Tek bir kanalda satış yaparken stok takibi görece basittir: ürün satılır, adet azalır. Ürünleri aynı anda birkaç pazaryerinde ve kendi sitenizde satmaya başladığınızda ise stok en kırılgan veriniz olur. Bir kanalda satılan ürün diğer kanallarda hâlâ satışta görünür, iade gelen ürün stoğa eklenmez, alış faturası girilmediği için stok hiç artmaz. Ay sonu sayımında farkı açıklamak saatler sürer.
Bu rehberde çok kanallı satışta stok takibinin temel ilkelerini anlatıyoruz: tek stok havuzu, kaynağı belli stok hareketleri, sayımın doğru kaydı, kritik stok seviyesi, iade ve alışların stoğa etkisi ve stok senkronunu açmadan önce yapılması gereken kontroller.
Stok kanallar arasında neden bozulur?
Stok bozulmasının üç tanıdık nedeni vardır. Birincisi gecikmedir: bir kanalda satılan ürünün adedi diğer kanallara geç yansır ve bu arada son adet ikinci kez satılır. İkincisi kayıtsız hareketlerdir: iade gelen ürün rafa konur ama sisteme işlenmez, hasarlı ürün ayrılır ama stoktan düşülmez. Üçüncüsü yanlış eşleşmedir: bir kanaldaki ilan yanlış ürüne bağlıysa stok değişikliği yanlış ilana gider.
Bu nedenlerin hepsi aynı sonuca çıkar: sistemdeki adet raftaki adetle tutmaz. Fazla satış iptale, iptal de pazaryerinde ceza puanına ve düşen mağaza puanına dönüşür. Eksik görünen stok ise satılabilecek ürünün satışa kapalı kalması demektir.
Tek stok havuzu mu, kanal başına stok mu?
Bazı işletmeler her kanal için ayrı bir stok ayırır: şu kadar adet pazaryerine, şu kadar siteye. Bu yaklaşım ilk bakışta kontrol hissi verir, ama kanallar arasında satış hızları değiştikçe bir kanalda ürün biterken diğerinde stok bekler. Her kanalın stoğunu ayrı ayrı güncellemek de ek iş yükü getirir.
Tek stok havuzunda ürünün satılabilir adedi tek bir sayıdır ve bütün kanallar bu sayıdan beslenir. Bir kanalda satış olduğunda havuz azalır ve yeni adet diğer kanallara gönderilir. Bir kanalda daha az adet göstermek gerekiyorsa ayrı stok ayırmak yerine kanal başına üst sınır gibi bir gönderim kuralı kullanmak daha sağlıklıdır; havuz yine tek kalır.
Birden fazla depo ne zaman gerekir?
Ürünleriniz fiziksel olarak farklı yerlerde duruyorsa, örneğin bir ana depo ve bir mağaza ya da iki şehirde iki depo varsa, depo bazında stok tutmak anlamlı hâle gelir. Bu durumda her deponun adedi ayrı izlenir, depolar arasında transfer yapılır ve kanallara hangi deponun stoğunun gideceği belirlenir.
Çoğu küçük ve orta ölçekli e-ticaret işletmesinde ise ürünler tek bir depoda durur ve tek havuz yeterlidir. Tedarikçinin deposundan satış yapıyorsanız stok sizin deponuzda değil tedarikçinin listesindedir; bu durumda tedarikçinin XML beslemesinden stok güncelleyen bir çözüm daha uygundur. TicariHub’da stok her firmada bir merkez depoda tutulur ve bütün kanallar bu havuzdan beslenir.
Stok hareketleri: her değişikliğin bir kaynağı olmalı
Sağlıklı bir stok takibinde ürünün adedi doğrudan düzeltilmez; her değişiklik bir hareket olarak kaydedilir ve hareketin bir kaynağı vardır. Satış faturası ya da sipariş stoğu düşürür, alış faturası artırır, iade belgesi geri ekler, sayım farkı düzeltir. Bir üründe beklenmedik bir azalma gördüğünüzde hareket listesine bakıp hangi belgeden geldiğini bulabilmelisiniz.
