizin e-ticaret işletmenizden hangi verileri beklediğini, bu verilerin hangi biçimde verilmesinin işi kolaylaştıracağını ve aylık kapanışı nasıl düzenli bir rutine dönüştürebileceğinizi anlatıyoruz. Beyanname tarihleri ve vergi oranları değişebildiği için takvim ve oran vermiyoruz; güncel bilgileri mali müşavirinizden alın.
Mali müşavir hangi veriyi ister?
Genel olarak dönemin satış faturaları, iade belgeleri, alış faturaları, gider belgeleri, banka ve kasa hareketleri ve pazaryeri hakediş dökümleri istenir. Her işletmenin durumu farklıdır; stoklu çalışan bir işletmede stok bilgisi, ihracat yapan bir işletmede ihracat belgeleri de gerekebilir.
İlk adım, mali müşavirinizle bir veri listesi üzerinde anlaşmaktır: hangi belgeler, hangi biçimde, ayın hangi gününe kadar? Bu listeyi yazılı hâle getirmek, her ay aynı soruların yeniden sorulmasını önler.
Satış faturaları
e-Fatura ve e-Arşiv faturalarınız entegratörünüzde zaten kayıtlıdır ve mali müşaviriniz bunlara GİB ya da entegratör üzerinden ulaşabilir. Ancak yüksek hacimde faturaları tek tek indirmek yerine dönemin satış faturalarını tek bir listede vermek işi hızlandırır. Listede fatura tarihi, numarası, alıcı, matrah, KDV ve toplam tutar bulunmalıdır.
Pazaryeri satışlarında faturanın siparişle eşleştiği bilgisi de faydalıdır. Faturası kesilmemiş siparişlerin dönem sonundan önce tespit edilip faturalanması, eksik beyan riskini azaltır.
İadeler ve iptaller
İadeler satış listesine karıştırıldığında mali müşavir bunları ayrıştırmak zorunda kalır ya da yanlışlıkla satış olarak işler. İadelerin ayrı bir liste olarak ve iade belgesinin türüyle birlikte verilmesi gerekir: iade faturası mı, gider pusulası mı, faturanın iade bölümü mü?
İptal edilen faturalar da ayrıca belirtilmelidir. İptal edilmiş bir e-Arşiv faturanın listede satış gibi görünmesi, dönem matrahını olduğundan yüksek gösterir.
Alış faturaları ve giderler
Tedarikçilerinizden gelen e-Fatura’lar entegratörünüzün gelen kutusunda bulunur. Bunların dönem listesini vermek, mali müşavirin alış kayıtlarını eksiksiz yapmasını sağlar. Kâğıt ya da e-posta ile gelen gider belgelerinin de aynı dönemde toplanması gerekir.
Giderlerin kategorilere ayrılması, kira, maaş, kargo, reklam ve pazaryeri komisyonu gibi kalemlerin ayrı izlenmesi, mali müşavirin hesap planına aktarmasını kolaylaştırır. Her ay tekrarlayan giderlerin unutulmaması için şablonla kaydedilmesi iyi bir uygulamadır.
Pazaryeri hakediş ve komisyonları
Pazaryerleri satış tutarından komisyon, kargo payı ve hizmet bedeli gibi kesintiler yaparak hakediş öder. Bu kesintilerin faturaları pazaryeri tarafından size kesilir ve alış faturası olarak gelir. Hakediş dökümü ile banka hesabınıza geçen tutarın eşleştirilmesi, mali müşavirin tahsilat kayıtlarını doğru yapmasını sağlar.
Komisyon oranları ve kesinti türleri pazaryerine göre değişir. Komisyon hesabının mantığı için pazaryeri komisyon ve hakediş hesabını anlattığımız yazıya bakabilirsiniz.
Tahsilatlar ve banka hareketleri
Banka ekstreleri mali müşavirin en çok kullandığı belgelerdendir. Ödeme kuruluşları üzerinden yapılan tahsilatlar ise ayrı bir dikkat ister: tahsilat brüt tutarla mı, komisyon düşülmüş net tutarla mı kaydedilecek? Komisyonun ayrı bir gider olarak gösterilmesi, mutabakatı kolaylaştırır.