Kaynağı belli hareketler iki işe yarar. Birincisi hataların bulunmasıdır: yanlış girilen bir fatura ya da iki kez işlenen bir iade hareket listesinde görünür. İkincisi denetimdir: mali müşavirinize ya da ortağınıza stoğun neden değiştiğini belgeyle gösterebilirsiniz.
Stok sayımı nasıl yapılır? Adım adım
Sayım için önce sayım zamanını belirleyin; mümkünse sevkiyatın az olduğu bir saat seçin. Sayım sırasında gelen siparişler adetleri değiştireceğinden ya sayılan ürünlerin sevkiyatını kısa süre durdurun ya da sayım fişini o andaki sistem adediyle karşılaştırın. Sayımı raf ya da kategori bazında bölmek, büyük depolarda işi yönetilebilir kılar.
Sayılan adetleri bir sayım fişine girin. Sistemdeki adetle arasındaki fark stok kartının üzerine yazılmamalı, ayrı bir sayım hareketi olarak kaydedilmelidir. Böylece farkın ne zaman ve hangi sayımla düzeltildiği izlenir. Büyük farklar çıkan ürünlerde hareket listesine bakıp farkın nedenini araştırın: işlenmemiş bir iade mi, girilmemiş bir alış faturası mı?
Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?
Kritik stok seviyesi, ürünün yeniden sipariş edilmesi gereken adettir. Basit bir hesapla, ürünün günlük ortalama satışı ile tedarik süresinin çarpımına bir güvenlik payı eklenerek bulunur. Hızlı satan ürünlerde bu seviye yüksek, yavaş satanlarda düşük olur.
Kritik seviye tanımlamanın asıl faydası uyarıdır. Satışla birlikte ürün kritik seviyeye indiğinde bildirim alırsanız tedarik siparişini zamanında verirsiniz. Günlük bir özet e-postası, hangi ürünlerin kritik seviyede olduğunu tek listede görmeyi sağlar.
İade ve iptallerde stok
İptal edilen bir siparişin stoğa geri eklenmesi gerekir; bu adım unutulursa satılabilir adet olduğundan düşük görünür. İadelerde ise ürünün durumu önemlidir: sağlam dönen ürün stoğa eklenir, hasarlı ürün ayrı tutulur. İade belgesiyle stok hareketinin birlikte oluşması, iadenin hem muhasebe hem stok tarafında doğru izlenmesini sağlar.
Otomatik bir akışta sipariş geldiğinde stok kendiliğinden düşer, sipariş iptal edilir ya da iade gelirse geri eklenir. Bu kuralı açtığınız günden sonraki siparişlere uygulamak, geçmiş siparişlerin stoğu beklenmedik biçimde değiştirmesini önler.
Alış faturasından stok girişi
Stok artışının en düzenli kaynağı alış faturasıdır. Tedarikçinizden gelen e-Fatura’nın kalemleri stok kartlarınızla eşleştirildiğinde stok girişi faturayla birlikte oluşur. Eşleştirmenin anahtarı stok kodudur; ad benzerliğiyle yapılan otomatik giriş yanlış ürünün stoğunu artırabilir.
Tedarikçinin stok kodu sizinkinden farklıysa ilk faturada kalemleri elle eşleştirmeniz gerekir. Sonraki faturalarda aynı kodlar tanınır. Eşleşmeyen kalemleri ayrı bir listede görmek, stok girişinin eksik kalmasını önler.
Stok senkronunu açmadan önce kontrol listesi
Bütün ürünlerin barkod ya da stok koduyla doğru ilanlara bağlandığından emin olun; ad benzerliğiyle önerilen eşleşmeleri tek tek kontrol edin. Açılış stoğunu bir sayımla girin. Varyantlı ürünlerde her varyantın ayrı bir ürün kartı ya da ayrı bir eşleşmesi olduğunu doğrulayın.
Ardından stok gönderimini önce birkaç üründe deneyin ve kanallarda adetlerin doğru göründüğünü kontrol edin. Sonuç doğruysa kapsamı genişletin. Bu sıra, yanlış eşleşmenin yüzlerce ilana birden yanlış stok yazmasını önler.
Varyantlı ürünlerde stok
Beden ve renk gibi varyantları olan ürünlerde stok, ana ürün değil varyant düzeyinde tutulmalıdır. “Tişört: 50 adet” bilgisi, hangi bedenden kaç adet olduğunu söylemediği için satışta işe yaramaz. Her varyantın ayrı stok kodu ve barkodu olması, hem sayımı hem de kanallara stok gönderimini doğru kılar.
Pazaryerlerinde de her varyant ayrı bir ilan satırı ya da ayrı bir barkodla temsil edilir. Varyantların kanaldaki karşılıklarıyla tek tek eşleştiğinden emin olun; ana ürüne yapılan bir eşleşme varyantların stoğunu yanlış gösterebilir.
Stok değerini ve ölü stoğu izlemek
Stok yalnız adet değil, aynı zamanda paradır. Ürün adedini birim maliyetle çarptığınızda deponuzda bekleyen sermayeyi görürsünüz. Uzun süredir satılmayan ürünler, yani ölü stok, bu sermayenin işe yaramayan kısmıdır ve depo alanını da işgal eder.
Belirli bir süredir satılmayan ürünleri düzenli olarak listelemek, kampanya ya da tasfiye kararını zamanında vermenizi sağlar. Ürün maliyetlerini sisteme girmek, kârlılık raporlarının da doğru çıkması için gereklidir.
Sayım sıklığı: yıllık mı, döngüsel mi?
Geleneksel yaklaşımda bütün depo yılda bir kez, genellikle yıl sonunda sayılır. Çok kanallı e-ticarette bu aralık uzun kalabilir; bir yıl boyunca biriken farklar yıl sonunda açıklanamaz hâle gelir. Döngüsel sayımda ise depo bölümlere ayrılır ve her hafta ya da her ay bir bölüm sayılır; böylece her ürün yılda birkaç kez sayılmış olur.
Hızlı satan ve değeri yüksek ürünleri daha sık, yavaş satanları daha seyrek saymak iyi bir dengedir. Döngüsel sayım satışları durdurmayı da gerektirmez; yalnız sayılan bölümdeki ürünlerin sevkiyatı kısa süre bekletilir.
Stok verisini kim değiştirebilmeli?
Stok kayıtlarını herkesin elle düzeltebildiği bir düzende farkların nedenini bulmak imkânsızlaşır. Elle stok düzeltmeyi sınırlı sayıda kişiye bırakmak ve her düzeltmenin bir sayım ya da belgeyle yapılmasını kural hâline getirmek, stok verisinin güvenilirliğini artırır.
Depo personelinin sipariş hazırlarken ürünü okutması, satış ekibinin stok kartına dokunmaması ve muhasebenin alış faturalarını zamanında işlemesi gibi basit görev ayrımları, stok farklarının büyük kısmını kaynağında önler.
Kampanya dönemlerinde stok
Büyük indirim günlerinde satış hızı birkaç katına çıkar ve stok gecikmeleri daha görünür hâle gelir. Kampanyadan önce kampanyaya giren ürünlerin sayımını yapmak, eşleşmelerini kontrol etmek ve stok gönderiminin çalıştığından emin olmak gerekir.
Kampanya süresince kritik seviyedeki ürünleri sık sık kontrol edin. Son adetlere inen ürünlerde kanal başına gösterilen adedi düşürmek, aynı anda gelen siparişlerin fazla satışa dönüşmesini önleyebilir.
TicariHub’da stok takibi
TicariHub’ın Stok ve Depo modülü stoğu tek havuzda tutar ve bütün satış kanallarını bu havuzdan besler. Sipariş geldiğinde stok kendiliğinden düşer, iptal ve iadede geri eklenir. Satış faturası, gelen fatura, sipariş ve iade belgesinden doğan her hareket kaynağıyla listelenir; sayım farkı ayrı bir sayım hareketi olarak kaydedilir. Kritik seviyeye inen ürün için anında bildirim gelir.
Otomatik stok gönderimini açtığınızda stok değişiklikleri yaklaşık 20 saniyelik bir toplama süresinden sonra bağlı mağazalara gönderilir. Depo operasyon ekranında siparişler barkodla kontrol edilerek paketlenir; bu ekran Depo Personeli rolünün ana ekranıdır ve bu rolün menüsünde muhasebe ekranları yer almaz. Ayrıntılar Stok ve Depo modülü sayfamızda.