Tahsilatların hangi cariye ve hangi faturaya ait olduğunun işaretlenmesi, dönem sonunda açık alacakların doğru görülmesini sağlar.
Dosya biçimi: liste mi, fiş mi?
Mali müşavirinizin kullandığı muhasebe programı, verinin hangi biçimde verilmesi gerektiğini belirler. Bazı programlar fiş aktarım dosyalarını doğrudan içe alabilir; bu durumda her faturanın elle girilmesine gerek kalmaz. Diğer durumlarda düzenli sütunları olan bir CSV listesi, programa aktarılmak üzere düzenlenebilir.
Dosyanın biçimi kadar tutarlılığı da önemlidir: her ay aynı sütunlar, aynı sırayla, aynı tarih biçimiyle gelmelidir. İlk ay mali müşavirinizle birkaç belgeyle deneme yapıp biçimi netleştirmek, sonraki aylarda sorunsuz aktarım sağlar.
Aylık kapanış takvimi
Aylık kapanışı ayın son gününe bırakmak yerine haftalık küçük kontroller yapın: faturası kesilmemiş sipariş var mı, gelen faturalar gelen kutusunda bekliyor mu, banka hareketleri işlendi mi? Ay bittiğinde yalnız dosyaları indirip göndermek kalır.
Ayın ilk günlerinde, mali müşavirinizle anlaştığınız tarihten önce dosyaları gönderin. Mali müşavirin sorularına hızlı cevap verebilmek için dönemin belgelerine tek yerden ulaşabilmek büyük kolaylıktır.
Sık yapılan hatalar
En sık hata iadelerin satış olarak işlenmesidir. İkincisi dönem sonunda faturası kesilmemiş siparişlerin unutulmasıdır. Üçüncüsü pazaryeri kesinti faturalarının gelen kutusunda bekleyip alış kaydına girmemesidir.
Dördüncü hata, her ay farklı biçimde dosya göndermektir. Mali müşavir her ay dosyayı yeniden düzenlemek zorunda kalırsa hem süre uzar hem hata riski artar.
Gider pusulası ve iade belgeleri
Bireysel müşterilerden gelen iadelerde ya da faturasız alımlarda gider pusulası düzenlenebilir. Gider pusulaları da dönemin belgeleri arasındadır ve mali müşavire satış ve alış listelerinden ayrı olarak verilmelidir. Kâğıt gider pusulası onaylı matbaada basılmış formla düzenlenir; elektronik kayıtlar ise bu formun takibi için tutulur.
İade belgelerinin türünü listede açıkça belirtmek, mali müşavirin her belgeyi doğru hesaba işlemesini sağlar. İade faturası, gider pusulası ve faturanın iade bölümüyle belgelenen iadeler muhasebede farklı biçimlerde ele alınabilir.
Dövizli işlemler ve kur bilgisi
Yurt dışı pazaryerlerinde satış yapıyorsanız ya da dövizle alım yapıyorsanız işlemlerin orijinal para birimi ve kuru da mali müşavire iletilmelidir. Fatura döviz cinsinden kesildiyse faturada kullanılan kur, muhasebe kaydının Türk lirası karşılığını belirler.
Dövizli tahsilat ve ödemelerde kur farkı oluşabilir. Bu farkların doğru hesaplanması için faturanın kuru ile tahsilatın kuru ayrı ayrı bilinmelidir. Dövizli işlemleri ayrı bir listede vermek, mali müşavirin değerleme işini kolaylaştırır.
Stok ve maliyet bilgisi
Stoklu çalışan işletmelerde dönem sonu stok bilgisi, satılan malın maliyetinin hesaplanması için gereklidir. Dönem sonundaki stok adetleri ve birim maliyetleri, mali müşavirin dönem kârını doğru hesaplamasını sağlar.
Stok sayımı yaptıysanız sayım tarihini ve farklarını da bildirmek iyi olur. Sayım farkları muhasebede ayrıca değerlendirilebilir; farkın nedenini bilmek, mali müşavirin doğru kayıt yapmasına yardımcı olur.
Mali müşavirle iletişimi düzenlemek
Her ay aynı soruların sorulmasını önlemenin yolu, iletişimi düzenli bir kanala ve takvime bağlamaktır. Dönem dosyalarını her ay aynı gün, aynı biçimde göndermek; mali müşavirin sorularını tek bir yazışma dizisinde toplamak ve cevapları kayıt altına almak işinizi kolaylaştırır.
Yeni bir satış kanalı açtığınızda, yeni bir ödeme kuruluşu kullanmaya başladığınızda ya da ihracata başladığınızda mali müşavirinize önceden haber verin. Yeni kanalın belge ve kayıt düzenini işin başında konuşmak, dönem sonunda sürpriz yaşanmasını önler.
Dosyaları güvenle paylaşmak
Dönem dosyaları müşteri adları, adresleri ve kimlik numaraları gibi kişisel veriler içerir. Bu dosyaları paylaşırken kişisel verilerin korunması kurallarına dikkat edin: dosyaları yalnız mali müşavirinize, güvenli bir kanaldan iletin ve gereğinden fazla veri paylaşmayın.
Dosyaları herkese açık bir bağlantıyla paylaşmak ya da şifresiz e-posta eklerinde uzun süre saklamak risklidir. Mali müşavirinizin doğrudan sizin programınızdan dosya indirebileceği, yetkisi sınırlı bir kullanıcı rolü bu riski azaltır.
Yeni bir mali müşavirle çalışmaya başlarken
Mali müşavir değiştirdiğinizde ya da ilk kez bir mali müşavirle çalışmaya başladığınızda geçmiş dönemlerin verisini düzenli biçimde devretmek gerekir. Satış ve alış listelerini, cari bakiyeleri, stok durumunu ve açık çekleri dönem dönem hazırlamak, yeni mali müşavirin işe hızla başlamasını sağlar.
İlk görüşmede satış kanallarınızı, kullandığınız entegratörü, ödeme kuruluşlarınızı ve iade süreçlerinizi anlatın. Mali müşavirin bu kanalların belge düzenini baştan bilmesi, ilk dönem kapanışının sorunsuz geçmesini sağlar.
Kontrol listesi: ayın son haftası
Ayın son haftasında şu soruları sorun: Faturası kesilmemiş sipariş kaldı mı? Pazaryerine yüklenmemiş fatura var mı? Gelen kutusunda işlenmemiş alış faturası bekliyor mu? İadelerin belgeleri düzenlendi mi? Banka ve kasa hareketleri işlendi mi? Tekrarlayan giderler kaydedildi mi?
Bu altı sorunun cevabı evet olduğunda dönem kapanışa hazırdır. Ay bittiğinde yalnız tarih aralığını seçip dosyaları indirmek ve mali müşavirinize göndermek kalır. Düzenli bir rutin, beyanname döneminde son dakika telaşını ortadan kaldırır.
Muhasebe programına doğrudan aktarım
Bazı işletmeler muhasebe kaydını kendi kullandıkları bir ön muhasebe ya da muhasebe programında tutar. Bu durumda satış ve alış kayıtlarının dosya yerine doğrudan programa aktarılması çift girişi ortadan kaldırır. Aktarımdan önce kayıtların önizlenmesi ve aktarımın sizin onayınızla yapılması, yanlış kaydın programa geçmesini önler.
Doğrudan aktarımda hangi kayıt türlerinin aktarıldığını bilmek önemlidir: satışlar, iadeler, alışlar ve iptaller her programda aynı şekilde desteklenmeyebilir. Aktarılmayan kayıt türleri için dosya yolunu kullanmaya devam edin.
TicariHub’da muhasebeci köprüsü
TicariHub’ın Muhasebeci Köprüsü modülünde tarih aralığı seçerek satış, alış ve iade listelerini CSV olarak indirirsiniz. LUCA kullanan mali müşavirler için satış, alış, iade ve gider pusulası fişleri içe aktarılabilir biçimde hazırlanır; LUCA Excel fatura aktarım dosyası dosya başına en çok 400 satır içerir, büyük dönemler ZIP içinde bölünür.
Muhasebe kaydını Paraşüt ya da BizimHesap’ta tutuyorsanız kayıtlar önizlemeyle ve isteğinizle bu programlara aktarılır; Kolaybi’ye satış aktarımı için e-Fatura ve e-Arşiv modülündeki Kolaybi bağlantısı gerekir. İadeler satış listesine karışmaz, ayrı verilir. Ayrıntılar Muhasebeci Köprüsü modülü sayfamızda.